Делопроизводство и новые информационные технологии

Кроме того, в системе возможны следующие этапы документооборота:

ведение номенклатуры дел (ведение  справочника номенклатуры дел) –  процесс, заключающийся в составлении  систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке;

формирование дел и томов  – процесс формирования дел с  вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;

списание документов в дела –  процесс помещения документа  в дело, согласно номенклатуре дел;

передача дел во временное пользование  – до закрытия дел документы в  составе этих дел могут передаваться во временное пользование;

архивирование дел – производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи  дел на передачу в архив;

передача дел в подразделения  – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях.

передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для  передачи в фонды постоянного  хранения;

уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

Наряду с автоматизацией основных процессов делопроизводства приложение DocsVision «Административное делопроизводство» предоставляет ряд вспомогательных сервисов:

сервис уведомлений – подсистема, предназначенная для рассылки пользователям  системы уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий;

контроль получения ответа на документ – позволяет устанавливать ожидаемый  срок ответа и дату фактического получения  документа-ответа;

подсистема построения отчётов  – позволяет быстро создавать  новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;

электронный телефонный справочник –  синхронизирован со справочником сотрудников  и предоставляет удобный интерфейс  доступа к различной информации о сотрудниках;

Web-доступ для поиска и просмотра документов – подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.

Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для хранения информации и обработки запросов на выборку данных;

Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядро клиентской части – Менеджер объектов – обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций. [1]

 

3.3 Опыт некоторых госструктур  в автоматизации делопроизводства  и внедрении СЭД

 

На основании изучения специализированной прессы (журнал «Справочник секретаря  и офис-менеджера») можно убедиться  в том, что многие организации, особенно государственные структуры, активно  осуществляют автоматизацию делопроизводства и внедряют системы электронного документооборота (СЭД).

Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, к  примеру, разрабатывает собственную СЭД. Создана база, основным элементом которой является уникальная локальная сеть, объединяющая все территории, на которых расположено Министерство.

Развернут и успешно функционирует  мощнейший электронный почтовый сервер, число абонентов которого превышает 2000 человек. В рамках локальной  сети создан ведомственный информационный портал, создающий возможность открытого  доступа (в рамках министерства) к  различным базам данных, статистике, обзорам, анализам и электронной  библиотеке документов. Все структурные  подразделения имеют свой сайт в  этом портале и возможность для  оперативного обмена информацией.

Министерство использует систему  автоматизированного делопроизводства при регистрации документов. Все  сведено в единую электронную  базу. С помощью компьютера можно  узнать, какая корреспонденция находится  на исполнении у того или иного  подразделения; любой сотрудник  имеет доступ к этой системе и  может свободно ей пользоваться.

Однако СЭД в Минэкономразвития  пока не позволяет полностью реализовать  все задачи электронного документооборота. В ближайшей перспективе планируется  повсеместное использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Несмотря на то, что закон  об ЭЦП уже принят, его реализация не везде прописана в подзаконных  актах. Также пока не решен вопрос о постоянном обновлении нормативов на ЭЦП, которые быстро устаревают. Еще одной из проблем внедрения  СЭД является профессиональная и  техническая подготовка сотрудников  Министерства, главной целью здесь  является, по мнению автора статьи (С.В. Кузнецов, руководитель Административного  департамента Министерства), чтобы  сотрудники воспринимали СЭД как  необходимый инструмент, без которого невозможно эффективно работать. [9]

В системе корпоративного регулирования  ДОУ в Центральном Банке Российской Федерации можно выделить следующие  основные элементы:

ведомственные акты и распорядительные документы;

организационно-методическое руководство  и система информационного обеспечения;

работа с персоналом и корпоративная  культура.

Информационно-технологическую основу корпоративного регулирования ДОУ  в Банке России составляет Система  автоматизации документооборота и  делопроизводства (САДД), внедренная в  центральном аппарате Банка (1997 г.), во всех территориальных учреждениях  Банка (78 главных управлений и национальных банках), а также в 9 организациях при Банке (2000 – 2001 гг.). Кроме того, внедрена автоматизированная технология в расчетно-кассовых центрах.

Во всех территориальных учреждениях  Банка России не только используется единый территориальный программный  продукт для автоматизации работы с документами, но и контролируется соблюдение единых нормативных требований и применение типовых классификаторов (справочников).

Опыт нормативно-методического  регулирования САДД Банка России (в нормативных актах, справочных и методических материалах, должностных  инструкциях) показал необходимость  издания специальных документов по регламентации документационных процессов. В ЦБ РФ таким документов является «Регламент работы с документами  в системе автоматизации документооборота и делопроизводства». На его основе разработаны подобные регламенты для  каждого подразделения Банка, осуществляющего  эксплуатацию САДД. [7]

Совет Федерации РФ прошел при внедрении  системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота следующие  этапы:

изучение теоретических аспектов автоматизации;

системный анализ существующего порядка  работы с документами;

создание проекта системы делопроизводства и

электронного документооборота, в  котором прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы как в целом, так и для каждого участка отдельно;

на основании вышеуказанного проекта  – поиск готовой системы автоматизации  делопроизводства на рынке отечественных  и западных производителей.

