Порядок заполнения и предоставления налоговых регистров организациями

6) код вида экономической деятельности  налогоплательщика согласно Общероссийскому  классификатору видов экономической  деятельности ОК029-2001 (ОКВЭД); номер  контактного телефона налогоплательщика;

7) количество страниц, на которых  составлена Декларация;

8) количество листов подтверждающих  документов или их копий, включая  документы или их копии, подтверждающие  полномочия представителя налогоплательщика (в случае представления Декларации представителем налогоплательщика), приложенных к Декларации.

3. Основные положения по заполнению налоговых аналитических регистров

Регистр предназначен для персонального учета данных по каждому физическому лицу, с доходов которого налоговый агент удерживает НДФЛ. Если у агента нет обязанности по удержанию налога, данные о лице, которому выплачивается доход, в регистр не включаются. Так, не требуется вести регистр по выплатам нотариусам, но нужно включать в регистр данные о выплатах физическим лицам – арендодателям, у которых агент арендует имущество.

Раньше ст. 230 НК РФ содержала указания на то, что налоговый агент может не представлять в ИФНС сведения о доходах индивидуального предпринимателя, если тот предъявил документы, подтверждающие его статус. Сейчас такого требования нет. То есть агент не должен включать в регистр ни сведения о доходах, выплаченных предпринимателям, ни об их регистрации. 
При разработке регистра можно использовать форму 1-НДФЛ, но ограничиться только ею не удастся из-за отсутствия некоторых обязательных сведений – о датах выплаты доходов, о реквизитах документов на перечисление налога в бюджет, об имущественном и социальном вычете и пр

 Налоговый кодекс предусматривает семь обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в налоговых регистрах по НДФЛ. С них и начнем. 

Сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика. Прежде всего, это ИНН, а также фамилия, имя, отчество, реквизиты документа, удостоверяющего личность, гражданство, а также адрес места жительства в РФ.

Вид выплачиваемых доходов. Вид дохода указывают в регистре в соответствии с официально утвержденными кодами. Новые коды доведены приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611. В нем же есть и рекомендации по составлению формы 2-НДФЛ. Их вполне можно учесть, разрабатывая порядок отражения в регистре аналитических данных по НДФЛ. Данные о налоговом агенте, а также о физическом лице – получателе дохода лучше отразить в регистре в том же порядке и объеме, что нужны для формы 2-НДФЛ.

Cуммы предоставленных налоговых вычетов. Как и виды доходов, вычеты вносят в регистр в соответствии кодами. Возможность предоставления стандартных вычетов зависит от размера дохода, полученного с начала года. Поэтому у вновь принятых работников (если они претендуют на стандартные вычеты) нужно запросить форму 2-НДФЛ. В графе «Сумма дохода, облагаемого по ставке 13%, с предыдущего места работы» нужно фиксировать данные об общей сумме полученного дохода и предоставленных в текущем году стандартных вычетах.

Суммы дохода и даты их выплаты. Правилами заполнения формы 1-НДФЛ было предусмотрено, что сумма зарплаты за каждый отчетный месяц проставляется в поле, соответствующем месяцу, за который она начислена. Как подчеркивал Минфин России (например, письмо от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214), НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) исчисляется, удерживается и перечисляется в бюджет один раз в месяц, при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца. Учитывая, что налог удерживается один раз, доход в виде зарплаты можно отражать в регистре в сумме, начисленной за месяц. 

Дата выплаты дохода относится к обязательным реквизитам регистра. Но Налоговый кодекс устанавливает порядок определения даты получения, а не даты выплаты дохода (ст. 223 НК РФ). По мнению Минфина России, датой по лучения дохода, отраженного в регистре налогового учета, будет являться дата фактического получения дохода, определяемая на основании ст. 223 Налогового кодекса (письмо от 31.12.2010 № 03-04-06/6-328). Для зарплаты это последний день месяца, за который она начислена. Чтобы избежать споров с налоговыми органами, в регистре можно предусмотреть как дату фактической выплаты дохода, так и дату его получения налогоплательщиком, определяемую по правилам ст. 223 НК РФ.

