Документационное обеспечение кадровой деятельности

 

 

 

 

Министерство образования и науки Ульяновской области

областное государственное бюджетное образовательное учреждение 
среднего профессионального образования 
"Димитровградский технический колледж"

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА (ПРОЕКТ)

 

ПМ 05 Кадровая деятельность

МДК 05.01 Документационное обеспечение кадровой деятельности

 

на тему Документационное обеспечение кадровой службы

 

Группа Д-41 Специальность 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Автор работы ______Микеева_Полина_Сергеевна__________________

(фамилия, инициалы)

 

 

 

Руководитель работы ______________________Р.В.Михайлова

(фамилия, инициалы)

 

 

Работа защищена ________________________

(дата)

 

Оценка_________________________________

 

 

 

 

Димитровград, 2015 
Министерство образования и науки Ульяновской области

областное государственное бюджетное образовательное учреждение 
среднего профессионального образования 
"Димитровградский технический колледж"

 

 

Специальность 034702 «Документационное обеспечение управления 
и архивоведение»

 

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ (ПРОЕКТ)

 

ПМ 05 Кадровая деятельность

МДК 05.01 Документационное обеспечение кадровой деятельности

 

Студенту Микеевой Полине Сергеевне

(фамилия, имя, отчество)

Группа Д-41

 

Тема Документационное обеспечение кадровой службы

Формируемые профессиональные компетенции: ПК 5.1, ПК 5.2

Перечень подлежащих разработке в курсовой работе вопросов:

1. Функции кадровой службы  по документационному обеспечению  управления персоналом в организации.

2. Состав кадровой документации.

3. Организация документооборота  кадровой службы.

4. Автоматизация кадрового делопроизводства.

Дата выдачи задания «___» _________________ 2014 г.

Срок сдачи студентом законченной работы «___» ________________ 2015г.

 

Руководитель _________________________Р.В.Михайлова

(подпись)     (Ф.И.О.)

 

Содержание

Введение	4
1.ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ  ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ  УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ	6
1.1 Понятие и история кадровой службы	6
1.2. Задачи, функции и структура кадровой службы 1.3.Делопроизводство в кадровой службе 1	8 12
2.СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ	18
2.1. Плановая кадровая  документация	19
2.2. Договорная кадровая  документация	20
2.3. Распорядительная документация по кадровым вопросам	21
2.4. Учетная документация	23
3.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА  КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ	25
3.1.Сущность и значение документооборота в кадровой службе	25
3.2. Формирование и хранение дел в кадровой службе	27
4.АВТОМАТИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА	31
Заключение	37
Список использованных источников и литературы                                    Приложения	38

 

 

Введение

Актуальность темы обусловлена тем, что значении кадровой службы в организациях в наше время возросла.

В условиях современной экономики необходимо просчитывать все шаги для достижения успеха организаций, и первым и самым важным шагом является организация работы кадровой службы.

В традиционном представлении, управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемой в первую очередь непосредственными руководителями и работниками кадровых службы.

Чтобы достигнуть эффективного управления персоналом, необходимо, чтобы кадровая служба работала слажено и без перебоев, а в наше нестабильное время этого добиться не так уж легко. Поэтому необходимо проводить изменения в ее работе, проведя их, организация подвергаем себя меньшим рискам, потому что прекрасно знает, что все ее структуры отлажено функционируют благодаря проведенным изменениям в кадровой службе.

Объектом исследования курсовой работы является кадровая служба организации, предметом исследования –документационное обеспечение кадровой службы.

 Цель данной  курсовой работы состоит в  изучении и описании документационного  обеспечения кадровой службы 

Для достижения данной цели требуется решить ряд задач:

1.Раскрыть сущность  и определить главные функции  кадровой службы по документационному  обеспечению управления персоналом  в организации;

2.Изучить состав кадровой документации, сравнить разные классификации;

3.Описать организацию документооборота кадровой службы;

4. Охарактеризовать процесс автоматизации кадрового делопроизводства.

В курсовой работе применяются следующие методы исследования: теоретический анализ, синтез и обобщение; классификация; аналогия; изучение литературы и документов; методы обработки результатов исследования и др.

