Управленческий учет в сфере торговли

Утверждается регламент  документооборота, содержащий перечень составителей и получателей отчетности, порядок и сроки представления  и согласования отчетов, обязанности  и ответственность исполнителей и руководителей.

5. Формулирование требований  к компьютерной системе и критерии  ее выбора.

Необходимо четко сформулировать требования к системе. Система должна не только удовлетворять сформулированным требованиям, но также иметь определенный потенциал увеличения возможностей в будущем. Зачастую профессиональные консультанты по компьютерным информационным системам не могут радикально пересмотреть действующие на предприятии бизнес-модели, предложить принципиально новую  модель функционирования бизнеса и соответствующую ему систему. В связи с этим формулирование требований к системе целесообразно осуществлять высшему руководству компании (возможно, с привлечением консультантов по управлению).

Среди факторов, стимулирующих  предприятия внедрять компьютерные информационные системы управления, можно выделить следующие [14 с.123]:

1. потери средств (как обычные кражи из-за несовершенства документооборота, так и неоправданное отвлечение средств в отдельные активы из-за отсутствия оптимизации запасов);
2. рост компании, покупку новых бизнесов и невозможность эффективного управления из-за возросших требований;
3. смену бизнес-модели компании;
4. внедрение новых инструментов управления (например, бюджетирование, TQM, международная отчетность);
5. потребности инвесторов (требования прозрачности, усиления контроля, увеличения стоимости активов);
6. потребности собственника (головной организации) в централизации и улучшении управления.

В настоящее время автоматизация  систем управления в подавляющем  большинстве компаний носит фрагментарный  характер, при котором уделяется  внимание лишь отдельным участкам деятельности и используется разнородное программное  обеспечение. Считаем необходимым  использовать комплексный подход при  автоматизации системы управления, когда консолидация информации происходит в единой информационной базе, и  автоматизации подвергаются все  участки деятельности компании.

Необходимость комплексной  автоматизации системы управленческого  учета торговой компании вызвана  следующими причинами:

1. несвоевременностью информации для управления, трудоемкостью и длительностью ее извлечения при отсутствии или частичной автоматизации. Невозможностью быстрого управления финансовыми потоками вследствие ручной консолидации информации. Указанные проблемы существенно усиливаются при возрастании количества подразделений и операций компании;
2. значительной вероятностью допущения технических ошибок при поэтапной ручной консолидации данных из разнородных источников по различным центрам ответственности, местам возникновения затрат;
3. невозможностью контроля за утечками средств и товара из-за отсутствия возможности сопоставления осуществленных доходов и расходов с фактическими остатками денежных средств и имущества в рамках всей компании, особенно при выделении ее подразделений в отдельные юридические лица.

Ниже приводится вариант  формулирования требований к компьютерной информационной системе управленческого  учета.

Требования  к компьютерной информационной системе  управленческого учета

Компьютерная информационная система управленческого учета  должна обеспечивать:

1. Развернутый анализ остатков и движения товаров (виды движений: поставка, возвраты, продажа, передача другому продавцу, списание) в разрезе сезонов-коллекций, товарной номенклатуры, производителей, поставщиков, подразделений (транзитных складов, магазинов, секций), цен, торговых марок, цветов, размеров, полов, режимов налогообложения. Выделение в отчетности брака отдельной статьей.
2. Анализ состояния расчетов с каждым поставщиком (по предоплатам, текущим платежам, поставкам, недопоставкам, скидкам, отсрочкам, задолженностям) в разрезе сезонов, партий, цен, валют. Хранение различных курсов (официальный, курс рынка FOREX, плановый и пр.) на различные даты (отправки платежей, зачисления средств на счет поставщика, отправки и поступления товаров) в разрезе валют. Расчет курсовых разниц по разным курсам и датам в разрезе валют.
3. Формирование отчетности с использованием планового коэффициента распределения косвенных затрат и последующая корректировка. Возможность составления баланса на любую дату. Определение дебиторской и кредиторской задолженности по товару на основании состояния расчетов с поставщиками.
4. Формирование отчета об исполнении бюджета компании с разбивкой по статьям затрат, видам доходов, подразделениям, а также в разрезе объектов, по которым необходимо определять финансовый результат (например, торговая марка, номенклатура, пол). Возможность учета затрат в разных валютах по разным курсам на момент начисления и моменту оплаты. Возможность многовариантного определения финансового результата (с учетом/без учета процентов на капитал, амортизации, списания товара, курсовой разницы). Многовариантное распределение затрат центрального офиса на подразделения или иные объекты определения финансового результата (по итогам сезона или месяца, пропорционально разным базам). Учет накопленной задолженности по инвестициям (капитальные вложения) в разрезе видов инвестиционных затрат и объектов инвестиций.
5. Формирование исторического потока денежных средств (отчета о движении денежных средств) на основе остатков и оборотов по расчетным счетам и кассам.
6. Формирование плана финансирования инвестиций в разрезе объектов на основе заявок на оплату. Контроль соответствия плановых и освоенных сумм инвестиций в разрезе объектов.
7. Расчет процентов за использование кредитов и кредитных линий на основе остатков по счетам кредитных линий и движения кредитов по расчетным счетам.
8. Формирование предстоящего потока денежных средств на основе истории платежей, бюджета и введенных в систему заявок на оплату в разрезе видов поступлений и выплат (выручка по основной деятельности, прочие поступления, расходы по основной деятельности — по видам, прочие выплаты), периодов (по дням, неделям, месяцам). Определение потребности в дополнительном финансировании.
9. Составление бюджета на предстоящий сезон на основе исполнения бюджета за текущий сезон с учетом количества и характеристик магазинов.
10. Контроль соблюдения лимитов расходов подразделений на этапе подачи заявок на оплату (сопоставление суммы накопленных произведенных расходов и плановых в режиме реального времени).
11. Возможность ведения бухгалтерского учета в рамках системы (в том числе формирование первичных учетных документов и официальной отчетности для контролирующих органов).
12. Выделение блоков финансового и управленческого учета с защитой от несанкционированного доступа.
13. Учет основных средств в разных оценках. Расчет многовариантных показателей эффективности и формирование итоговых отчетов о продажах.
14. Возможность для всех видов отчетов детализации каждого показателя (вывод сумм, формирующих показатель). Выделение внутренних оборотов между подразделениями для исключения двойного счета.
15. Формирование консолидированных отчетов по нескольким валютам через кросс-курсы к базовой валюте.

