Порядок заполнения и предоставления налоговых регистров организациями

В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации). К данному требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации).

Если требование о представлении документов было передано в отдел, ответственный за работу с налогоплательщиками, и в течение трехдневного срока оно не было вручено контрагенту под расписку или передано иным способом, свидетельствующим о дате его получения контрагентом, по истечении указанного срока оно передается в отдел, ответственный за отправку корреспонденции, для направления по почте заказным письмом с уведомлением. В случае направления налоговым органом требования о представлении документов по почте заказным письмом датой получения указанного требования является дата его вручения контрагенту, указанная в почтовом уведомлении.

При направлении контрагентом истребуемых документов по почте датой представления указанных документов в налоговый орган является дата их отправки, указанная в штампе почтовой организации.

Налоговый орган не позднее трех рабочих дней с даты получения по электронной почте запроса о проведении встречной проверки должен организовать ее проведение. Если у налогового органа на момент получения запроса имеются запрашиваемые документы (получены налоговым органом в ходе проведенных мероприятий налогового контроля или были представлены налогоплательщиком при подаче налоговой декларации (расчета), то могут быть направлены заверенные должным образом копии имеющихся документов.

Если на момент получения запроса у данного налогоплательщика осуществляется выездная налоговая проверка и запрашиваемые документы относятся к периоду, за который проводится данная проверка, то необходимые документы могут быть получены в рамках ее проведения. Если контрагент не состоит на учете в данном налоговом органе, снят с учета в связи с изменением места его нахождения (места жительства) или место нахождения организации-контрагента (место жительства индивидуального предпринимателя) в результате принятых налоговым органом мер не установлено, то не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса сообщается о данных обстоятельствах в налоговый орган, направивший запрос. Если контрагент снят с учета в связи с изменением места его нахождения (места жительства), в ответе на запрос указывается налоговый орган, осуществивший постановку на учет данного контрагента (при наличии указанной информации).

В случае, когда у контрагента отсутствуют необходимые документы (изъяты правоохранительными органами, уничтожены при пожаре, украдены (при наличии подтверждающего документа из соответствующего органа), налоговый орган, получивший запрос, не позднее двух рабочих дней за днем получения соответствующих сведений сообщает о них налоговому органу, направившему запрос, с приложением копий подтверждающих документов.

Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией). Если последние (информация) не могут быть представлены в указанный срок, налоговый орган по ходатайству лица, у которого истребованы документы, вправе продлить срок представления этих документов (информации).

Налоговые органы иногда допускают нарушения в оформлении требования (ст. 93 и 93.1 НК РФ). Приведем примеры подобных нарушений:

• отсутствие срока в требовании, к которому необходимо представить документы, или неверное указание срока;
• необоснованное увеличение срока вручения требования;
• запрос информации, которая есть в информационных базах налоговых органов (ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП);
• отсутствие необходимых документов у лица вследствие, например, того, что подобные документы не составляются;
• отсутствие конкретного перечня истребуемых документов;
• отсутствие указания на причину предоставления документов (конкретную сделку, конкретного контрагента);
• истребование документов без учета экономической эффективности;
• истребование лишних документов, которые не содержат информации, необходимой для инспекторов.

Наличие в требовании ошибок позволит налогоплательщику направить встречное уточняющее письмо о внесении изменений в требование и о продлении срока предоставления документов.

Следует отметить, что истребование документов (информации) все чаще используется при проведении выездных налоговых проверок. Если в 2009 г. это мероприятие проводилось в 70% случаев, то в 2011 г. – в 90% случаев.