Управленческий учет в сфере торговли

Предусмотрен перенос  данных из информационной базы прикладного  решения «1С:Торговля и склад 7.7». [20]

Глава 2. Постановка управленческого учета  в торговой компании

2.1. Анализ  существующей системы управленческого  учета компании

Принятие эффективных  решений в области управления торговой компанией возможно лишь при использовании надежной информации о реакции управляемой системы на управляющее воздействие. Наиболее полной информационной базой любого предприятия, имеющей количественную оценку, является система бухгалтерского учета.

Полагаем, что информация управленческого учета в большей степени, чем данные официальной финансовой отчетности, может служить основой для принятия эффективных управленческих решений. Управленческий учет позволяет решать следующие задачи в сфере управления торговой компанией:

• выбор или отказ от определенного вида товара для торговли на основе его рентабельности, формирование ассортимента;
• определение продажной цены в пределах допустимого интервала;
• определение точки безубыточности отдельных товаров, центров ответственности;
• оценка эффективности в разрезе сезонов, магазинов, групп товаров, торговых марок;
• продажа/закрытие действующих магазинов;
• приобретение дополнительного оборудования;
• строительство/приобретение новых магазинов;
• смена технологии и организации торговли;
• продвижение по службе отдельного менеджера;
• контроль сохранности активов;
• контроль расчетов со сторонними организациями;
• контроль расходов в разрезе магазинов, статей затрат;
• оценка стоимости бизнеса и ряд других.

На основе анализа источников можно сделать вывод, что знакомство отечественных ученых и практиков  с управленческим учетом впервые  произошло в 1930-х гг., после опубликования переводов американских работ по использованию отдельных его инструментов. В течение советского периода отдельные элементы управленческого учета успешно применялись при анализе хозяйственной деятельности предприятий, составлении техпромфинпланов, организации оперативного и аналитического учета.

Согласно оценкам консультантов  в настоящее время управленческий учет в системе управления российских компаний используется в недостаточной степени [6 с.254]. Клиенты западных бухгалтерских и аудиторских фирм до 90% времени и ресурсов тратят на постановку и ведение управленческого учета и лишь 10% на финансовую бухгалтерию [12 с. 125] Для отечественных компаний характерно обратное соотношение.

Успешность применения инструментов управленческого учета во многом определяется наличием комплексной  системы управленческого учета  в компании. В отечественных условиях торговые компании нередко подходили  к построению этой системы стихийно и бессистемно. Предлагаем методику постановки системы управленческого  учета, которая может успешно  применяться как для реорганизации  системы управленческого учета, так и для ее построения с начала деятельности компании.

 Анализ (диагностика) существующей системы управленческого учета компании является первым этапом постановки данной системы.

Диагностика может проводиться  следующими методами [8 с.199]:

• анализ документов, отчетов, файлов, графиков;
• наблюдение, в том числе участие во внутренних совещаниях;
• интервью, анкетирование, тестирование.

По результатам диагностики  целесообразно составить отчет-обзор  системы управленческого учета  компании, который может иметь  следующие разделы:

1. Сущность бизнеса и логика бизнес-процессов.
2. Внешняя среда компании.
3. Штатно-организационная структура компании, порядок взаимодействия сотрудников.
4. Анализ существующей системы отчетности, документооборота, используемых инструментов управленческого учета.
5. Анализ степени автоматизации системы управленческого учета.

Каждый раздел должен содержать  оценку наиболее острых проблем и  потенциальных преимуществ описанных  процессов. При постановке системы  управленческого учета с начала деятельности компании разделы 4 и 5 не используются.

Перейдем к более подробному рассмотрению каждого раздела.

1. Сущность бизнеса и логика бизнес-процессов.

В этом разделе необходимо рассмотреть структуру компании и рынков сбыта, особенности управления. Определяются особенности товарной номенклатуры, торгового процесса, спроса и сбыта.

Раздел также содержит анализ движения товарно-материальных потоков, взаимодействия подразделений, контрагентов. В отдельный пункт  может быть выделено описание взаимоотношений  компании с владельцем (владельцами), предоставившим капитал. Может быть использовано как словесное описание, так и диаграммы, графики, схемы.

2. Внешняя среда компании.

В данном разделе более  детально описываются конъюнктура  и сегмент рынка, на котором работает компания. Анализируются стратегия  и логика развития бизнеса, его задачи. Производится анализ возможностей и  угроз внешней среды. Рассматриваются  взаимоотношения с конкурентами и поставщиками.

3. Штатно-организационная  структура компании, порядок взаимодействия  сотрудников.

Приводится описание структуры  и численности персонала. Рассматриваются  количество и содержание уровней  управления. Оцениваются скорость прохождения  управляющего воздействия и обратной связи. Раздел также содержит описание системы мотивации и стимулирования сотрудников.

4. Анализ существующей  системы отчетности, документооборота, используемых инструментов управленческого  учета. 

В разделе приводится перечень и схема движения используемых в  компании документов и отчетов. Описывается  технология обработки первичной  учетной информации, выделяются центры учета финансово-хозяйственных операций, определяется валюта (валюты) ведения  управленческого учета.

