Учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Гилёв-Логовское» Романовского района Алтайского края

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО  ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

 

 

Федеральное государственное  образовательное учреждение

высшего  профессионального  образования

 

 

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

Кафедра: Бухгалтерский  учёт, анализ и аудит

 

 

 

 

Курсовая работа

 

Учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Гилёв-Логовское» Романовского района Алтайского края

 

 

 

 

 

Выполнил: студент 734 группы специальность «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»          Гладышева А.В.

Проверил:  

Крылова Т.Ю.

 

 

Барнаул 2008

ВВЕДЕНИЕ

           При написании курсовой работы была выбрана тема: «Учет расчетов с подотчетными лицами» потому, что бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. Она охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации, с которыми появилась возможность ознакомиться и проанализировать. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

 Цель данной работы заключается в рассмотрении теоретических основ учёта расчётов с подотчётными лицами, изучение организации учёта расчётов с подотчётными лицами на примере конкретного предприятия.

Объектом  исследования является Общество с ограниченной ответственностью «Гилёв-Логовское» Романовского района Алтайского Края, а предметом - учёт расчётов с подотчётными лицами, применяемый на данном предприятии.

          Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• раскрыть сущность и сформулировать задачи расчётов с подотчётными лицами;
• выделить нормативно-правовую базу, регулирующую учет расчетов с подотчетными лицами;
• проанализировать деятельность общества с ограниченной ответственностью «Гилёв-Логовское» в области бухгалтерского учёта, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
• изучить порядок документального оформления операций по учёту  расчётов с подотчётными лицами;
• выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Гилёв-Логовское».

  Для достижения цели курсовой работы и выполнения поставленных задач были использованы следующие методы:

      - монографический;

      - расчётный;

      - статистический;

      - табличный.

        При подготовке к выполнению курсовой работы были изучены и использованы законодательные и нормативные акты Российской Федерации в области бухгалтерского учета, учебная и методическая литература, периодические издания по бухгалтерскому учету и практические материалы исследуемой организации.

       Период  исследования с 2005 года по 2007 год.

 

 

 

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

 

          1.1. Экономическое содержание и задачи учёта расчётов с подотчётными лицами

 

 В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно - операционные нужды. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, называются подотчетными лицами.

Подотчетные суммы — это денежные авансы, выданные работникам (как правило, из кассы) на мелкие хозяйственные нужды, расходы по командировкам, другие подобные цели в тех случаях, когда такие расходы не могут быть проведены в безналичном порядке или применение безналичной формы расчетов нецелесообразно.

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и другое.

Выдача подотчетных  сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицам, которые утверждаются приказом руководителя предприятия. Необходимо принимать все меры к тому, чтобы число лиц, которым выдаются деньги, было минимальным.

         Начиная  с 2006 г. разрешается выдавать  сотрудникам авансы, а также компенсировать  командировочные расходы в иностранной  валюте.

 Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.

Порядок выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

Для осуществления  расчетов из кассы организации или  непосредственно по чеку из кассы банка (например, при временном отсутствии в организации кассы) в счет предстоящих расходов выдаются наличные денежные средства лицам, которые с момента получения этих средств становятся ответственными за их расходование.

Деньги под отчет  выдают только лицам, работающим в организации, в суммах, необходимых для выполнения намеченных мероприятий с разрешения руководителя организации при условии, что подотчетное лицо отчиталось за ранее полученные средства. Деньги из кассы выдают по расходному кассовому ордеру, подписанному руководителем и главным бухгалтером организации.

Подотчетные лица могут  расходовать полученные авансы только строго по назначению. Не допускается передача полученного аванса (полностью или частично) одним подотчетным лицом другому, а также выдача из подотчетных сумм оплаты труда.

         Задача главного бухгалтера состоит в том, чтобы не допускать расходование средств, выданных под отчет, на цели, не связанные с хозяйственной деятельностью, особенно в части административных и командировочных расходов административно-управленческого персонала. Расходование средств на эти цели может быть произведено в пределах, утвержденных сметой.

