Деловая документация

 

       УО «Смиловичский государственный аграрный колледж»

 

« Деловая документация»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Домашняя контрольная  работа №1

Вариант №8

Учащейся Амбарниковой

Александры Александровны

3 курса    31-Ю группы

специальность «Правоведение»

шифр учащегося 08

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ул. Садовая, д. № 1

д. Подсадские

Узденский р-н

Минская обл.

223 404

СОДЕРЖАНИЕ

8. Раскройте особенности хранения документов реорганизуемых и ликвидированных организаций.

 

24. Раскройте понятие о документе и дайте классификацию документов.

 

 

41. Раскройте порядок проведения экспертизы ценности документа, ее задачи  и цели 

                                                                                                                                   Задание №8.

Составьте и оформите должностную  инструкцию экономиста РУП «Агросервис»  Пуховичского района Минской области. Все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современном мире возрастает важность документов в деятельности организаций и учреждений, именно они являются инструментом этой деятельности. Отсутствие организованной технологии управления документооборотом приводит к тому, что в нужный момент невозможно определить с каким документом работает предприятие, каково текущее состояние документа. Чётко налаженная организация работы с документами — залог эффективного управления.

Специалисты часто выполняют  функции руководителей предприятий. Современные специалисты-руководители должны иметь представление о  документационном обеспечении и  владеть основами организации делопроизводства на предприятии.

Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных  актах. Документ – это средство закрепления на специальном материале (бумаге) результатов деятельности предприятия или учреждения.

Целью моей контрольной работы является – изучение такого  предмета обучения,как деловая документация, для дальнейшей работы с документами.

 

8. Основным нормативным актом, определяющим порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в редакции от 20.06.2008 № 349-З). В соответствии со ст. 16 вышеназванного Закона при ликвидации государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, т.е. организаций Списка № 1 1, документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив.

Документы с истекшими  сроками хранения после работы ликвидационной комиссии выделяются к уничтожению. Документы временного хранения с  не истекшими сроками хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. Под документами по личному составу имеются в виду:

1. приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, персональных надбавках, компенсациях за совмещение, отпусках по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, длительных и зарубежных командировках работников;

2. личные карточки работников;

3. лицевые счета по зарплате работников;

4. личные дела работников;

5. акты о несчастных случаях на производстве;

6. алфавитные списки работников и другие документы с 75летним сроком хранения.

Если же ликвидируется  организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, т.е. организация Списка № 2, тогда  все ее документы передаются на хранение в архив вышестоящей организации.

В случае ликвидации организации  негосударственной формы собственности  документы постоянного хранения и документы по личному составу  передаются на хранение в районные и городские архивы, которые за последние годы созданы практически  при всех районных и городских  исполкомах нашей страны.

Документы постоянного хранения в организациях негосударственной  формы собственности - это:

1. учредительные документы (Устав, положение об организации, свидетельство о государственной регистрации и др.);

2. протоколы собраний учредителей;

3. приказы по основной деятельности;

4. штатные расписания;

5. годовые бухгалтерские балансы (отчеты о финансово­хозяйственной деятельности) и ликвидационный баланс;

6. годовые статистические отчеты;

7. переписка по основным вопросам деятельности.

Руководство упорядочением  документов ликвидированных организаций  осуществляет ликвидационная комиссия.

Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственный архив на постоянное хранение в упорядоченном состоянии  по описям.

На документы с истекшими  сроками хранения составляется акт  о выделении их к уничтожению, который вместе с описями также  передается в государственный архив. Только после передачи документов на государственное хранение лик­видируемая организация получает из архива справку о том, что документы переданы на государственное хранение, после чего можно приступать к оформлению процедуры ликвидации организации.

В соответствии со ст. 56 Положения  о государственной регистрации  и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйст­вования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 (в редакции от 17.12.2007 № 8), не только организации негосударственных форм собственности, но и индивидуальные предприниматели при прекращении своей деятельности обязательно должны сдавать документы по основной деятельности и личному составу в районные и городские архивы.

А теперь определимся с  таким понятием как документы  в упорядоченном состоянии. Это  понятие означает, что документы, поступающие на государственное  хранение, должны быть:

1. сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

2. переплетены;

3. оформлены в соответствии с архивными требованиями (пронумерованы, составлены заверительные надписи, в необходимых случаях составлены внутренние описи, оформлены реквизиты обложек дел);

4. на переплетенные и оформленные документы должны быть составлены сдаточные описи;

5. к описям составлена историкоархивная справка или предисловие.

Таким образом, первым этапом по подготовке документов ликвидированных  организаций к передаче на государственное  хранение является формирование дел  строго в соответствии с номенклатурой  дел.

В случае, если организация ликвидируется, а номенклатуры дел в организации никогда не было, необходимо провести тщательную экспертизу научной и практической ценности документов организации за все годы ее существования и сформировать дела, исходя из основных требований формирования дел, в частности, дело формируется из документов одного вида одного срока хранения за один календарный год. Исключение составляют личные дела и некоторые другие, связанные с рассмотрением одного вопроса в течение некоторого времени. В деле не должно быть копийных и дублетных экземпляров. Копии документов предусмотрены лишь в личных делах, а также допускается формирование учредительных документов в копийном варианте при отсутствии оригиналов.

Рассмотрим принципы формирования дел с документами постоянного  хранения и по личному составу.

