Документ: его понятие и основные требования к оформлению

Например, дату 5 июня 2003 г. следует  оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в  последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает в себя регистрационный номер  и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или  издания документа указывают  в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

 

Минюст  России

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован  документ, указывают в дательном  падеже, например:

Генеральному  директору

ОАО «Северные  регионы»

В.А. Лагунину или АО «Электроцентромонтаж»

Главному  бухгалтеру В.М. Кочетову

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например

 

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению  к самой длинной строке.

 

Например:

Главному  редактору

Издательского дома «Медиадом» Н.В.Семиной

 

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «Копия» перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в  последовательности, установленной  правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с  наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

1. о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

2. чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации.

Тексты документов оформляют  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в  виде анкеты наименования признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем  на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы и на следующих  страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст  излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие  формы изложения:

1. от первого лица множественного числа ("просим направить", направляем на рассмотрение);
2. от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить);
3. от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает, "ВНИИДАД считает возможным").

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют  следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального  кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила  подготовки и оформления документов  Управления регионального кредитования  на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают  другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение №" с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

 

Приложение  № 2

к приказу  Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а  также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и  регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  № 2

к приказу  Минздрава России

от 05.06.2003 N 251

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и  сокращенное - на документе, оформленном  на бланке); личная подпись; расшифровка  подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент  Ассоциации региональных предприятий

Личная  подпись 

А.Борисов

или на бланке:

Вице-президент

Личная  подпись

А.А.Борисов

 

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

 

Исполнительный  директор

ЗАО «Партнер»

Личная  подпись 

Н.А.Федоров 

 

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Директор  института

Личная  подпись

М.В. Ларин

Главный бухгалтер

Личная  подпись

З.В. Марьяш

 

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне, например:

 

Заместитель директора по научной работе

Подпись

Заместитель директора  по научной работе

Подпись

Личная  подпись 

Ю.Г. Демидов 

Личная  подпись 

К.И. Игнатьев

При подписании совместного  документа первый лист оформляют  не на бланке.

Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор  Финансовой академии

при Правительстве  Российской Федерации 

Личная  подпись

А.Г. Грязнова

Дата

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо  Российской академии медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол  заседания Правления

Российской  государственной 

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 N 10

Документы заверяют печатью  организации.

 

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Верно

Инспектор службы кадров

Личная  подпись

Т.С.Левченко

Дата

 

Допускается копию документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя  документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают  на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу, например:

 

В.А.Жуков 

924 45 67

 

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет  храниться документ.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о  поступлении документа в организацию  проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной  копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом  нижнем углу каждой страницы документа  и содержащая наименование файла  на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации.

3.2 Требования к бланкам  документов

Официальные документы, как  правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.