Отсутствие в приказе  указания о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. В подобной ситуации выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств или возврат их в кассу должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложнит как работу бухгалтерии организации, так и самого подотчетного лица.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.

Подотчетные лица, не представившие отчетов и оправдательных документов, а также не сдавшие в кассу остаток неиспользованных денег в установленные сроки, подвергаются дисциплинарной, а в необходимых случаях — уголовной ответственности. Администрация имеет право удерживать в установленном порядке подотчетные суммы из оплаты труда, причитающейся подотчетному лицу.

Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный  бухгалтер организации. Он осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей подотчетными лицами неизрасходованных денег.

         Основными задачами бухгалтерского  учёта расчётов с подотчётными  лицами являются: своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы; документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат; контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

         Решив вышеперечисленные  задачи, система организации бухгалтерского  учёта позволит получить полную  и достоверную информацию о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

 

          1.2. Состав и размер расходов по подотчётным суммам, их возмещение

 

           Для выполнения различных хозяйственных  и других поручений сельскохозяйственные  предприятия выдают денежные  суммы под отчёт. Деньги под  отчёт выдают на следующие  расходы: на служебные командировки, на приобретение различных материалов, на мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные затраты.

Согласно ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [1, c.203].

Зарубежной  командировкой считается поездка  сотрудника по приказу руководства  за границу Российской Федерации. Под  зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы Российской Федерации [5, c.321].

         Основанием для выезда является приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку. После выхода приказа работнику выдается командировочное удостоверение.

          К командировочному удостоверению прилагается отчет о проделанной работе в период нахождения работника в командировке. Если работник должен возвратиться из командировки в тот же день, командировочное удостоверение не выписывается.

       При направлении работника в командировку за границу обязанность составления командировочного удостоверения действующим законодательством не предусмотрена. Срок пребывания работника за границей определяется на основании отметок в загранпаспорте (Письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/469). Однако, по мнению налоговых органов, для обоснования экономической целесообразности произведенных расходов все же необходимо оформить командировочное удостоверение (Письмо УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393 "О порядке применения норм главы 25 НК РФ").

         Максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, и 60 дней — при командировке за границу. Для лиц, направляемых на выполнение монтажных, наладочных и строительных работ, срок командировки не должен превышать одного года.

Днем выезда считаются календарные сутки, в течение которых транспортное средство отбывает из места постоянной работы работника, а днем приезда — календарные сутки, в течение которых работник прибывает к месту постоянной работы. В обоих случаях учитывается время проезда до станции, аэропорта или пристани, если они находятся за чертой населенного пункта. Время болезни в период пребывания в командировке не включается в указанный выше срок.

При направлении  работников в служебные командировки им предоставляются гарантии и компенсации. Понятие компенсации, а также случаи предоставления компенсаций, связанных с выполнением работником своих трудовых обязанностей, установлены Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии со ст. 164 Трудового кодекса Российской Федерации компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

Налоговым кодексом РФ предусмотрено, что компенсационные  выплаты устанавливаются законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления [2, c.212].

На время  командировки работника за ним сохраняются  должность и средний заработок. Заработная плата по его просьбе может быть перечислена за счет предприятия по адресу местонахождения данного работника в период командировки. В случае временной нетрудоспособности командированного работника, удостоверенной в установленном порядке и невозможности вернуться к месту постоянного жительства работнику, кроме пособия по временной нетрудоспособности возмещаются расходы по найму жилья и суточные. При этом дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.                     

Расходы, произведенные командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в представляемом им авансовом отчете.

В настоящее время в состав командировочных расходов включаются:

- проезд работника  к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси). В стоимость возмещаемых расходов включаются страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплата услуг по предварительной продаже билетов. Оплачиваются также расходы по проезду (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населённого пункта. Проезд к месту командировки и обратно возмещается в сумме фактических расходов, подтвержденных документами, без ограничения лимитом, при наличии согласия руководителя;