Документ: его понятие и основные требования к оформлению

Министерство культуры Омской области

Омский библиотечный техникум

 

 

 

 

 

Кобелецкая  Екатерина Александровна

студентка 3 курса

специальности  034702

«Документационное  обеспечение  управления  и архивоведение»

 

ДОКУМЕНТ: ЕГО  ПОНЯТИЕ И ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К  ОФОРМЛЕНИЮ

Курсовая работа

 

 

 

Научный руководитель:

Фризен Виктория Геннадиевна

 

 

 

 

2013

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………3-4

Глава I. Появление документа…………………………………………….5

            1.1 Общая характеристика………………………………………...5-6

            1.2 История делопроизводства……………………………………6-14

Глава II. Теоретические основы………………………………………….14

1.  Понятия «документ»…………………………………………...14-18

2.  Юридическая сила документа…………………………………18-19

2.3 Функции документа………………………………………….....19-20

          2.4 Основные правила составления и оформления документов…20-23

Глава III. Требования к составлению и оформлению документов…….23

3.1 Требования к оформлению реквизитов документов…………23-34

3.2 Требования к бланкам документов……………………………34-35

Заключение………………………………………………………………...36

Список литературы………………………………………………………..37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Деятельность любой организации  невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При  этом информация все чаще принимает  фиксированный документальный характер.

Каждому человеку хотя бы один раз в течение своей жизни  приходится составлять документы, а  работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с  момента рождения, поступления в  школу, затем в специальное среднее  или высшее учебное заведение, затем  устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. В документах отражается и учитывается  деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами: заключение договоров, оформление бухгалтерских, кадровых, распорядительных документов и т.п. При проверке работы организации, проведении ревизии исследуют, прежде всего, документы, в которых  зафиксирована деятельность организации  или фирмы.

Объектом  исследования является документ.

Предметом исследования является общие требования к оформление документов.

Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение понятия документов и его основных требований по составлению и оформлению.

В связи  с поставленной целью в работе решались следующие задачи:

1. Изучить история возникновения и развития делопроизводства
2. Изучение понятия «документ»;
3. Изучение основных правил составления и оформления документов.

 

При написании работы применялся метод анализа управленческой информации.

 

Основу  данной работы составили учебное пособие «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления» Кирсановой М.В.и Аксенова Ю.М., и «Делопроизводство: Практическое пособие» Андреевой В.И.  Законодательную базу работы составили: Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97 а также «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

 

Структура курсовой работы: Курсовая работа состоит из введения, трёх глав, заключения и списка использованной при написании работы литературы.

Глава I. Появление документа

1.1 Общая характеристика

С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе: с помощью нечленораздельных  звуков, мимики и жестов. Затем появились  наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость  фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей  информации. На следующих этапах это  уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг.

А в  наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации (документированием). Это  очень тяжелый, кропотливый труд, требующий большого внимания и напряжения.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с  помощью которых мы имеем возможность  узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности  быта своего народа, правовые формы  и этические нормы взаимоотношении  между обществом и государством, а также между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как  способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

Уже в V в. до н.э. древнеримский  плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалась абсолютная точность формулировок  и безукоризненное знание  формы изложения,  иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения  и передачи информации.

 

1.2 История  делопроизводства.

      До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

       Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Х в. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945гг.

Документы хранились в  центральных храмах, в крупных  городах существовали хранилища  документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев  различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую  силу. Большой юридической силой  обладали церкви.

С увеличением числа создаваемых  документов, накопились и традиции в сфере документирования, что  привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые  устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами - свинцовые печати.

Со временем менялась и  графика письменности, первоначально  документы составлялись уставной манерой  письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже использовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов.  Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Сформировавшиеся практикой  традиции постепенно становились нормами  обычая, закладывая основу будущей  системы делопроизводства.

Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного княжества, хотя это нельзя было назвать государством,  это было хозяйство князя. Некоторые поручения выполняли бояре, приближенные к князю. Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Удалось создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало  несколько ведомств, что приводило  к неразберихе.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки  и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным  судьям. 

В приказной избе хранилась  государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она  представляла собой и канцелярию, и архив. Документы размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма  документа – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных  в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и  др., содержание документа составлял  сплошной текст. В заключительной части  документа обозначалась дата ее составления  и место, где она была написана.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Отсутствие в прежних  учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются  новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным  органом и органом надзора  за правительственными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После чего законодательной  основой реформы стал « Генеральный  регламент», который ввел систему  делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел ( документооборота).

В коллежском делопроизводстве возникало большое число новых  документов, появились и новые  названия документов, такие как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие. 

В это время происходят большие изменения в форме  документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа  и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

Большое значение для организации  делопроизводства имеет установленная  «Учреждением для управления губерний»  «иерархия властей и мест», определившая порядок отношений между собой  высших центральных и местных  учреждений. Этот иерархический порядок  взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в  современном делопроизводстве.