В данной курсовой работе была использована информация с различных сайтов посвященных работе кадровой службы. Взгляды на устройство кадровой службы различны, но несмотря на это все авторы сходятся в одном необходимы изменения и реорганизация кадровых служб в организациях и на предприятиях для их более эффективной работы и участию в управлении персоналом.Поскольку значимость кадровой службы в наше время довольна велика, то стоит говорить о ее научной значимости. Открыто большое поле действий для улучшения работы кадровых служб.

Курсовая работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

 

 

1.ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ  СЛУЖБЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ  ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

1.1. Понятие и история кадровой службы

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

История развития кадровых служб, то есть подразделов, которые занимаются комплектованием и учетом персонала, достигает в глубину веков. Да, первое упоминание о разрядном указе (военное описание ратных людей с обозначением их должностей) по вопросам комплектования, учета денежных окладов для личного состава армии Русского государства датируется 1478 годом. На основе личных обзоров, которые проводились в соответствии с указом, определялась готовность призывников к военной службе. Кроме военных функций, указ выполнял и административные по вопросам личного состава государственного аппарата. Согласно указу, назначались воеводы, послы, судьи и другие чиновники. Промышленная революция XIX века кардинально изменила характер организации труда и роль самих работников. Рост масштабов производства и поведение работников, которых не удовлетворяют условия труда, просили руководителей организации нанимать специалистов, которые бы занимались исключительно работниками. В Англии их называли секретарями благополучия, в США и Франции - общественными секретарями, основными функциями которых было: следить по условиям труда; противостоять созданию профсоюзов; устраивать больных работников в больнице, а детей - в дошкольные заведения. Развитие машинного производства, которое объединяет большое количество работников в пределах промышленных предприятий, способствовало созданию профсоюзов. Профсоюзы стали основной силой, способной организовывать работников, чтобы отстаивать свои интересы разными способами (забастовки, бойкоты и тому подобное). Это заставило государственные органы создавать национальные системы с проблем социального страхования, выплат компенсаций по безработице, установления минимальной заработной платы, сокращения рабочего дня. В связи с этими изменениями в компаниях появилась потребность в спецотделах, которые бы были экспертами в отрасли трудового законодательства, обеспечения контроля за действиями администрации предприятия. Организации начали создавать специальные отделы, которые занимались этими вопросами. В 20—30-ые годы XX века возникли специализированные отделы по вопросам управления человеческими ресурсами, которые выполняли в основном рутинную работу, связанную с ведением документов, разбором конфликтов, выплатой заработной платы. Все вопросы, связанные с управлением человека, решались высшим руководством без отдела кадров. В годы Второй мировой войны перед отделами кадров промышленных предприятий (в США, Великобритании) было поставлено грандиозное задание в кратчайший срок принять на работу и научить сотни тысяч новых работников всех видов профессий, чтобы замещать тех, кто пошел на войну. Это задание было выполнено, и с этого времени вопрос подбора, учебы, переквалификации стали важным направлением работы отдела управления людьми. В предреволюционной России управления персоналом осуществляли руководители предприятий, а специальные чиновники занимались вопросами рабочего быта, здравоохранения, труда и образования. В советский период отделы кадров появились практически во всех организациях, но их функции сводились только к подготовке и выдаче разных справок, анкетам, отчетам. Они должны были обеспечить вышестоящие организации всеми видами информации о персонале. Три фактора общественной жизни того периода определяли эту специфику: централизованное руководство народным хозяйством, политизированные экономики и тоталитарная идеология. История развития кадровых служб тесно связана с развитием служб организованного трудоустройства населения. Возникновение последних в странах Западной Европы было обусловлено массовой безработицей. На первом периоде они являли собой совокупность органов трудового посредничества, которое осуществлялось профсоюзами и союзами предпринимателей. Позже были созданы государственные службы трудоустройства — биржи труда, агентства, конторы. Во Франции первая государственная биржа труда была создана в 1897 г., в Англии - в 1909 г., а в Царской России - в 1917 г.