Процедура выбора системы  должна носить комплексный характер, необходима серьезная подготовка и  финансирование, привлечение консультантов, возможно использование тендера. В  противном случае существует опасность  приостановки проекта или смены  поставщика, цена неправильного решения  может оказаться очень высокой.

Компании, принимающей решение  о выборе информационной системы, целесообразно  ограничить прямые контакты с производителями  систем. Сбытовое подразделение поставщика информационной системы зачастую заинтересовано продать ее любой ценой, хотя впоследствии разработчики могут и не справиться с требованиями заказчика (в том  числе из-за нехватки квалифицированного персонала).

Целесообразно воспользоваться  услугами независимых специализированных консалтинговых компаний, которые подготавливают аналитические обзоры и экспертные заключения, проводят тендеры среди  поставщиков.

На основе проведенного автором  анализа мнений представителей компаний-разработчиков  можно выделить следующие критерии выбора информационной системы компанией-покупателем:

1. наличие конкретного опыта внедрения в данной отрасли и полученный экономический эффект от внедрения;
2. возможность поэтапного (модульного) внедрения;
3. возможность тестирования продукта после предварительного обучения, например, через Интернет;
4. достаточное количество партнеров компании-производителя информационной системы, уровень предоставляемого сервиса;
5. значительной вероятностью допущения технических ошибок при поэтапной ручной консолидации данных из разнородных источников по различным центрам ответственности, местам возникновения затрат;
6. невозможностью контроля за утечками средств и товара из-за отсутствия возможности сопоставления осуществленных доходов и расходов с фактическими остатками денежных средств и имущества в рамках всей компании, особенно при выделении ее подразделений в отдельные юридические лица.

Для определения суммы  средств, которую компания может  израсходовать на приобретение информационной системы, можно воспользоваться  распространенным в западной практике показателем: сумма выделяемых средств  не должна превышать 1—3% от годового оборота компании [4 с. 89]

Рассмотрим содержание следующего этапа постановки системы управленческого  учета.

2.3. Внедрение системы управленческого учета, внедрение компьютерной информационной системы

Рассматривая этап внедрения  системы управленческого учета, остановимся более детально на вопросах организации персонала и процессах  автоматизации. Перейдем к кадровым вопросам организации и ведения  управленческого учета.

Выделение отдельного подразделения (сотрудника) для ведения  управленческого учета

В мировой практике функции  по ведению управленческого учета  обычно возлагаются на главного бухгалтера и подконтрольное ему специализированное подразделение [15 с.203]. Считаем невозможным использование данной схемы в отечественных условиях.

Невозможность ведения управленческого  учета силами существующей в отечественных  торговых компаниях бухгалтерии  вытекает из высокой трудоемкости ведения  отечественного финансового учета, которая обусловлена сложностью и изменчивостью законодательства, большим количеством налоговых  отчетов. Бухгалтер зачастую не имеет  физической возможности получить и  поддерживать требуемый уровень  квалификации в области управления финансами.

Используемые в отечественных  компаниях схемы оптимизации  налогообложения могут предполагать, что бухгалтерия не контролирует все денежные потоки компании. В  этом случае полную картину функционирования финансов может сформировать лишь финансовый директор и подконтрольные ему специальные  подразделения.

Для организации системы  управленческого учета можно  воспользоваться услугами консалтинговой компании. По мнению К. Зусмановича, недостатками такого варианта являются: [17 с.156]

1. высокая стоимость услуг внешних консультантов по сравнению с оплатой собственных постоянно работающих специалистов;
2. устаревание и потеря эффективности системы управленческого учета вследствие изменения структуры организации, необходимость постоянного привлечения внешних специалистов.

В.Е. Хруцкий на основе опыта  организации бюджетирования утверждает, что вновь созданное специализированное подразделение осуществляет этот процесс  лучше, чем существующие функциональные службы [16 с. 149].

Таким образом, мы считаем  целесообразным осуществление управленческого  учета силами специального подразделения  с использованием информации бухгалтерии  и других подразделений.

Организация внутреннего контроля

На основе приводимых в  специальной литературе по контрольным  системам общих положений и специальных  положений по контролю в источниках по учету [10,15] сформулируем следующие принципы организации внутреннего контроля при внедрении системы управленческого учета:

1. Обеспечение высоких моральных качеств и профессионализма персонала. Ущерб может возникнуть не только от прямых хищений и мошенничества, но и от н<span class="Normal__Char" st