Учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Гилёв-Логовское» Романовского района Алтайского края

   2.2. Первичный учёт  расчётов с подотчётными лицами  в ООО «Гилёв-Логовское»

           В процессе хозяйственной деятельности ООО «Гилёв-Логовское» выдает своим работникам денежные  суммы в подотчет на  хозяйственные и командировочные расходы. В данном хозяйстве список лиц, имеющих право пользоваться подотчётными суммами, не утверждён, но предусматривается определённый круг работников, которые являются подотчётными лицами. Средства на хозяйственные нужды выдаются на основании распоряжения руководителя предприятия.

       Выдавая деньги под отчет, соблюдаются требования, Порядком ведения кассовых операций.

        Так, пункт 11 Порядка запрещает:

        - выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

        - передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

          Выдача денег в подотчет оформляется расходным кассовым ордером (ф.№ КО-2). В нём указывают: кому, на какие цели, сумму, дату. Расходный кассовый ордер выписывает бухгалтерия на основании заявления получателя, которое заполняется на оборотной стороне ордера. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей надписью. Лицо, получившее деньги, также расписывается в ордере. Деньги по расходному ордеру выдаются только в день его выписки. (Приложение 3)

При направлении работника  в командировку должен издаваться приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и оформляться служебное задание, но в данном хозяйстве эти требования не выполняется.

          В ООО «Гилёв-Логовское» оформляется только командировочное удостоверение (форма N Т-10), в котором указывается время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы. ( Приложение 4)

         Указанный документ подтверждает  производственный характер командировки.

При возвращении из командировки, либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы, подтверждающие правильность расходов.

Авансовый отчет на предприятии составляется в одном экземпляре. Он

состоит из двух частей:

I часть: фамилия, имя,  отчество подотчетного лица и  т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность предприятия;

II часть (обратная сторона  отчета): сумма расходов, на основании всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.

Авансовый отчет (форма  № АО-1) заполняется работником. После  его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который  проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю. ( Приложение 5)

         Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц. Если такая документация отсутствует, организация вправе решить, что денежные средства были истрачены на иные цели

        В ООО «Гилёв-Логовское» к учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу, на соответствие выданного аванса назначению и утвержденные руководителем. Бухгалтер в процессе обработки авансового отчета проставляет на оправдательных документах и на отчете имеющие место бухгалтерские проводки, которые показывают направление расходования средств.

       В исследуемом хозяйстве очень часто подотчетные лица не сдают в установленные даты подотчетные суммы и не предоставляют отчеты, тогда бухгалтер включает эти суммы в облагаемый  совокупный доход работника.

       Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1), в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что вносят, сумму, дату. Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приёма денег. После приёма денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу.  ( Приложение 6)

 

   2.3. Синтетический  и аналитический учёт расчётов  с подотчётными лицами    в ООО «Гилёв-Логовское»

 

Для учета операций по расчетам с работниками, получившими  наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Это – активно-пассивный  счет, дебетовое сальдо которого отражает задолженность подотчётного лица предприятию, а кредитовое сальдо отражает задолженность предприятия подотчётному лицу.

По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

 Рассмотрим порядок отражения хозяйственных операций по счёту 71 в ООО «Гилёв-Логовское».

№	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
1	Выданы денежные средства в подотчёт	71	50
2	Приобретены материалы из подотчетных средств	10	71
2	Осуществлены общехозяйственные  расходы из подотчетных средств	26	71
3	Возвращен остаток неизрасходованных  подотчетных сумм в кассу	50	71
4	Возмещен перерасход подотчетных  сумм	71	50
5	Списаны невозвращенные в срок подотчетные суммы	94	71

 

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. ( Приложение 7)

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются:

- расходные кассовые  ордера – на суммы, выданные  под отчет;

- авансовые отчеты  – на израсходованные суммы;

- новые приходные или  расходные кассовые ордера –  на расхождения в суммах полученных  и израсходованных.

          Записи в данном журнале-ордере ведут позиционным способом. По каждой строке отражают полный цикл операций по соответствующему подотчетному лицу: выдача аванса, использование подотчетных сумм согласно утвержденному авансовому отчету, возврат неиспользованного остатка аванса или возмещение сумм перерасхода. Таким образом, все операции по одному подотчетному лицу (до тех пор, пока не представлен и не утвержден авансовый отчет) отражают лишь в одной строке. Такой порядок чрезвычайно удобен для оперативного контроля за движением подотчетных сумм. [10, c.226].

С целью получения  необходимых данных для синтетического учета по счету 71 суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованных авансов отражают в журнале-ордере № 7-АПК в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В конце месяца итоги кредитовых оборотов в целом и по корреспондирующим счетам переносят в Главную книгу.

