Деловая документация

 

Личные карточки уволенных работников

 

В архив передаются только личные карточки уволенных работников. Дела формируются по году увольнения работников, например, личные карточки работников, уволенных в 2003 году и  т.д. Если в деле более 250 листов или  корешок дела превышает 4 см (карточки обычно изготавливают из плотной бумаги), тогда из личных карточек формируется несколько томов в пределах одного календарного года. Внутри каждого дела личные карточки располагаются по алфавиту фамилий.

 

Личные дела уволенных работников

 

Личные дела уволенных  работников можно сформировать двумя  способами:

1) личное дело каждого работника составляет одно отдельное дело;

2) личные дела работников, уволенных в течение одного года, брошюруются в тома (или один том) по алфавиту фамилий.

Думается, второй способ экономичен, позволяет хранить документы  компактно.

Но какой бы способ формирования вы ни избрали, внутри каждого личного  дела работника документы должны быть расположены в одном, определенном нормативными документами порядке.

Инструкция о порядке  формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам  и делопроизводству при Совете Министров  Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, регламентирует следующую последовательность расположения документов при формировании личного  дела:

• - внутренняя опись документов;
• - дополнение к личному листку по учету кадров;
• - личный листок по учету кадров;
• - автобиография;
• - копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, заявление о приеме на работу;
• - копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел  отдельных категорий работников включаются дополнительно следующие  документы:

• - декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
• - контракт (для государственных служащих);
• - справка­объективка;
• - анкета;
• - копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
• - копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
• - копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
• - договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• - направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

Кроме того, в личные дела включаются документы, характеризующие  деловые, общественно­политические, научные и личные качества работника:

• - характеристики и аттестационные листы;
• - списки научных трудов и изобретений;
• - заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
• - копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
• - документы о наложении дисциплинарных взысканий в случае увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания.

24.Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества. Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет.

В результате появились системы  мнемонических знаков для ведения  счёта при помощи предметов, а  также более сложное «узелковое письмо».

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой  информационной технологии. С помощью  графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на                   каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная  на материальном носителе, выполняла  в древности роль свидетельства, доказательства. К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага". Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием.

К середине 20 века получил  определённость ещё один важнейший  аспект документа - исторический, т.е. его  значение как носителя ретроспективной  информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.". Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ". Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация.

Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало  в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия".

Документ (от лат. ducumentum — поучительный пример, свидетельство) — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документы широко используются в повседневной деятельности. Они  служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (так как имеют юридическую  силу), историческими источниками. В  документах закрепляется государственное  устройство, они служат также средством  общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также  возможность передачи ее другому  лицу, многократное повторное обращение  к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному  хранению, максимальная наглядность. Для  того чтобы документ обладал этими  качествами, он должен быть правильно  составлен как по форме, так и  по содержанию.

Для того чтобы выработать определенные принципы составления  и оформления документов, формы и  методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация  документов производится на этапе группировки  их в дела — это первичная ступень  классификации обусловлена самим  понятием дела. Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенный в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.

Классификация документов —  необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

          Документы классифицируются по  различным признакам:

● по способу фиксации информации (письменные, графические, фото- и кинодокументы);

● по содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчётные, по личному составу и т.д.);

● по наименованию (приказы, положения и т.д.);

● по видам  (типовые, примерные, индивидуальные и  трафаретные);

● по степени сложности (простые и сложные);

● по месту составления (внутренние и внешние);

● по срокам исполнения (срочные и несрочные);

● по происхождению (служебные и официально-личные);

● по степени гласности (обычные, секретные и для служебного пользования);

● по юридической  силе (подлинные и подложные документы);

● по назначению (стадиям создания) (подлинники, черновики, копии);

● по срокам хранения (постоянного срока хранения, временного (до 10 лет), и долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

● по роду деятельности (плановая, организационно-распорядительная, расчётно-денежная и т.д.).

           Классификация документов на предприятии:

  Классификация  документов — это разделение всех документов предприятия по определенным признакам на дела.

 

На различных  предприятиях состав и количество создаваемых  документов неодинаковы. Тем не менее документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам. Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

1. ● по названию видов документов, например: «Акты», «Приказы», «Контракты» и т.д.
2. ● по содержанию документов, например: «Документы по поставке фарфоровых изделий за 2004 год» (контракты, акты, переписка);
3. ● по объектам, фирмам-контрагентам, к которым относятся документы, например: «Документы по совместной деятельности с ОАО «Реал» за 2004 год»;
4. ● по корреспондентам, с которыми ведется переписка;
5. ● по грифу ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну, например: «Протоколы заседаний Совета директоров за 2004 год».
6. Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона, например: «Переписка с учебными центрами Англии по организации стажировок за 2004 год».
7. В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

 

41. Под экспертизой документов понимается их изучение и определение научного, народнохозяйственного, культурного и другого государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав НАФ. Документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах республики. Документы справочного значения хранятся временно в архивах ведомств и учреждений и по истечении сроков возможного их использования уничтожаются.