Учёт поступления материалов. Особенности учёта и оценки материалов при использовании счетов 15 " Заготовления и приобретение материалов

Факт поступления материалов должен оформляться документом, на основании которого поступление  материалов регистрируется в бухгалтерском  учете организации.

Если материалы поступают  от поставщика (при посредничестве перевозчика), то типовой порядок  оформления поступления этих материалов будет следующим. Вместе с материалами  поставщик (или перевозчик) передает сопроводительные документы: товарнотранспортную накладную, товарную накладную или какой-нибудь другой документ. Работник организации, ответственный за приемку материалов (обычно это сотрудник структурного подразделения организации – отдела снабжения), проверяет правильность оформления сопроводительных документов и соответствие поступивших материалов сопроводительным

документам.

 Кроме того, поступающие  материалы должны сопровождаться  счетом-

фактурой. Формально он является самостоятельным документом, но, по

сути, представляет собой  приложение к основному сопроводительному

документу, в качестве которого чаще всего выступает товарно-

транспортная накладная. В счете-фактуре дублируется информация

основного сопроводительного  документа.

Если никаких расхождений  между составом материалов и документом работник организации не обнаружил, то он подписывает от лица организации  сопроводительный документ (который  присутствует при грузе как минимум  в двух экземплярах) и один экземпляр  оставляет себе.

Те же действия он производит со счетом-фактурой, который также

присутствует при грузе  минимум в двух экземплярах.

Организация-отправитель  и организация-перевозчик должны получить свои экземпляры сопровождающего документа  с регистрацией в нем факта  принятия материалов организацией-получателем. Эти экземпляры подписываются уполномоченными  на то работниками организации-получателя, а их подписи заверяются круглой  печатью организации.

Затем работник организации-получателя может составить приходный

ордер, содержащий перечень принятых материалов с указанием  их

количества и стоимости. Приходный ордер является внутренним

документом организации, на его основании материалы принимаются  на

склад организации.

Если материалы поступили  с серьезными повреждениями упаковки или работник организации-получателя обнаружил расхождение между  составом материалов и сопроводительным документом, то для их приемки составляется акт о приемке материалов.

Организации-получателю важно, чтобы в такой ситуации акт  был

оформлен юридически безупречно. Не исключено, что в дальнейшем он

послужит основанием для  предъявления претензий к поставщику или к

перевозчику материалов. А  при отсутствии юридической безупречности

претензии могут быть предъявлены  организации-покупателю.

Если приемка товаров  производится за пределами организации, то оформляется доверенность, которая применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей.

Поступления материалов на склад материалов, изготовленных  силами самой организации, могут  оформляться требованием-накладной.

Материалы могут поступать  также от подотчетных лиц –  работников организации,

которые приобрели их за наличный расчет. Подотчетное лицо оформляет приобретение материалов – авансовым отчетом, к которому прилагаются документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных материальных ценностей: квитанции к приходным кассовым ордерам других организаций, чеки контрольно– кассовых машин.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном  экземпляре и сдается в бухгалтерию  организации. Этот документ служит не столько для оформления поступления  материалов, сколько для оформления денежных расчетов между подотчетным  лицом и организацией. А при  приеме материалов от подотчетного лица на склад выписывается приходный ордер.

Материально ответственные  лица склада материалов (кладовщики) ведут карточки учета материалов, на которых учитываются движение материалов на складе по каждому виду, сорту и размеру. Записи в карточке производятся кладовщиками на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции.

 

 

                 2.   Бухгалтерский   учет поступления материалов       

                        2.1.Учет поступления материалов

Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В договорах предусматривается: наименование материалов, количество, цена, срок поставки, порядок расчетов с поставщиками, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий  договора, порядок приемки. Предприятия - поставщики на отгруженную продукцию  выписывают платежные требования-поручения  и счета-фактуры, передают их или  пересылают почтой покупателю, последние  передают их в свой банк для оплаты. Оперативный учет выполнения договорных обязательств на предприятии осуществляет отдел маркетинга, поэтому платежные  требования-поручения и счета-фактуры  в первую очередь поступают в  этот отдел или финансовый. Там  поверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов , делают отметку в книге учета выполнения договоров и акцептуют, т.е. дают согласие на оплату. После регистрации платежные документы получают внутренний номер (регистрационный) и передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза. По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия - поставщика.

В течении отчетного месяца бухгалтерия предприятия получает платежные документы поставщиков, акцептованные отделом маркетинга, принимает приходные ордера и  приемные акты складов, получает выписки  из расчетного и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчеты, закончить их введу выполнения каждой стороной своих обязательств.

 

                               2.2. Синтетический учет материалов

Бухгалтерия ведет синтетический  учет материалов с использованием счета 10 «Материалы» и, возможно, некоторых других вспомогательных счетов.

