Архивоведение как система документационного накопления

Новый всплеск интереса к электронным документам произошел после событий 11 сентября 2001 года, когда сгорели важные архивы. Теперь законы этой страны предписывают организациям хранить определенные категории документов в электронном виде, чтобы избежать их потери.

11 сентября 2001 года США начали разработку, а в 2003 году приняли Национальную стратегию обеспечения безопасности киберпространства, в которой в качестве стратегических целей указаны: предупреждение кибернападений на критические инфраструктуры США; уменьшение национальных уязвимостей к кибернападениям; минимизация ущерба и времени восстановления после кибернападений, если таковые произошли. Для решения этих задач выявляются угрозы и уязвимости, определяется роль государства в обеспечении безопасности киберпространства, включая функции нового Министерства национальной (внутренней) безопасности (DHS), устанавливаются пять важнейших приоритетов для безопасности киберпространства. При этом Федеральное правительство четко осознает, что не может в одиночку решить все задачи и призывает к партнерству частный сектор и всех граждан страны.

В странах Европы подобные стратегии пока не разработаны, но принята Европейская Конвенция по борьбе с киберпреступностью и определены основные направления развития технологий.

События 11 сентября 2001 года нашли свое отражение и в Интернет документах. Спустя несколько часов после атаки, Библиотека Конгресса США приступила к созданию крупномасштабной коллекции веб-документов.

Широкое развитие сети Интернет во всем мире, привело к необходимости законодательного регулирования возникающих проблем. Политика США в связи с функционированием сети Интернет оказала значительное влияние на политику других стран.1 июля 1997 года президент США Билл Клинтон подписал доклад под названием "Политика в области глобальной электронной коммерции" (A Framework For Global Electronic Commerce). В докладе были сформулированы пять основных принципов политики Администрации США в области Интернета и электронной коммерции.

Частный сектор должен превалировать. Государство должно поддерживать процессы саморегуляции в Интернете и даже в тех сферах, где необходимы общие правила, стандарты или тогда, когда необходимы меры по введению налогов, частный сектор должен брать на себя определенную роль.

Правительство не должно вводить излишние ограничения на осуществление электронной коммерции. Не должны вводиться бюрократические процедуры, сборы или налоги, связанные с коммерческой деятельностью, осуществляемой через Интернет.

Там, где вмешательство государства необходимо, оно должно иметь целью установление минимальных, понятных и простых правовых норм. Вмешательство власти должно обеспечить свободу конкуренции, защитить частные права и собственность, предупреждать мошенничество, поддерживать свободу коммерческих отношений и создавать условия для разрешения спорных вопросов.

Правительство должно ценить уникальные свойства Интернета. Правовые нормы созданные за последние шестьдесят лет в области телекоммуникаций, радио и телевидения, не могут быть непосредственно применимы к Интернету. Существующие законы, которые могут оказать влияние на Интернет, должны быть пересмотрены и изменены с учетом новой электронной эры.

Электронная коммерция через Интернет должна базироваться на общемировом подходе. Правовые рамки при осуществлении коммерческих операций должны основываться на четких принципах, действующих через государственные границы. [48]

Эти принципы лежат в основе отношения правительства США к тем международным соглашениям, которые должны обеспечить глобализацию электронной коммерции. Доклад условно делит сферу этих соглашений на девять категорий:

таможенные сборы и пошлины;

электронные платежи;

единый коммерческий код;

защита интеллектуальной собственности;

защита частных интересов;

безопасность;

телекоммуникационные инфраструктуры и информационная технология;

информационное содержимое Интернета;

технические стандарты.

