Архивоведение как система документационного накопления

2.1 Управление электронными документами в Австралии

Деятельность архивных органов в Австралии в области нормативно-методического регулирования вопросов управления документацией в настоящее время является наиболее активной по сравнению с деятельностью национальных архивных органов других стран мира. Управление документацией в Австралии базируется на трех основных законах:

1) Закон об архивах. Согласно этому закону в 1983 году был создан Австралийский архив (с 1998 года - Национальный архив Австралии). Закон обеспечивает гражданам право доступа к государственным документам по истечении 30 лет со времени их создания.

2) Закон о свободе информации (1982). Он применим к документации государственных органов.

3) Закон о конфиденциальности информации о частной жизни (1988). Данный закон гарантирует правомочность использования персональных данных в деятельности государственных органов, а также предоставляет гражданам право ознакомления с данными о них. [38]

Кроме названных законов, управление документацией в Австралии опирается на законы о судебных доказательствах 1995 года и электронных сделках 1999 года. Также свои законы о документации действуют во всех австралийских штатах, за исключением Северной Территории.

Австралийский национальный орган стандартизации (SAI - Standards Australia International Ltd) обеспечивает работу подкомитета "Управление документацией", который был создан в структуре технического комитета "Информация и документация" Международной организации по стандартизации (ИСО). Так, государственный стандарт по управлению документацией - AS 4390 Records Management 1996 года, является основой международного стандарта ИСО 15489-2001 "Информация и документация - Управление документацией". В 2002 году в Австралии был принят идентичный ему национальный стандарт по управлению документацией, а в 2003 году - по анализу процесса работы с документацией в организациях. Национальный архив играет лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений на территории Австралийского Союза. Он стал выпускать важные нормативные разработки по управлению деловой документацией и архивному делу даже раньше, чем такие лидеры как Национальный архив США и Национальный архив Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии. Так, например в 1995 году Национальный архив Австралии издал пособия "Управление электронными документами" и "Работа с электронными документами", а в 1997 году - "Управление сообщениями электронной почты как документами". Кроме того, Национальный архив Австралии активно участвует в деятельности электронного правительства. Им были разработаны государственный стандарт метаданных AGLS, тезаурус интерактивных функций австралийских государственных учреждений (AGIFT).

В Австралии важной частью концепции управления электронными документами является управление веб-документацией, в том числе архивирование сайтов. Обязанности по обеспечению сохранности сетевых публикаций органов государственной власти распределены между Национальным архивом и Национальной библиотекой Австралии. В Национальный архив поступают внутренние электронные документы государственных учреждений, которые образуются в ходе их деятельности; копии публичного сайта, фиксирующие его состояние в определенные промежутки времени; а в Национальную библиотеку поступают один или несколько документов, предназначенных для публикации и распространения на любом съемном электронном носителе (дискете, компакт-диске и т.д.); проект документа, представленный на сайте для публичного обсуждения.

Помимо Национального архива активную исследовательскую и нормотворческую деятельность осуществляют архивные службы некоторых штатов Австралии, особенно штатов Виктории и Нового Южного Уэльса.

Государственный архив штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), с 1998 года реализует проект VERS, главной целью которого явилась выработка стратегии и стандарта по работе с электронными документами в государственных органах штата. [39] В 2000 году был выпущен стандарт PROS99/007 "Управление электронными документами", который содержал требования к управлению и хранению электронных документов в государственном секторе штата Виктория. В 2003 году появилась его вторая версия, где была закреплена структура разработок по проекту VERS: шесть рекомендаций и пять технических спецификаций по различным аспектам проекта ("Системные требования к хранению электронных документов", "Схема метаданных", "Стандартный формат электронных документов", "Формат долгосрочного хранения", "Передача электронных документов в Государственный архив штата Виктория).

Архивной службой штата Новый Южный Уэльс было разработано очень большое количество нормативных документов по управлению документацией: методических и практических пособий, стандартов, директив, правил. Мировую известность приобрела выполненная совместно с Национальным архивом Австралии методология проектирования и внедрения систем работы с документацией - DIRKS. Эта методология основывается на методике, которая была разработана в 1993 году в рамках курса "Понятие о системах работы с документацией" преподавателем университета Монаш (Мельбурн, штат Виктория) Дэвидом Бирманом, и представляет собой восьмиэтапный процесс создания или совершенствования системы работы с документацией в организации. Методология DIRKS взята за основу и подробно изложена в международном стандарте ИСО 15489-2001. [40]

2.2 Управление Электронными документами в США

США наряду с Австралией и Великобританией является мировым лидером в области исследования и нормативного регулирования вопросов управления электронными документами.

Основными законодательными актами в области управления электронными документами в США являются:

Закон о федеральных документах (1950);

Закон о национальной архивно-документационной службе (1984);

Закон об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях от 24.01.2000 года.

Согласно законам о федеральных документах и национально архивно-документационной службе, Национальный архив США или NARA осуществляет надзор за управлением федеральными правительственными документами и обеспечивает сохранность документов, имеющих научную, историческую и практическую ценность. Документы Национального архива размещаются в 34 зданиях и занимают 81.200 куб. м - это более восьми биллионов листов бумаги. В центральном здании в Вашингтоне выставлены для всеобщего обозрения такие знаменитые документы, как Конституция США, Декларация Независимости, Билль о правах и др.