Синтетический учет поступления  и расхода материалов – это  запись определенных проводок. Так, хозяйственное событие поступления материалов от поставщика, подтвержденное товарно-транспортной накладной и счетом-фактурой, на общую сумму 11 800 руб., из которых 10 000 руб. составляют стоимость материалов без НДС, а 1800 руб. – сумма НДС в составе стоимости материалов, будет отображено следующими проводками:

Дебет 10 – Кредит 60 – 10 000 руб.;

Дебет 19 – Кредит 60 – 1800 руб.

Как говорилось выше, стоимость  материалов может быть увеличена  на стоимость дополнительных расходов, связанных с их приобретением. Так, хозяйственное событие получения услуг от посреднической организации или от организации, предоставляющей информационные услуги, которое напрямую связано с приобретением материалов и подтверждено актом сдачи-приемки работ и счетом-фактурой на общую сумму 590 руб. (из которых 500 руб. – стоимость услуг без учета НДС, а 90 руб. – НДС), будет отражено следующими проводками:

Дебет 10 – Кредит 60 – 500 руб.;

Дебет 19 – Кредит 60 – 90 руб.

Таким образом, стоимость  материалов, которая числится на складе без учета НДС, будет увеличена с 10 000 до 10 500 руб.

Хозяйственное событие передачи этих же материалов со склада в производство, подтвержденное требованием-накладной  или записью в карточке учета материалов, будет отражено следующей проводкой:

Дебет 20 – Кредит 10 – 10500 руб.           

          

         2.3 Аналитический учет материалов

Аналитический учет материалов, который ведется параллельно  синтетическому учету, – это более сложная задача. Аналитический учет осуществляется двумя методами: на основе использования количественно-суммовых оборотных ведомостей и сальдовым методом.

Аналитический учет на основе количественно – суммовых оборотных  ведомостей имеет два подварианта.

Первый подвариант реализуется следующим образом. В бухгалтерии на каждый вид и сорт материалов заводится карточка аналитического учета. На основании первичных документов в эту карточку вносятся все данные о поступлении и расходе материалов. Данные карточки дублируют карточки учета материалов, которые ведут материально ответственные лица на складах. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляются так называемые количественно-суммовые оборотные ведомости материалов.

Количественно-суммовая оборотная  ведомость выглядит практически

так же, как оборотная  ведомость (см. выше). Но в оборотной  ведомости были

показаны только деньги. А количественно-суммовая оборотная  ведомость

показывает остатки и  обороты каждого вида и сорта  материалов как в количественном, так и в денежном выражении.

На основе указанных количественно-суммовых оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги каждой отдельной количественно-суммовой ведомости. Сводная оборотная ведомость сверяется с данными синтетического учета.

Ведение аналитического учета  с использованием количественно-суммовых ведомостей представляется излишне  громоздким в обоих подвариантах. Этот вариант предполагает, что работа материально ответственных лиц склада по учету материалов полностью дублируется в бухгалтерии организации.

Более современным считается  сальдовый метод учета материалов, заключающийся в том, что в  бухгалтерии организации не ведется  количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов по видам и сортам и не составляются количественно-суммовые оборотные  ведомости. Учет движения материалов ведется  бухгалтерией только в денежном выражении, определяемом исходя из учетных цен.

Материально ответственные  лица ведут количественный учет материалов в книге складского учета на основании первичных документов. Количественные остатки материалов на 1-е число каждого месяца переносятся из книги складского учета в сальдовую ведомость работником бухгалтерии или заведующим складом. Затем сальдовая ведомость сверяется с данными синтетического учета.

Таким образом, при сальдовом  методе бухгалтерия не дублирует  действия материально ответственных лиц по учету материалов, а только контролирует их работу.

 

 2.4. Учёт материалов на складах и его связь с учётом материалов в бухгалтерии.

Порядок учета материалов на складах  и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает  порядок и последовательность ведения  учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно бухгалтерский (сальдовый) . Возможны также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов  материально ответственных лиц.

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие: оперативность и  бухгалтерская достоверность количественного  учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся  материально ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным  документированием операций по движению материалов и ведением складского учета  материалов; предоставление бухгалтерам  права проверки соответствия фактических  остатков материалов в натуре данным текущего складского учета; осуществление  бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным  ценам и по фактической себестоимости  в разрезе групп материалов и  мест их хранения, а при наличии  ВУ — также в разрезе номенклатурных номеров; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Оперативно-бухгалтерский метод  учета материалов предполагает ведение  на складах только количественно-сортового  учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов . Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов) , но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии должен также  проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия  остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных  лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный  журнал склада и докладываются главному бухгалтеру предприятия.

По состоянию на первое число  каждого месяца материально ответственное  лицо переносит количественные остатки  из карточек в книгу учета остатков материалов (ведомость) . Эта книга открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а второго-третьего числа следующего месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально ответственного лица входит контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу снабжения предприятия.