Делопроизводство и новые информационные технологии

Оглавление

 

Введение

Глава 1. Делопроизводство и новые  информационные технологии

1.1 Определение терминов «делопроизводство»  и «новые информационные технологии»,  их взаимодействие. Информационные  системы

1.2 Автоматизация делопроизводства

1.3 Электронный документооборот

Глава 2. Нормативное регулирование  использования новых информационных технологий в делопроизводстве

2.1 Федеральные законы

2.2 Национальные (государственные)  стандарты

2.3 Иные нормативно-методические документы

Глава 3. Примеры использования  систем электронного документооборота (СЭД)

3.1 «Дело» – система автоматизации  делопроизводства и электронного  документооборота

3.2 DocsVision 4.0. Приложение «Административное производство»

3.3 Опыт некоторых госструктур  в автоматизации делопроизводства  и внедрении СЭД

Заключение

Список использованных источников и литературы

 

Введение

 

Управленческая деятельность в  России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

На сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Неоспорима важность сохранности  и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с  различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и  профиля деятельности играют современные  системы электронного документооборота.

С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая  важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию  новых технологий.

Существует мнение, что в настоящее  время только около 30% всей корпоративной  информации хранится в электронном  виде (как в структурированном - в  базах данных, так и в неструктурированном).

Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые  трудности при ее поиске и обработке. Тем не менее, это соотношение  постепенно меняется в пользу электронной  формы хранения (в частности, через  развитие электронных архивов).

В настоящее время на большинстве  российских предприятий документооборот  в виде договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации, и т.д., хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто  неупорядоченно на файл-сервере). При  этом практически неизбежно возникает  дублирование информации, а также  не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Необходимость автоматизации документооборота организаций определяет актуальность данной темы.

В данной курсовой работе рассматриваются  определения важнейших терминов в сфере делопроизводства и информационных технологий, нормативно-методическое регулирование данных аспектов, а  также примеры использования  систем автоматизации делопроизводства в конкретных организациях.

Глава 1 посвящена определению терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии». Также в ней дается различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот». Необходимо заметить, что в современной профессиональной литературе обычно отождествляются  такие понятия, как «система автоматизации  делопроизводства» (САД) и «система электронного документооборота» (СЭД). В главе 1 представлено мнение А.М. Савельева, объясняющее различия между указанными понятиями.

Задача, поставленная в главе 2 –  описать нормативные акты (федеральные  законы, национальные стандарты, прочие нормативно-методические документы), так  или иначе регулирующие применение новых информационных технологий в  делопроизводстве организаций.

Глава 3 описывает конкретные примеры  использования систем электронного документооборота (СЭД). Первые два  параграфа посвящены описанию двух популярных СЭД – «ДЕЛО» и «DocsVicion 4.0. «Административное производство».

В параграфе 3.3. приведены примеры  автоматизации делопроизводства в  таких государственных структурах, как Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, Центральный  Банк Российской Федерации и Совет Федерации. Кроме того, на основании приведенной информации анализируются типичные проблемы во внедрении автоматизации делопроизводства на предприятии.

Целью курсовой работы является рассмотрение важнейших процессов внедрения  новых информационных технологий в  делопроизводстве, а также рассмотрение возникающих при этом основных проблем.

 

Глава 1. Делопроизводство и новые  информационные технологии

 

1.1 Определение терминов «делопроизводство»  и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные  системы

 

Для рассмотрения темы курсовой работы – «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение  терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу  Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с. 23]

Управление можно представить  как последовательный процесс:

получения информации;

обработки информации;

принятия решения;

доведения решения до сведения исполнителей;

исполнения решения;

подведения итогов. [21; с. 142-144]

При этом необходимая информация для  принятия решений и сами решения  могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому  делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами работники  сферы управления затрачивают в  среднем до 60 % рабочего времени. Объем  технической работы с документами  нередко настолько велик, что  мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация  делопроизводства рассматривается  как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление. [20; с. 117-118]

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

документирования (записи информации на различных носителях по установленным  правилам)

организации работы с документами, которая заключается в организации  документооборота, хранении и использовании  документов в текущей деятельности предприятия.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии  представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

общепринятых принципов обработки  документов;

приемов в работе с документами  конкретного предприятия.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных  программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация  документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) [21; с. 145]

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. [14; с. 54]

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях  и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы  осуществления таких процессов  и методов. [4]

В настоящее время под информационными  технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.

Информационная система – это  система, предназначенная для ведения  информационной модели, чаще всего  какой-либо области человеческой деятельности. [14; с. 75] Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система –  совокупность содержащейся в базах  данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. [4]

Информационная система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

хранение информации;

передача информации;

преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

ручные информационные системы (характеризуются  отсутствием современных технических  средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера  в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);

автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс  ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная  роль отводится компьютеру);

автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке  информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые  машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с. 77-78]

Обычно термином «информационные  системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Каким образом возможно использование  в делопроизводстве новых информационных технологий?

В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы  управления и делопроизводства, компьютер  использовался лишь как «умная пишущая  машинка». С появлением Интернета  и электронной почты, компьютер  стал также и средством связи  между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как  организация системы делопроизводства на предприятии.

В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии  имеется достаточно широкий выбор  систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

системы управления документами (такие  как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);

справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);

комплексные системы (предназначенные  для автоматизации работы различных  служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

В условиях традиционного «бумажного»  делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих  технологических функций:

изготовление и учет бумажных документов,

их перемещение по организации  и отправка;

контроль работы с документами  исполнителей;

уничтожение / хранение документов

связанная с документами справочно-аналитическая  работа.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные  электронные технологии работы с  документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения  функций по работе с документами  в организации, но и, что еще более  важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых  и эффективных схем управления.

Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:

путаница и проблема поиска документов;

невыполнение документов в срок;

дублирование и противоречие документов друг другу;

неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;

невозможность проследить историю  работы с документами.

Один из самых эффективных путей  решения проблемы управления документами  – переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети. [12; 13]

Принципиальное решение – компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих  местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном  компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории  документооборота организации.