Документационное обеспечение управления в организации

     Содержание 
 

 

     Введение

 

     Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

     ГСДОУ включает в себя основные положения, нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

     Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

     Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых нормативных и методических документов.

     Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих в соответствии со специальными положениями, а также порядок работы с секретными документами и документами «ДСП» устанавливаются специальными инструкциями.

     Общие требования к документам и службам  документационного обеспечения  являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

     Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

     На  их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления.

 

1. Оформление реквизитов, размещаемых на рабочем  поле документа

 

     Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входит в компетенцию заведующих канцелярий, архивов предприятий, юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с организационно-распорядительной документацией и участвующих в разработке, оформлении и внедрении нормативных актов в области делопроизводства организации.

     Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным  законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

     Герб  субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

     Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках  организаций в соответствии с  уставом (положением об организации).

     Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

     Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

     Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

     Код формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

     Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

     Над наименованием организации указывают  сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

     Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов  Российской Федерации, печатают на двух языках.

     Наименование  организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

     Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

     Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в  том случае, если оно является автором  документа, и располагают ниже наименования организации.

     Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

     Наименование  вида документа, составленного или  изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

     Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола  – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

     Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

     Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др.

     Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

     Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

     Место составления или издания документа  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

     В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

     Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

     В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

     Документ  утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

     Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа.

     Резолюция, написанная на документе соответствующим  должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

     Заголовок к тексту включает в себя краткое  содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием  вида документа.

     Заголовок может отвечать на вопросы:

     о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

     чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

     К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

     Отметку о контроле за исполнением документа  обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

     Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

     Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

     При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

     Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

     Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

     В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

     Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

     В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

     В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа («постановляет», «решил»).

     В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

     Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

     В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).