Национальный архив США идет по пути централизации, усиления контроля архивистов над электронными записями. Одним из направлений его деятельности является управление документами (records management), в том числе электронными (electronic records management). [41] Еще в 1968 году в Национальном архиве США был создан отдел машиночитаемых документов. [42] Его заведующим стал Ч. Доллар. Впервые электронные документы были приняты на хранение в Национальный архив США в 1970 году. Но только с начала 90-х годов возникает особый интерес к электронным документам. Это связано с тем, что при рассмотрении в федеральном суде дела, которое затрагивало документы периода президентства Р. Рейгана и Дж. Буша (1981-1993 гг.), было вынесено постановление, что распечатанные копии сообщений электронной почты в корне отличаются от их оригиналов в электронной форме, поэтому оригиналы тоже подлежат управлению. [43]

В ст.104 Закона об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях дается определение электронного документа: электронный документ - это документ созданный, сохраненный, генерированный, полученный или отправленный при помощи электронных средств. [44] Закон устанавливает равнозначность электронного документа и электронной подписи с бумажными документами и собственноручной подписью, что делает возможным заключение контрактов, перевод денег, хранение архивов и т.п. только с помощью средств вычислительной техники и Интернета, без необходимости дублирования всех сопутствующих документов на бумаге.

Фонд электронных документов Национального архива включает около 4 биллионов записей. Государственный департамент США ежегодно передает в Национальный архив миллионы дипломатических сообщений в электронной форме, а Пентагон с 2005 года ежегодно передает 50 млн. отсканированных образцов официальных документов по личному (военному) составу. Предполагается, что к 2009 году Национальный архив США будет ежегодно получать около миллиарда файлов.

США являются лидерами в области создания автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) в архивах, хранящих традиционные документы. Еще в 1948 году Национальный архив США выпустил путеводитель по архиву на магнитной ленте в виде отдельных томов с классификацией по названиям ведомств-фондообразователей. В 70-е годы в Национальном архиве были разработаны и внедрены поисковые системы SPINDEX-II (для подготовки путеводителей по различным видам документов); NARA A-I (для подготовки топографического указателя о размещении групп документов и объединения описаний серий документов в единый файл стандартизированного формата). В систему NARA A-I ежегодно вводилось 6000 серий описаний документов. В 1980-е годы в описании документов получил распространение библиографический формат MARC. Он был введен еще в 1966 году в библиотеке Конгресса США. К концу 1980-х годов в основном здании NARA была создана сеть на 200 автоматизированных рабочих мест. Всеобщая система насчитывала 468 пультов доступа с емкостью основной памяти 170 МБ и 4.8 ГБ на дисковых запоминающих устройствах. [45] Разрабатывались проекты хранения и преобразования цифровой информации на оптических дисках (ODISS). При создании архивных АИПС в США большое внимание уделяется стандартизации описания и форматов представления данных. Так, например, был разработан специальный формат для архивных описаний - GSA 6710 A.

С 1972 года при Национальном архиве в Вашингтоне существует Центр электронных архивных документов. В 1996 году он уже имел в своем составе 41 сотрудника, а его годовой бюджет составлял 2.25 млн долларов. [46] В центре электронные документы хранятся в flat-файлах (плоский файл), а именно: в ASCII - или EBCDIC-формате на полудюймовых магнитных лентах с девятью дорожками или на 3480 магнитных кассетах. На каждый файл имеется две резервных копии.

Специалисты из Центра электронной документации NARA входили в группу разработчиков автоматизированной системы управления документацией для Министерства обороны США. Основные требования к программе автоматизации управления документацией получили нормативное закрепление в стандарте Министерства обороны США DoD 5015.2 - STD, который был выпущен в 1997 году. В июне 2002 года появилась вторая версия этого стандарта. Национальный архив рекомендует использовать вторую версию всем федеральным учреждениям. Третья версия стандарта, возможно, будет дополнена нормами, которые регламентируют вопросы передачи электронных документов на постоянное хранение в Национальный архив США.

Национальный архив рекомендует федеральным учреждениям использовать для управления электронными документами сертифицированные на соответствие стандарту DoD 5015.2 программы. В соответствии с договором 1997 года между Национальным архивом США и Министерством обороны США, разработчики коммерческого программного обеспечения могут за определенную плату предоставить свои программные продукты для тестирования на соответствие основным функциональным требованиям стандарта DoD 5015.2 - STD. Программным продуктам успешно прошедшим тестирование, присваивается сертификат сроком на два года.

Кроме совместных проектов с Министерством обороны Национальный архив ведет и свои собственные нормативные разработки по вопросам создания, хранения, использования и размещения электронных документов в правительственных учреждениях. Основные требования Национального архива к работе с документами в федеральных учреждениях содержатся в главе 44 Свода законов США и главе 36 Свода федеральных правительственных нормативных актов. Нормы, закрепленные в части 1234 главы 36 Свода федеральных правительственных нормативных актов, распространяются на создание, хранение, использование и размещение федеральных электронных документов.

Одним из наиболее приоритетных направлений деятельности NARA является управление электронными документами электронного правительства и участие в формировании нормативных основ в этой области. Концепция электронного правительства представляет собой внедрение информационно-коммуникационных технологий в процесс взаимодействия органов власти разных уровней друг с другом, населением и бизнесом. Национальный архив является ответственным разработчиком инициативы "Управление электронными документами электронного правительства" - одной из 24 инициатив в рамках создания электронного правительства в США. Этот проект обеспечит руководство управлением электронными документами во всех правительственных учреждениях. И если ранее Национальный архив принимал электронные документы только на магнитной ленте или оптических дисках, то теперь в Национальный архив поступают электронные документы различных типов и форматов. Ответственный разработчик этого проекта - Национальный архив США.

Национальный архив США активизировал свою деятельность в области формирования нормативно-методической базы управления электронными документами федеральных учреждений. Согласно стратегическому плану NARA на 1997-2007 гг., все федеральные ведомства и их подразделения должны вести делопроизводство по правилам Национального архива, а половина систем автоматизированного делопроизводства в федеральных ведомствах будет усовершенствована в соответствии с требованиями Национального архива США. [47]