Статус налогоплательщика. От того, является ли налогоплательщик резидентом или нерезидентом, зависит ставка налога. А значит, правильность его исчисления и удержания. Определять статус нужно, когда доход выплачивается иностранным гражданам. Либо если получатель дохода в течение года неоднократно выезжал за границу.

До того момента, когда статус налогоплательщика уже не изменится (то есть станет ясно, что по итогам календарного года налогоплательщик пробыл на территории России либо больше, либо меньше183 дней), статус определяют на каждую дату выплаты дохода (письмо Минфина России от 01.12.2010 № 03-04-06/6-280,от 26.03.2010 № 03-04-06/51).

Пока срок нахождения физического лица на территории России в течение 12 месяцев, предшествующих дате выплаты дохода, составляет менее 183 дней, работник не признается налоговым резидентом. И его доходы, полученные от источников в РФ, облагаются НДФЛ по ставке 30%. Данное правило не распространяется на иностранных высококвалифицированных специалистов: их доходы от трудовой деятельности облагаются по ставке 13% Суммы пособий по беременности и родам, выплаты, связанные с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья, не нужно отражать в регистре – они освобождаются от налогообложения.

Если работник организации постоянно получает выплаты, освобождаемые от налогообложения (материальная помощь, подарки, призы, возмещение стоимости медикаментов), по отдельности не превышающие 4000 руб., включайте их в регистр. Может случиться так, что в течение налогового периода сумма таких выплат превысит необлагаемые 4000 руб. В этом случае каждая выплата должна быть отражена в реестре.

Если речь идет о разовых выплатах, не превышающих 4000 руб., например, о подарках стоимостью 1000 руб. ветеранам войны, то отражать эти выплаты в специально созданных регистрах не нужно (письмо ФНС России от 08.11.2010 № ШС-37-3/14851).

Доходы, облагаемые по разным ставкам, отражают в регистре отдельно. Напомним, что налоговые вычеты уменьшают только доходы, облагаемые по ставке 13%.

Еще один нюанс. По-прежнему противоречива практика по вопросу о том, где должен вестись учет доходов и, соответственно, налоговые регистры, если организация имеет обособленные подразделения. Поэтому можно посоветовать бухгалтерам, которые работают в территориально разветвленных компаниях, параллельно вести регистры налогового учета по НДФЛ как в подразделениях, так и в головном офисе.

Хранить регистры налогового учета по НДФЛ нужно не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Не обнаружив регистров, налоговики могут привлечь налогового агента к ответственности по ст. 126 НК РФ.

7 обязательных реквизитов налогового регистра по НДФЛ: 
1. Сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика.

2. Вид выплачиваемых доходов.

3. Вид и суммы предоставленных  налоговых вычетов.

4. Суммы дохода и даты их выплаты.

5. Статус налогоплательщика.

6. Дата удержания налога.

7. Дата перечисления налога в  бюджетную систему РФ и реквизиты  соответствующего платежного документа.

2 Расчётно-аналитическая  часть

2.1Характеристика и виды  аналитических налоговых регистров

Для организации налогового учета ФНС рекомендовало ведение следующих регистров учета.

Регистры учета хозяйственных операций являются источником систематизированной информации о проводимых организацией операциях, которые тем или иным образом влияют на величину налоговой базы в текущем или будущих периодах. Настоящий перечень включает все основные операции, связанные с утратой или получением права собственности на объекты гражданских прав (имущество, в том числе деньги, работы, услуги, права) по сделкам с третьими лицами. В отношении проводимых учреждением операций по признанию задолженностей и иных установленных НК РФ объектов налогообложения перечень может быть дополнен. В частности, в нем отсутствуют регистры по учету операций выявления результатов инвентаризации, переоценки имущества (кроме амортизируемого имущества и ценных бумаг).

Регистры учета состояния единицы налогового учета являются источником систематизированной информации о состоянии показателей объекта учета, сведения о которых используются более одного отчетного (налогового) периода. Ведение регистра должно обеспечить отражение информации о состоянии объекта учета на каждую текущую дату и изменении состояния объектов налогового учета во времени. Содержащиеся в регистрах сведения о величине показателей используются для формирования суммы расходов, подлежащих учету в составе того или иного элемента затрат в текущем отчетном периоде.