В США для обеспечения большей доказательной силы распечаток страниц сайтов используется практика удостоверения таких доказательств нотариусом. Согласно закону США об электронных подписях в мировой и национальной торговле документы имеющие отношения к вещным правам, недвижимости, могут быть нотариально удостоверены через электронные средства информации, если уполномоченный государственный нотариус работает в режиме on - line т.е. имеет возможность видеть, что человек "подписал" документ и подтверждает подлинность подписи. Таким образом, документ отправленный, подписанный и нотариально засвидетельствованный с помощью электронных средств связи, может быть использован в суде. [49]

2.3 Управление электронными документами в Великобритании

Основными законодательными актами, действующими в Соединенном Королевстве в области электронных документов, являются:

1. Закон о защите данных. В соответствии с редакцией 1984 года закон регулирует использование только автоматически обработанной информации.16 июля 1998 года он получил королевскую санкцию, с этого времени сфера действия закона распространилась и на бумажные документы. Государственный архив выпустил руководство, устанавливающее порядок применения закона о защите данных в деятельности управляющих документацией правительственных учреждений и архивов. Это руководство объясняет новые термины, которые содержатся в законе, суммирует права в области данных и принципы защиты данных, а также объясняет условия их обработки в исторических и научных целях.

2. Закон о свободе информации. Данный закон получил королевскую санкцию 30 ноября 2000 года и вступил в силу с января 2005 года. Он закрепляет право на доступ к публичным документам и информации о деятельности государственных органов. Одна из целей этого закона - обязать государственные власти размещать в Интернете сообщения о планах, сроках и месте публикации по тем вопросам, которые станут доступными общественности в определенное время.

Текущей работой Национального архива руководит хранитель архива, а ответственность за архивы страны возложена на лорда-канцлера. По закону о свободе информации он издает два Свода практических указаний по управлению документами. Свод практических указаний, изданный в развитие 45-й части закона, устанавливает практические требования для органов власти по работе с запросами, обеспечению доступа к информации государственных учреждений (за исключением обращений граждан в архивы, которое регулируется законодательством о защите данных). Свод практических указаний, изданный в развитии 46-й части закона, устанавливает правила управления документацией, которые должны соблюдаться всеми органами власти.

Национальный архив Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии принимает активное участие в области управления электронными документами. Он включает: Комиссию по историческим документам и Государственный (публичный архив).

Комиссия по историческим документам была создана в 1869 году. Она является консультативным органом по архивам и отдельным рукописям, относящимся к истории страны. Это основной источник информации для исследователей о содержании и местонахождении определенных документов: комиссия ведет Национальный реестр архивов, архивный портал в Интернете (ARCHON).

Государственный архив в Кью под Лондоном - центральный государственный архив Великобритании, он был образован еще в 1838 году. Государственный архив хранит документы за период с 11 века и по настоящее время. Он предоставляет в распоряжение пользователей Интернета общедоступный БД, который содержит свыше 8 млн. электронных описаний на уровне заголовков дел. [50] В его виртуальном музее можно увидеть старейшие документы являющиеся национальным достоянием, например знаменитую Кадастровую книгу - земельную опись Англии, произведенную Вильгельмом Завоевателем в 1086 году.

Государственный архив консультирует служащих центральных и местных государственных архивов по вопросу обеспечения сохранности документов, помогает центральным правительственным учреждениям отбирать документы, доступ к которым будет открыт общественности только через 30 лет. Здесь важно отметить, что доступ к документам центральных правительственных учреждений Великобритании открывается по истечении 30-летнего срока после их утверждения. Есть документы, не подлежащие оглашению в течение 75 и даже 100 лет, если их опубликование затрагивает безопасность государства, может нанести ущерб, а также затронуть интересы еще живущих людей или их прямых наследников.

В Великобритании также как и в США (хотя и позже) получили распространение архивные АИПС. В Государственном архиве была внедрена поисковая система PROSPEC и автоматизированная система контроля выдачи документов PROMT, которая печатала требования на документы, осуществляла проверку запросов, которые пользователи вводили с терминалов в специальном справочном зале. [51]

В Великобритании, помимо законодательных актов, действует и ряд национальных стандартов по управлению электронной документацией.

Государственный архив выпускает стандарты, руководства и методики по управлению документами любого формата на протяжении их полного жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на государственное хранение. В 1995 году Государственный архив ввел программу управления служебными электронными документами правительственных учреждений - EROS. В нее входили различные стандарты и методики, а именно:

"Руководство по управлению, оценке и сохранности электронных документов";

"Корпоративная политика в области электронных документов";

"Практические рекомендации по управлению электронными данными при использовании программы Office 97 в локальной сети";

"Руководство по управлению электронными документами на веб-сайтах и в локальных сетях";

"Руководство по совершенствованию методики управления электронной почтой".

В 2001 году для Европейского Союза британской компанией Cornwell Affiliates plc. была подготовлена спецификация Модельных требований к управлению электронными документами (MoReq). [52] MoReq содержат функциональные требования к системе управления электронными документами и предназначены как для управляющих документацией и архивистов, так и для всех офисных служащих и технических работников государственных и коммерческих организаций, ежедневно создающих, получающих и ведущих поиск документов, а также учебных заведений, разработчиков, поставщиков и пользователей систем управления электронными документами, поставщиков услуг в области управления документацией и их потенциальных клиентов.

Государственный архив на основе MoReq в 2002 году разработал "Функциональные требования к системам управления электронными документами", а также "Стандарт метаданных". Фирмы-разработчики систем управления электронными документами, заинтересованные в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие этим требованиям, могут заключить контракт на тестирование с Национальным архивом. Результаты тестирования действительны в течение двух лет и не являются обязательным условием для использования в правительственных учреждениях.

В Великобритании очень важной частью концепции управления веб-документами, является архивирование сайтов. В Национальном архиве из 2.5 тысячи отдельных сайтов британских правительственных учреждений был отобран 51 сайт, и 24 сентября 2003 года состоялось открытие Британского сетевого архива центральных государственных органов. Сетевой архив включил выборочную коллекцию архивируемых с определенной периодичностью веб-сайтов государственных органов (10 сайтов архивируются еженедельно, а остальные 41 - раз в полугодие). [53] Работа с коллекцией веб-сайтов обеспечивается Национальным архивом при помощи услуг международного Архива Интернет, который представляет собой электронную библиотеку интернет-сайтов, содержащих копии памятников культуры в цифровой форме.

Национальный архив, кроме того, что он отбирает для коллекции сайты государственных органов, но он еще и предоставляет информацию и услуги в Интернете. На сайте Государственного архива (www.pro.gov. uk) можно узнать, как пользоваться архивом, исследовать состав коллекции посредством он-лайновых каталогов, заказать копии документов, "скачать" оцифрованные документы, посетить виртуальные выставки, книжный магазин и образовательный сайт. На сайте Комиссии по историческим документам (www.hmc.gov. uk) можно определить местонахождение манускриптов, относящихся к истории страны, найти ресурсы и текущие проекты определенных архивов при помощи архивного портала ARCHON и воспользоваться обучающими ресурсами.

2.4 Концепции электронных архивов: зарубежный опыт

С конца 1980-х гг. за рубежом для оптимизации работы коммерческие и правительственные организации все чаще стали внедрять автоматизированные системы управления документооборотом (СУД). Они объединяли текстовые и вычислительные процессоры со средствами электронных коммуникаций, а также являлись специализированными приложениями для осуществления больших и сложных записей. Повышение оперативности деловых процессов, возможность групповой работы над документами, удобный интерфейс открыли широкие перспективы для распространения подобных информационных систем.

Когда производители предложили программы, выполняющие функции электронных замков, печатей и подписей, электронные документы получили последние атрибуты, гарантирующие подлинность информации. В управленческих структурах заговорили о наступлении "эры безбумажного делопроизводства". В 1987 г. в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что "через несколько лет большое количество записей будут сохраняться только в электронной форме"[54]. Когда в 1993 г. Министерство обороны США приступило к созданию собственной СУД, предполагалось, что к 2003 г. почти все документы ведомства будут храниться в электронном виде.