Архивоведение как система документационного накопления

В 1970 году был создан Международный совет по управлению документацией, в который вошла 31 страна. В ноябре 1985 года в Маниле (Филиппины) состоялся I конгресс совета, посвященный революции в управлении документацией. [33] Здесь обсуждались проблемы, связанные с компьютеризацией обработки информации: изменения в технологии обработки документов, статус документов в 80-е годы XX века, перспективы развития управления документацией и информацией в XXI веке и т.п. В 1988 году в Канберре (Австралия) состоялся конгресс совета.

Деятельность архивных органов по методическому регулированию вопросов управления электронными документами складывается из установления четкой системы управления электронными документами; обеспечения сохранности электронных документов, отобранных на постоянное хранение; обеспечения доступности электронных документов для широких кругов пользователей. Для деятельности архивных органов особое значение имеют международные стандарты, которые разрабатываются Международной организацией по стандартизации (ИСО). Международный стандарт ISO 15489-1: 2001 "Информация и документация - Управление документами", был разработан подкомитетом № 11 "Управление архивами" (документами)", действующим в структуре технического комитета №46 "Информация и документация" Международной организации по стандартизации. [34] Создание данного стандарта позволило совершить значительный шаг вперед в области делопроизводства. Международный стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях (в том числе и электронных) создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности. Изначально стандарт был создан на основе австралийских стандартов и только в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран.

Международный стандарт ISO 15489-1: 2001 состоит из двух частей: "Part 1: General" (Общие принципы) и "Part 2: Guidelines" (Практическое руководство). Первая часть стандарта содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях. К таким принципам относятся установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процессов и технологий. Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1: 2001. Международный стандарт фактически является техническим отчетом, который относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта. Основная цель разработки стандарта - предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1: 2001.

Международный стандарт ISO 15489 устанавливает три способа обеспечения сохранности документов:

Копирование - это создание идентичной копии документа на том же носителе (бумаге, микроносителе, электроном носителе).

Конверсия на другой носитель - это перенос документа с одного носителя на другой (изменение формы документа) с сохранением содержания, идентичного первоначальному (например, микрофильмирование бумажных документов, сканирование).

Миграция - это периодический перенос электронных документов с одного технического/программного средства на другое в целях обеспечения возможности использования эти документов в будущем. [35]

В стандарте ISO 15489 были перечислены требования, которые должны соблюдаться для обеспечения качественного хранения документов:

Документы должны быть легко доступны и расположены в доступных местах;

Оборудование хранилища должно соответствовать форматам документов и не наносить им ущерб;

Помещения для хранения должны обеспечивать соответствующий температурный и влажностный режим, защиту от огня, воды и прочих факторов внешнего воздействия.

На основе международного стандарта ISO 15489-1: 2001 в разных странах мира были приняты свои национальные стандарты по управлению деловой документацией. При этом при разработке национальных стандартов особое внимание уделяется первой части ISO, вторая часть используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ. В России с 1 июля 2007 года был введен в действие идентичный международному стандарту ISO 15489-1: 2001, новый национальный стандарт - Гост Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. [36]

В зарубежном архивоведении, наряду с обеспечением сохранности документов большое внимание уделяется вопросу установления стандартных правил и процедур управления документами, обеспечения контроля над документами роли архивистов в этом.

К одному из основных компонентов управления электронной документацией, за рубежом относится Имиджинг. Термин "имиджинг" является синонимом термину "оцифрование" ("цифровой электронный имиджинг"). В зарубежных источниках термин "имиджинг" определяется как распознаваемая и легитимная форма копирования документов. Слово было введено для объединения одним понятием всех составляющих работы с изображением. В настоящее время существует три типа имиджинга документов в государственной и негосударственной сфере управления: микрография, оцифрование и смешанный тип, который позволяет оцифровать микрофильмированные документы. В зарубежном архивоведении существует ряд стандартов в области имиджинга, необходимых для обеспечения аутентичности (подлинности) документной информации, выполнения требований к доказательной силе документов, обеспечения сохранности документации. Такие стандарты принимаются на корпоративном, государственном и на международном уровне:

Международный стандарт ИСО/ТО 15801: 2004 "Электронный имиджинг - Информация, хранящаяся в электронном виде - Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности". Данный стандарт описывает внедрение и эксплуатацию систем информационного менеджмента, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надежность и целостность информации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения документов в систему до уничтожения; Международный стандарт ИСО/ТО 12654: 1997 "Электронный имиджинг - Рекомендации по управлению системами электронной записи при записи документов, которые могут потребоваться в качестве, на оптический диск с однократной записью и многократным считыванием"; Международный стандарт ИСО/ТО 12037: 1998 "Электронный имиджинг - Рекомендации по удалению информации, записанной на неперезаписываемом оптическом носителе". Международная организация по стандартизации также принимает стандарты по качеству и прикладным задачам электронного имиджинга.

Обязательной частью управления электронными документами, в зарубежном архивоведении, является управление метаданными. Метаданные - это данные, которые описывают контекст (под контекстом имеется в виду ситуация, которая послужила причиной для произошедших событий, создания и хранения, фиксирующих эти события документов), контент (содержание) и структуру документов, а также управление документацией в течение времени.