Регистр учета поступлений целевых средств некоммерческими организациями формируется для обобщения информации по денежным средствам, другому имуществу, работам, услугам, полученным в рамках благотворительной деятельности, в том числе в виде благотворительной помощи, пожертвований, других целевых поступлений, средств целевого финансирования и средств, полученных в виде безвозмездной помощи (содействия), поступившим некоммерческим организациям, включая бюджетные учреждения, в течение налогового периода в соответствии с пп. 15 п. 1 ст. 251 НК РФ, пп. 6 и 8 п. 1 ст. 251 НК РФ, п. 2 ст. 251 НК РФ (целевые средства) на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности. В соответствии со ст. 251 НК РФ ведение учета доходов и расходов целевых средств, а также сумм доходов и расходов от деятельности, связанной с получением доходов от реализации, и внереализационных доходов и расходов производится раздельно.

В регистре отражаются средства, признанные в соответствии с гл. 25 НК РФ для некоммерческих организаций, включая бюджетные учреждения, целевыми средствами по каждому факту их поступления, в момент фактического получения имущества, товаров, работ, услуг и прав. Ведение регистра учета поступлений целевых средств в течение налогового периода производится в хронологическом порядке с указанием вида поступлений - наименования полученных целевых средств и присвоенного кода.

Регистры промежуточных расчетов предназначены для отражения и хранения информации о порядке проведения налогоплательщиком расчетов промежуточных показателей, необходимых для формирования налоговой базы в порядке, указанном гл. 25 НК РФ. Под промежуточными понимаются показатели, для которых не предусмотрено соответствующих отдельных строк в декларации, то есть их значения хотя и участвуют в формировании отчетных данных, но не в полном объеме через специальные расчеты или в составе обобщающего показателя. Показатели регистров данной группы должны в полном объеме отразить все этапы проведения промежуточных расчетов и величину всех показателей, участвующих в расчете.

Регистры формирования отчетных данных обеспечивают информацией о порядке получения значений конкретных строк налоговой Декларации.

Обобщающим признаком для всех вышеперечисленных регистров является формирование в них конечных данных налоговой отчетности.

2. Использование организациями данных первичных бухгалтерских документов для составления налоговых регистров

Информационной базой как бухгалтерского, так и налогового учета являются первичные документы. Так согласно п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией должны оформляться оправдательными документам (первичными учетными документами), на основание которых ведется бухгалтерский учет. Определение налогового учета, приведенное в ст. 313 НК РФ также указывает на то, что налоговый учет ведется на основе первичных документов, сгруппированных в установленном Кодексом порядке. Таким образом, информационная база бухгалтерского и налогового учета едина. Отличие состоит в способах и приемах группировки, систематизации, обработки этой информации в соответствие с конкретными целями: достоверным отражением фактов финансово-хозяйственной деятельности организации или корректного исчисления ее налоговых обязательств согласно установленному порядку.

Согласно п. 1 ст. 54 НК РФ налогоплательщики — организации исчисляют налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных регистров бухгалтерского учета и (или) на основе иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением.   

Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы, регистры аналитического учета и расчет налоговой базы.

Аналитические регистры бухгалтерского учета — сводные формы систематизации данных налогового учета за (отчетный) налоговый период, сгруппированных в соответствии с гл. 25, без отражения на счетах бухгалтерского учета, предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, аналитических данных налогового учета для отражения в расчете налоговой базы (ст. 314 НК РФ).

В отличие от аналитических регистров бухгалтерского учета, которые только группируют детальную информацию об объектах учета, регистры налогового учета, по Кодексу, являются сводными формами, т.е. в них предполагается не только детализировать, но и обобщать данные учета, на основании которых уже составляется расчет налоговой базы.

Регистры и порядок отражения в них данных разрабатываются плательщиками самостоятельно, и устанавливается учетной политикой.