Журнал-ордер  № 7-АПК печатается с вкладными  листами, поэтому он может быть использован для отражения расчетов с каждым подотчетным лицом в течение квартала, полугодия или года независимо от количества подотчетных лиц.

При открытии журнала-ордера № 7-АПК (в первых графах) по каждому подотчетному лицу указывают сумму переходящей задолженности с прошлого месяца и дату ее возникновения. В следующих графах указывают суммы и даты выданных под отчет денежных средств (как правило, с кредита счета 50), затем суммы возмещения перерасхода по сравнению с выданным авансом или дополнительных выдач при длительной командировке, а также в других случаях. Суммы по этому разделу выверяют при обработке отчетов кассиров. Данный раздел журнала-ордера, по существу, является дебетом счета 71.

В следующем  разделе журнала-ордера, представляющем кредитовую часть счета 71, отражают суммы возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм, произведенных платежей и расходов за счет подотчетных сумм. В каждом конкретном случае указывают дату, номер авансового отчета и сумму.

Причем суммы  платежей отражают как в целом, так  и по графам — корреспондирующим счетам. Записи возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм производят на основе документов по кассе и расчетно-платежных ведомостей. Израсходованные суммы записывают на основании принятых авансовых отчетов с приложенными документами.

В случае если подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляют дополнительный аванс или один и тот же работник вторично за месяц получает аванс, то сумму и дату выдачи (перечисления) аванса отражают в свободных графах (6, 7) по той же строке, занятой на данного подотчетного лица.

При представлении  одним работником за текущий месяц двух авансовых отчетов соответствующие суммы отражают путем записи в одной графе по одной и той же строке.

Общий кредитовый оборот получают путем сложения итогов кредитовых оборотов по всем корреспондирующим счетам (графам журнала-ордера).

В последних  графах журнала-ордера по каждому подотчетному лицу отражают сумму расходов на командировки, в том числе по категориям персонала и суточные.

Обороты счета 71 с другими регистрами сверяют следующим образом. Кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7-АПК сверяют: по счетам 25 и 26 — с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам; по счету 19 — с данными ведомости № 32-АПК; по счету 50 - с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК; по другим счетам — с данными соответствующих листков-расшифровок. На последней странице журнала-ордера записывают оборот по кредиту счета 71 за соответствующий месяц и с начала года, определяемый путем суммирования итоговых данных по графам 12 — 17. Здесь же приводят стоимость приобретенных материальных ценностей по учетным ценам, которую сверяют с данными ведомости № 46-АПК.

Общую сумму  кредитового оборота, а также суммы его составляющих по корреспондирующим счетам в установленном порядке переносят в Главную книгу.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ

ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ГИЛЁВ-ЛОГОВСКОЕ»

         На основании проведённых исследований в ООО «Гилёв-Логовское» можно сделать вывод, что ведение бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами не совсем соответствует требованиям нормативных актов. Были выявлены определённые недостатки, которые нужно устранить, предложив меры по совершенствованию учёта расчётов с подотчётными лицами.

       Для совершенствования учёта  расчётов с подотчётными лицами  в ООО «Гилёв-Логовское» предлагается:

       - введение автоматизации бухгалтерского учёта. При журнально-ордерной форме бухгалтер половину своего рабочего времени затрачивает на расчет, оформление и заполнение бухгалтерских документов, потому что эта работа требует большого внимания, усидчивости, педантичности и значительных физических усилий. Поэтому одним из перспективных направлений развития бухгалтерии в данном хозяйстве является использование компьютерной техники, как одной из форм ведения бухгалтерского учета на предприятиях. С каждым днем все большее число компьютеров становится необходимым атрибутом на рабочем месте рядового бухгалтера. Применение компьютеров позволяет снижать трудоемкость работы бухгалтера, контролировать правильность операций, упрощает учет, расчеты и анализ бухгалтерских документов, ускоряет обработку информации, уменьшает объем документооборота, позволяет использовать технические носители первичной информации, упрощает расчеты между предприятиями, обеспечивает оперативность и длительность хранения полученной информации. Основой работы на компьютере является программное компьютерное обеспечение для бухгалтерии. Основными языками программирования, на которых создаются такие программы, являются: «Microsoft Fox-Pro & Microsoft Visual Fox Pro for Windows», «Pascal». Так же в последнее время все большую популярность завоевывают так называемые универсальные программы - электронные таблицы. Наиболее популярные из них на данное время это «Microsoft EXE» и «Quadro PRO». Они очень просты в программировании и в них, после небольшого обучения, можно легко и быстро создавать минибухгалтерские программы, автоматизировать заполнение форм, бланков, таблиц и графиков. Так же не последнюю роль в современной автоматизации бухгалтерии играют программы - текстовые редакторы, предназначенные для быстрого набора и распечатки профессионального вида документов - договоров, бланков, таблиц и т.д. - наиболее популярным среди них сейчас являются «Microsoft WORD for Windows».