Рассматриваются подразделения, решающие задачи управленческого учета, распределение функций между  ними, их взаимодействие и координация. Описываются пользователи отчетов  и их цели.

Производится описание статей затрат, схема распределения косвенных  затрат. Рассматриваются виды и особенности  используемых стандартных инструментов управленческого учета.

Описывается применяемая  система показателей оценки результатов  деятельности компании.

5. Анализ степени автоматизации  системы управленческого учета. 

Существующая система  может включать разнородное программное  обеспечение, в том числе приобретенные  типовые пакеты программ, разработанные  внешними разработчиками продукты для  данной компании, собственные разработки сотрудников подразделения автоматизации  компании. Целесообразно оценить  как объем автоматизации (комплексная  или фрагментарная), так и недостатки существующей информационной системы.

Перейдем ко второму этапу  процесса постановки управленческого  учета торговой компании.

 

2.2. Разработка оптимальной системы управленческого учета

Осуществление второго этапа  можно разбить на следующие подразделы:

1. Изучение потребностей пользователей и формулирование задач системы управленческого учета.
2. Анализ и классификация затрат, выделение центров ответственности и определение их типов.
3. Разработка принципов учета и регламентных документов, определение используемых инструментов управленческого учета.
4. Разработка системы показателей, форм отчетности и их движения.
5. Формулирование требований к компьютерной системе и критерии ее выбора.

Перейдем к описанию перечисленных  подразделов.

1. Изучение потребностей  пользователей и формулирование  задач системы управленческого  учета.

Для реализации настоящего подраздела необходимо составить перечень пользователей системы управленческого  учета на основе описанной в результате реализации первого этапа штатно-организационной  структуры, уровней управления, существующей управленческой системы. Для каждого  пользователя (группы пользователей) необходимо определить перечень функциональных обязанностей и необходимой информации для  их успешного выполнения. Для получения  информации возможно использование  должностных инструкций сотрудников. Данные целесообразно представить  в виде таблицы.

Для выявления потребностей пользователей необходимо использовать данные интервью, проводимых при реализации первого этапа реорганизации. В  перечне обсуждаемых вопросов необходимо предусмотреть оценку собеседником существующих и перспективных проблем  в системе управления предприятием. Особое внимание следует уделить  информации о стратегических целях  компании, полученной в результате опроса высших менеджеров.

После консолидации потребностей пользователей в однородные группы и структурирования стратегических целей компании можно сформулировать требования к системе управленческого  учета, ранжированные в порядке  приоритета для пользователей системы.

2. Анализ и классификация  затрат, выделение центров ответственности  и определение их типов.

На основе учетной информации производится группировка платежей по видам затрат, формируется перечень статей затрат и согласовывается  с пользователями системы управленческого  учета. В результате согласования может  происходить укрупнение отдельных  статей при нецелесообразности чрезмерной детализации.

На основе статистического  анализа и исследования параметров хозяйственной деятельности компании выделяется постоянная и переменная часть затрат, определяются влияющие на поведение затрат факторы.

Для определения количества и типов центров ответственности  используются перечень подразделений  и структура компании, сформированные в результате реализации первого  этапа методики реорганизации. При  определении типов центров ответственности  также используются оценки задач  системы управления, сформулированные высшими менеджерами на первом этапе  реорганизации.

3. Разработка принципов  учета и регламентных документов, определение используемых инструментов  управленческого учета.

Разрабатываются и утверждаются должностные инструкции и положения  по формированию регистров управленческого  учета и заполнению отчетности.

На основе консультаций с  пользователями системы управленческого  учета производится выбор базы распределения  административных затрат, распределяемых на магазины. Согласовывается перечень затрат, участвующих в формировании себестоимости (включаемых в себестоимость) товара.

С использованием информации о платежах выявляется сезонность в  платежах по затратам, включаемых в  себестоимость товара. Принимается  решение о целесообразности использования  метода «стандарт-кост» и планового  коэффициента распределения затрат на товар.

Изучается соответствие поведения  переменной части затрат линейной функции, делается вывод о возможностях использования CVP-анализа.

Определяются виды валют  управленческого учета, принципы определения  учетного курса и учета инфляции.

Определяется горизонт и  периоды планирования для бюджетирования.

Анализируется возможность  и эффективность использования  директ-костинга для целей управления.

4. Разработка системы  показателей, форм отчетности  и их движения.

Производится выбор показателей  оценки деятельности подразделений (центров  ответственности) и компании в целом.

Согласовывается структура  и периодичность составления  плановых форм и отчетов об исполнении (баланса, отчета о доходах и расходах, о движении денежных средств). Автором  предлагается примерная структура  баланса, бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, бюджета закупок и бюджета  капитальных вложений для использования  в процессе управления торговой компанией.

Определяются форма и  содержание промежуточных исполнительских  отчетов центров ответственности. Предлагаемая нами форма бюджета  доходов и расходов может также  быть использована для промежуточных  отчетов центров ответственности.