 

Приказы руководителя организации

 

В отдельные дела должны быть сформированы приказы по основной деятельности и по личному составу. Следует помнить, что речь идет о  приказах по личному составу с 75-летним сроком хранения. Так как приказы  в течение календарного года накапливаются  в скоросшивателях или папках, следовательно, изначально они лежат  в обратном порядке. При подготовке к переплету приказы необходимо разложить в пределах одного календарного года по регистрационным номерам, придерживаясь  принципа "от меньшего номера к большему". Например, от приказа № 1 до приказа № 225 первым должен располагаться приказ № 1. Этот принцип можно сформулировать как "принцип книги". На первый взгляд, это слишком просто и необязательно об этом говорить, но на удивление часто встречается ошибка, как расположение документов при переплете.

Документы, которые явились  основанием для приказов (докладные  и объяснительные записки, информации, справки и т.д.), изымаются в  отдельное дело. Приказ должен быть "одиноким". Вместе с приказами  помещаются только документы, которые  являются их приложениями или утверждаются ими.

Обязательно на стадии подготовки к переплету необходимо обратить внимание на правильность оформления приказов, наличие подписей и регистрационных  номеров. Изымаются из дела проекты, копии, черновики.

Довольно часто встречается  ситуация, когда приказы руководителя организации по основной деятельности и по личному составу формируются  в одно дело, имеют единую валовую  регистрацию, что особенно характерно для 90-х годов прошлого века. Разумеется, это неправильно. В данном случае при проведении экспертизы ценности документов не следует делить эти  приказы на две группы и, соответственно, на два дела, так как нарушается порядок в нумерации. Целесообразно оставить их в одном деле так, как они формировались изначально. Это необходимо отразить в заголовке дела на обложке. Например:

Приказы директора предприятия

по основной деятельности

и личному составу

Если это организации  из Списка № 1 или негосударственных форм собственности, тогда дело должно быть включено в годовой раздел описи дел постоянного хранения. Если это организация из Списка № 2, -- в годовой раздел описи дел по личному составу.

По всем вопросам, связанным  с передачей документов на государственное  хранение организации, следует обращаться в государственные архивы по месту  регистрации организации.

В следующем номере мы расскажем  вам о принципах формирования дела постоянного срока хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения.

 

Протоколы (коллегий, собраний учредителей, общих собраний коллектива, тендерных комиссий и  т.д.)

 

Протоколы формируются в  одном деле за один календарный год  по принципу: от меньшего номера к большему. В случае, если документы к протоколам составляют небольшой объем, то целесообразно их размещать вместе с протоколами, к которым они относятся. Однако, если документов к протоколам много, например, к протоколам тендерных комиссий, тогда их следует формировать в отдельные дела, при необходимости - в нескольких томах.

К сожалению, понятия "мало документов" и "много документов" в нормативных актах по архивному  делу не рассматриваются, поэтому при  формировании дел уместно исходить из того общеизвестного требования, что количество листов в деле не должно превышать 250.

В каждом конкретном случае следует самим, исходя из целесообразности и объема документов, определять, как  лучше сформировать дела с протоколами  и документами к ним.

Переписка

В архив на государственное  хранение передается переписка по основным вопросам деятельности.

При формировании дел с  перепиской самой распространенной ошибкой является формирование отдельных  дел "Входящая корреспонденция" и "Исходящая корреспонденция". Все письма должны быть сформированы в дело "Переписка..." по принципу: письмозапрос и к нему письмоответ. Внутри такого дела письма располагаются в хронологическом порядке по регистрационным номерам писем­запросов.

 

Бухгалтерские балансы и статистические отчеты, сметы и штатные расписания

 

Государственный архив принимает  на постоянное хранение только годовые  бухгалтерские балансы, отчеты о  финансово­хозяйственной деятельности организации, статистические отчеты по различным направлениям деятельности, штатные расписания и сметы расходов и доходов. Все перечисленные виды документов формируются по каждому виду документов в дела за один календарный год.

 

Лицевые счета  по зарплате работников

 

Лицевые счета по зарплате работников располагаются в деле по алфавиту фамилий за один календарный  год. В организациях с большой  штатной численностью из лицевых  счетов формируют несколько томов, сохраняя тот же алфавитный принцип, например, 1 том - на буквы А - В, 2 том - на буквы Г - Е и т.д.

Достаточно часто в  практике встречается формирование лицевых счетов по структурному и  так называемому иерархическому принципам. Иными словами, лицевые  счета по зарплате работников располагают  в деле по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения - по должностям, вначале руководство, а далее "по табели о рангах". Этот принцип не эффективен, потому что затрудняет поиск необходимой  информации при подготовке справок  социально­правового характера.

Нельзя также согласиться  с положением Основных правил работы архивов центральных и местных  органов государственной власти и управления, учреждений, организаций  и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5, которые  рекомендуют располагать лицевые  счета в самостоятельные дела в пределах года по алфавиту фамилий  внутри структурных подразделений. Учитывая, что лицевые счета по зарплате работников хранятся 75 лет и никому не дано знать, какие изменения могут произойти в организации даже за 10-20 лет, представляется нецелесообразным привязываться к структуре организации. Стержнем любого построения должен быть принцип, который отличается постоянством. Алфавитный принцип соответствует этому требованию, он неизменен в течение веков.