Стандарты делопроизводственных метаданных - особый тип стандартов метаданных, они должны обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации. Стандартизация делопроизводственных метаданных в течение нескольких лет проводилась на национальном уровне, а в последние годы перешла на международный уровень. Международный стандарт ИСО 23081 "Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов" посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

В стандарте ИСО 23081 были определены пять типов метаданных и установлены требования к этим категориям метаданных, исходя из требований ИСО 15489:

О самом документе;

О принципах и правилах управленческой деятельности;

О лицах, участвующих в процессе управления и делопроизводства;

Об управленческой деятельности и ее процессах;

О делопроизводственных процессах.

В настоящее время у специалистов нет единого мнения о составе и наборе метаданных. Остается открытым вопрос смогут ли системы метаданных заменить традиционное архивное описание.

В условиях нового времени произошел переход от управления документальными комплексами, к созданию систем для управления и хранения документов. Такая система используется для описания управленческих процессов, правил, процедур, практики, кадров и автоматизированных механизмов. Основной задачей здесь является определение набора требований к системе управления документами. В частности, система должна отвечать правовым и организационным требованиям, национальным и международным стандартам, соответствовать лучшей практике работы с документацией. Система должна включать все управленческие документы и все метаданные, относящиеся к управленческому процессу. Она должна защищать документы от случайного или преднамеренного удаления, обеспечивать работу со всеми компонентами документа. Система должна гарантировать, что документы могут использоваться в будущем, что содержание документа и все необходимые метаданные можно будет без потери информации воспроизвести в новой системе.

В результате различных проектов было создано несколько перечней требований к системам управления документацией. В 2001 году для Европейского Союза была подготовлена Спецификация Модельных требований к управлению электронными документами (MoReq). В них содержатся функциональные требования к системе управления электронными документами. MoReq де-факто стали стандартом в Европе. Они применяются не только в странах Европейского Союза, но и в некоторых других странах (так например, требования к системам управления электронными документами в Великобритании, США, Австралии, Канаде).

Стандарт может использоваться:

Потенциальными пользователями: как основа для подготовки конкурсных требований (технического задания);

Пользователями: как основа для проведения аудита и проверки существующих автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ);

Учебными заведениями: как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному делопроизводству и как учебный материал;

Поставщиками и разработчиками АС ДОУ: как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.

Европейский стандарт MoReq доступен на официальной странице по адресу http://www.cornwell. co. uk/moreq. htme. [37]

За рубежом также изучаются и регламентируются вопросы управления архивными базами данных, сообщениями электронной почты, веб-сайтами.

Базы данных - это особый вид электронных документов. Особенность баз данных состоит в том, что они постоянно изменяются и дополняются, поэтому их подписание средствами электронной цифровой подписи до завершения формирования, по сути, не имеет смысла. При управлении документами, содержащимися в базах данных, необходимо определить, что в каждом конкретном случае является документом: некоторые таблицы в базе данных, отдельные документы базы, вся база данных. При хранении базы данных может потребоваться хранить только отчеты базы данных, делать "моментальные снимки", копировать базу данных, хранить базу данных целиком.

Управление документами электронной почты - одна из составляющих управления документацией организации. Для сохранения важных управленческих документов, необходимо наличие в организации нормативно установленных правил и процедур управления массивом электронных документов. Нормативные документы, разрабатываемые архивными органами, рекомендуют включать в систему управления документацией только те сообщения электронной почты, которые документируют деловую деятельность организации, и не включать личные сообщения. Поскольку существует вероятность того, что личная переписка может стать достоянием общественности.

В зарубежных странах важной частью концепции управления веб-документами является архивирование сайтов. Наряду с основными проблемами архивирования сайтов (какие элементы сайта необходимо архивировать, на какой стадии жизненного цикла, с какой периодичностью, как распечатать на бумаге и тд) очевидно, что для разных типов сайтов должны существовать разные принципы архивирования, поскольку содержание и назначение таких сайтов может различаться.

Таким образом, в зарубежном архивоведении электронными документами управляют в рамках общей стратегии управления электронными документами. В последнее десятилетие данная стратегия получила значительное развитие. Архивные органы выпускают периодические информационные издания по вопросам управления электронными документами, словари, библиографические указатели. В ряде стран национальные архивные органы объединили усилия различных экспертных коллективов в единое партнерство специалистов по архивным и техническим вопросам, и это позволяет получить весомые результаты необходимые для развития теории и практики работы с документацией. Появились важные и полезные теоретические модели. В практику деятельности различных организаций внедряются правила, методы и технологии работы с электронными документами.

Ниже будет рассмотрена деятельность стран - лидеров в области исследования и нормативного регулирования вопросов управления электронными документами. Это Австралия Соединенные Штаты Америки и Великобритания. Выбор обозначенных стран был произведен не случайно. В первую очередь эти страны активно участвуют в разработке международных нормативных документов в области регламентации работы с электронными документами. У них имеется необходимая государственная нормативная база работы с электронными документами, развито региональное законодательство (особенно, в Австралии и США). Также в Австралии, США и Великобритании национальные архивные службы активно участвуют в формировании нормативной правовой базы работы с электронными документами, занимаются методическим обеспечением применения электронных документов и научно-исследовательскими работами в указанной области. И, наконец, для этих стран характерен высокий статус национальных профессиональных объединений управляющих документацией, а также общественный интерес к вопросам документационного обеспечения управления.