 

1.2 Задачи, функции и структура кадровой службы

 

 

 Под структурой понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие. Элементами структуры являются отдельные работники подразделения кадровых служб, отношения между которыми поддерживаются благодаря вертикальным и горизонтальным связям.

 Формирование структуры и  штатов кадровой службы должно  вестись дифференцированно, с учетом  функций, целей и задач, стоящих  перед ней в рамках конкретной  организации, сложности и объемов  выполняемых работ.  

Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры кадровых служб, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы, цели, задачи и функции организаций различны. Правильным является подход, при котором структуры кадровых служб организовываются на основе общих принципов построения и проектирования организаций. Численность кадровой службы определяется на основе отношения к общей численности персонала организации. Различные исследования дают весьма разноречивые данные о том, на сколько сотрудников организации проходится один специалист по персоналу. Эта цифра колеблется от 30 до 200. 

Формирование внутренней структуры управления персоналом организации включает следующие этапы:

1- й - структурирование целей организации; 

2- й - основные функции управления;

3- й - организационная структура;

4- й - установление связей между  основными подразделениями организации;

5- й - основные права и обязанности  каждого подразделения;

6- й - расчет трудоемкости работ  и численности персонала;

7- й - создание конфигурации организационной  структуры управления персоналом.

Служба управления персоналом может быть подчинена общему руководству организации в качестве штабного отдела, находящегося в подчинении, например, у технического директора данного предприятия, либо подчиняться высшему руководству напрямую.

Главная цель кадровой службы состоит в обеспечении организации кадрами, их эффективной деятельности, профессионального и социального развития. Это требует решения многих задач, относящихся к личности работника: его обучения, оценки труда, планирования карьеры, социальной защиты и др. Концептуальные основы деятельности реализуются кадровой службой в следующих направлениях работы с персоналом:

• анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений в рамках руководства;

• анализ кадрового потенциала и потребностей в сотрудниках; 

• изучение рынка трудовых ресурсов и маркетинг кадров; 

• планирование и управление карьерой;

• профессиональная и социально-психологическая адаптация работников; 

• управление трудовой мотивацией; 

• управление производственными и социальными конфликтами; 

• информационное обеспечение системы кадрового управления; 

• управление занятостью; 

• оценка и подбор кандидатов на вакантные должности; 

• разработка систем стимулирования профессиональной деятельности; 

• регулирование правовых аспектов трудовых отношений.  

Функции кадровых служб формируются и изменяются не произвольно, а в соответствии с потребностями и целями организации. От содержания, количества и трудоемкости функций управления персоналом зависит организационная структура кадровых служб, их численность и требования работникам. Функции подсистемы планирования, прогнозирования и маркетинга персонала состоят в определении совместно с руководством организации стратегии и основных направлений кадровой политики; кадровом планировании, систематическом анализе кадрового потенциала; комплектовании организации высококвалифицированными специалистами; проведении конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестаций, испытаний при замещении должностей и пр. 

Наиболее полно в практической деятельности кадровых служб реализуется подсистема учета, оформления и движения персонала, функции которой состоят в оформлении приема, перевода и увольнения работников; в подготовке проектов, приказов о назначении на должность, продвижении и освобождении от должности; в ведении статистического учета персонала, подготовки, обобщения и представления статистических данных; в формировании банка кадровых данных, информационно-поисковых систем; в ведении личных дел, учете и хранении трудовых книжек на всех работников, внесении в них изменений; в подготовке и сдаче материалов в архив.. 

Так почему надо заботиться о персонале? На самом деле вопрос надо ставить не «почему», а «зачем», в этом лингвистическом отличии кроется циничный вопрос эффективности. Только солдаты воюют за идею, генералы воюют за ресурсы. И цель менеджера по персоналу - обеспечить эффективное использование сотрудников. 

На протяжении последних 100 лет место управления персоналом в системе менеджмента многократно изменялось. Сегодня, происходящие изменения в современном обществе, позволили наиболее близко подойти к разрешению противоречия между человеком и организацией, поскольку сила организации, прежде всего, в человеческом капитале. В табл.1 представлены основные функции кадровой службы.