Документ: его понятие и основные требования к оформлению

Из этого определения  следует, что орган управления или  должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

1. соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
2. издавать документы только в пределах своей компетенции;
3. соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный  номер документа, подпись, печать, грифы  согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической  силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление  должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

2.3 Функции документа

В социальном плане любой  официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

1. информационная: любой документ создается для сохранения информации;
2. социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
3. коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
4. культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

1. управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
2. правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может, быть любой документ;
3. функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют  интернациональный характер и определяют основные правила составления и  оформления документов.

Так, например, юридическая  сила документа обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

2.4 Основные правила  составления и оформления документов

Основные правила составления  и оформления документов закреплены в действующих в настоящее  время в России общегосударственных  нормативно-методических документах –  государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с  учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий  работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила  документирования, в том числе:

1. права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
2. состав применяемых в аппарате управленческих документов;
3. компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
4. порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
5. обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа  документирования и вида носителя к  документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие  основные требования:

1. обеспечение юридической силы документа;
2. создание условий для оперативного исполнения документов;
3. возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
4. возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

        Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных  управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в  нее документы применяются в  учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений  деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.

1. - Государственный герб РФ
2. - герб субъекта РФ
3. - эмблема организации или товарный знак
4. - код организации
5. - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
6. - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
7. - код формы документа
8. - наименование организации
9. - справочные данные об организации
10. - наименование вида документа
11. - дата документа
12. - регистрационный номер документа
13. - ссылка на регистрационный номер и дату документа
14. - место составления или издания документа
15. - адресат
16. - гриф утверждения документа
17. - резолюция
18. - заголовок к тексту
19. - отметка о контроле
20. - текст документа
21. - отметка о наличии приложения
22. - подпись
23. - гриф согласования документа
24. - визы согласования документа
25. - оттиск печати
26. - отметка о заверении копий документов
27. - отметка об исполнителе
28. - отметка об исполнении документа и направление его в дело
29. - отметка о поступлении документа в организацию
30. - идентификатор электронной копии документ

 

         Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему.

Каждый конкретный вид  документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого  реквизита на документе, которое  «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с  документом в аппарате управления.

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы  государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования настоящего стандарта  являются рекомендуемыми.

Глава III. Требования к составлению и оформлению документов

3.1 Требования к оформлению  реквизитов документов

При составлении документа  особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это  обязательные признаки, установленные  законом или распорядительными  положениями для отдельных видов  документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен  ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (Полный перечень реквизитов документов приведен в Приложении 1).

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным  конституционным законом "О Государственном  гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или  товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный  язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации  на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке  располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают, ниже наименования организации.

Справочные данные об организации  включают в себя: почтовый адрес; номер  телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной  почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного  организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и  должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.