В настоящее время в Совете Федерации  функционирует система автоматизированного  делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ». Пользователи системы, выполняющие  только операции поиска информации о  документах и их образах, могут быть подключены в режиме Intranet (локальная сеть). Пользователь системы в любой момент может получить полную информацию о состоянии, истории движения и исполнения документов.

Система защищена от несанкционированного доступа, в ней содержится 3 % информации с грифом «Для служебного пользования», персональные данные.

Проблемы, с которыми сталкивается Совет Федерации при автоматизации  делопроизводства и внедрении новых  стандартов:

проблема в сфере привлечения  административного ресурса;

трудности в области организации  учебы и консультаций, недостаточный  уровень компьютерной грамотности  персонала;

противоречия в управлении человеческим фактором;

сложности в проведении аналитической  работы. [15; 19; 22]

Проанализировав опыт вышеуказанных  госструктур по автоматизации делопроизводства и внедрению СЭД, можно выделить следующие моменты.

Во-первых, каждая из указанных организаций  создает (или приобретает) СЭД (либо САД), учитывая специфику делопроизводства и документооборота данной конкретной организации. На данном этапе можно  утверждать, что не существует универсальной СЭД, которая подходила бы для любого предприятия.

Во-вторых, выявлены следующие основные проблемы в процессе внедрения СЭД:

а) проблема человеческих ресурсов (техническое  и профессиональное обучение);

б) проблема разработки и обновления нормативных актов и методических материалов, соответствующих развитию процесса автоматизации ДОУ.

Заключение

 

Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в  сфере документоведения и ДОУ.

Электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного  делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая  работа исполнителей с документами  и невозможность проследить историю  работы с документами.

Внедрение систем автоматизации делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в реальности с  такими проблемами, как отсутствие универсальной системы для любого предприятия, проблемой человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных  актов развитию процесса автоматизации  ДОУ.

 

Список использованных источников и литературы

 

Опубликованные источники:

DocsVision – Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота [Электронный ресурс]: сайт компании DocsVision. – Режим доступа: docsvision/ – Проверено 17.03.2008 г.

Интернет-сервер АКДИ Экономика и  жизнь [Электронный ресурс]: сайт Агентства  консультаций и деловой информации. – Режим доступа: akdi/ - Проверено 17.03.2008 г.

ЭОС – автоматизация делопроизводства и электронный документооборот [Электронный  ресурс]: сайт компании Электронные  Офисные Системы. – Режим доступа: eos/ – Проверено 17.03.2008 г.

Справочно-информационная система  «КонсультантПлюс».

Литература

Баласанян, В.Э. 2006 год – год электронного документооборота [Текст] / В.Э. Баласанян, Е.В. Губернская // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С. 78 – 81.

Баласанян, В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту [Текст] / В.Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 15 – 18.

Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование  документационного обеспечения  управления (опыт Банка России) [Текст] / М.П. Бобылева // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2004. – № 2. –  С. 56 – 63.

Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация  и технология документационного  обеспечения управления) [Текст]: учебник  для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

Кузнецов, С.К. Опыт реформирования системы  документационного обеспечения  Минэкономразвития РФ [Текст] / С.К. Кузнецов // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С. 72 – 78.

Ларин, М.В. Работа с электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД [Текст] / М.В. Ларин // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2006. – № 1. –  С. 36 – 40.

Ларин, М.В. Работа с электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД [Текст; окончание] / М.В. Ларин // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2006. – № 2. –  С. 32 – 39.

Линев, А.А. Регионы готовы к внедрению  систем электронного документооборота [Текст] / А.А. Линев // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2006. – № 4. –  С. 84 – 85.

Назаренко, О.Б. Программное обеспечение  Интернет/Интранет клиента [Текст] / О.Б. Назаренко // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С. 92 – 95.

Петров, В.Н. Информационные системы [Текст]: учебник для вузов / В.Н. Петров. –  СПб.: Питер, 2002. – 688 с.

Рыжикова, Т.В. Аппарат Совета Федерации  на этапе перехода к безбумажным  технологиям [Текст] / Т.В. Рыжикова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 8. – С. 62 – 67.

Рысков, О.И. Нормативная база управления документацией: 2005 год [Текст] / О,И. Рысков // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С. 34 – 38.

Рысков, О.И. Нормативная база управления документацией: 2005 год [Текст; окончание] / О.И. Рысков // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2006. – № 4. –  С. 36 – 40.

Савельев, А.М. «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства»? [Текст] / А.М. Савельев // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2003. – № 1. –  С. 17 – 22.

Синева, Н.А. Технология внедрения  системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ" в Совете Федерации [Текст] / Н.А. Синева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 5. – С. 82 – 87.

Спивак, В.А. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.: ил.