Документационное обеспечение кадровой деятельности

В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +. 

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.АВТОМАТИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин:

- с документами работают абсолютно  все организации и большое  количество частных лиц;

- практически каждая организация  сталкивается с проблемами в  делопроизводстве, даже если речь  не идет об автоматизации: документы  теряются, не контролируются и  т.д.;

- возросли запросы пользователей  на усовершенствованные программы  автоматизации

делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами;

- за счет улучшения ведения  делопроизводства предприятия и  организации получают реальный  шанс улучшить качество своего  управления, что является одной  из актуальнейших задач современной  российской экономики;

- секретари и лица, отвечающие  в организациях за ведение  делопроизводства, часто стремятся  повысить свою квалификацию.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.

После проведения оптимизации бизнес-процессов возникает необходимость применения современных технологий для выполнения процесса с наибольшей скоростью, наименьшими затратами и максимальной эффективностью. Для этого применяются средства автоматизации.

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:

1. Системы Workflow;

2. Системы коллективной работы  пользователей над документами;

3. Системы, предназначенные для  хранения и поиска документов;

4. Системы электронной почты.

Системы Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Системы коллективной работы решают все требуемые задачи по организации совместной работы пользователей над документами, чем значительно сокращает сроки реализации проектов.

Внедрение системы коллективной работы позволяет, с одной стороны, исключить риски утери важных документов и их версий при подготовке к исполнению - поскольку все версии документов хранятся в архиве, а с другой - обеспечить прозрачность процесса подготовки документов и неформального их согласования, а также обеспечить возможность внесения изменений и правок в электронные документы. Контроль исполнения документов ведется в режиме реального времени, что особенно ценно для руководителя: появляется возможность оценки состояния дел по проекту в любой момент времени. И, наконец, существенно уменьшается количество бумажных документов за счет совместной работы над их электронными версиями.

Системы, предназначенные для хранения больших объемов информации и обеспечивающие удобный доступ к ней, принято называть электронными архивами. В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания и наполнения банка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития.

В рамках системы электронного документооборота предприятия электронный архив - это подсистема, обеспечивающая следующие возможности:

1. хранение документов в единой  базе данных;

2. структурирование информации;

3. быстрый поиск нужного документа;

4. подготовку документов к передаче  в архив;

5. определение необходимого времени  хранения для каждого документа  в соответствии с действующими  нормативами;

6. уничтожение документов с истекшим  сроком хранения;

7. формирование необходимых аналитических  отчетов по запросу пользователя;

8. организацию резервной копии  архива.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Электронная почта является основной системой, позволяющей осуществлять коммуникации как между сотрудниками предприятия, так и с внешними корреспондентами.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

1. обследование организационной  структуры предприятия, выявление  основных бизнес-процессов, потоков  работ и формальное описание  схемы движения документов;

2. составление номенклатуры документов, формирование справочников и  классификаторов, составление инструкций;

3. адаптация системы на основе  информации, полученной на этапе  обследования;

4. установка и настройка программного  обеспечения и опытная эксплуатация;

5. окончательная настройка системы  с учетом недочетов, выявленных  во время опытной эксплуатации;

6. обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения - работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

 

Заключение

Система кадровой документации выполняет множество функций по управлению коллективом.  Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемлять интересы работника. Правильная организация кадровых дел избавит руководителя от проблем с работниками, минимизирует количество трудовых споров.

По своему функциональному назначению кадровое делопроизводство осуществляет связь кадрового документооборота современной организации с требованиями действующего трудового законодательства.

 Управление кадровым делопроизводством неизбежно требует создание многих видов документов, без которых невозможно решать задачи управления, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения деятельности библиотеки. Важную роль здесь играют трудовые отношения.

 Регулируя трудовые  отношения, кадровые документы содержат  информацию, обладающую высокой  социальной, коммерческой и юридической  значимостью. Соответственно и отношение  к ведению кадрового делопроизводства  должно быть чрезвычайно серьезным, поскольку от правильности ведения  кадрового делопроизводства во  многом зависит адекватность  регулирования трудовых правоотношений  в коллективе и соблюдение  работодателем норм права, поэтому  огромное внимание необходимо  уделит правильному составлению  и оформлению документов.

Документационное обеспечение отдела кадров полностью возлагается на руководителя отдела кадров и специалиста по кадрам. Специалист по кадрам оформляет приём, перевод, поощрения, взыскания, командирование, отпуска, аттестацию и увольнение работников библиотеки в соответствии с трудовым законодательством. От кадрового работника, от его правильной организации документирования и организации работы с кадровыми документами во многом зависит защита прав и интересов работника и работодателя обследуемого учреждения.

Выполняя курсовую работу, я ставила перед собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, описать ее структуру и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.

Мы  пришли к выводу, что эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.