Документационное обеспечение управления и архивоведения

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления  или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например: 

                               Минюст России

                                 Департамент информатизации

                                 и научно-технического обеспечения  

Должность лица, которому адресован  документ, указывают в дательном  падеже, например: 

                               Генеральному директору

                                 ОАО «Северные регионы»

                                 В.А. Лагунину 

или 

                               АО «Электроцентромонтаж»

                                 Главному бухгалтеру

                                 В.М. Кочетову 

Если документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно, например: 

                               Администрации районов

                                 Московской области 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению  к самой длинной строке. Например: 

                                     Главному редактору

                                      Издательского дома

                                      «Медиадом»

                                       Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более  четырех адресатов. Слово «Копия»  перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может  входить почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию  указывают ее наименование, затем  почтовый адрес, например: 

                       Государственное учреждение

                        Всероссийский научно-исследовательский

                        институт документоведения и  архивного дела

                        Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 

При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: 

                               Образцову О.П.

                                 ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                 г. Липки, Киреевский р-н,

                                 Тульская обл., 301264

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: 

                               УТВЕРЖДАЮ

                                 Президент ЗАО «Ростекстиль»

                                 Личная подпись      В.А.  Степанов

                                 Дата 

Допускается в реквизите «Гриф  утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной  строки, например: 

                                            УТВЕРЖДАЮ

                                       Генеральный директор

                                  АО «Электронные технологии»

                                 Личная подпись      Л.В.  Кузнецов

                                 Дата 

При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                             УТВЕРЖДЕН

                                 решением общего собрания

                                 акционеров от 05.04.2003 N 14 

или 

УТВЕРЖДЕНО

                               приказом ВНИИДАД

                               от 05.04.2003 N 82 

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: 

                                Ивановой Н.В.

                                 Федосеевой Н.А. 

 

                                 Прошу подготовить проект

                                 договора с Консалтинговой группой

                                 «ТЕРМИКА» к 05.10.2003

                                 Личная подпись

                                 Дата 

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в  виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы  и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит  из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного  числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия  установила»).

В письмах используют следующие  формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»

21. Отметку о наличии  приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. 

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на    5 л. в 1 экз.

                      2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на  7 л.  в 2 экз. 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают  другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: 

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.  

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом: 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в  первый адрес.

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут «Приложение № »  с указанием наименования распорядительного  документа, его даты и регистрационного номера, например: 

                                Приложение № 2

                                 к приказу Росархива

                                 от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ  № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и  регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: 

                                       ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

                                 к приказу Минздрава России

                                         от 05.06.2003 N 251

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого  лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: 

Директор института               Личная подпись        М.В. Ларин 

Главный бухгалтер                Личная подпись        З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне, например: