Документационное обеспечение управления в организации

     Стили речи реализуются в определенных формах, или типах текстов, называемых жанрами речи. Жанры речи – типизированная форма организации речи, определяющая типы текстов, отличающихся заданным характером речевой деятельности (монологический жанр публицистической статьи и диалогический жанр интервью) и формой использования языка (устный жанр доклада и письменный жанр статьи). В основном каждый жанр речи принадлежит к определенному стилю речи, но есть и межстилевые жанры, например: статья, очерк, эссе (научные и публицистические), интервью (публицистическое и официально-деловое).

     Официально-деловой  стиль – один из книжных, используется в сфере деловых отношений, деловых  бумагах, т. е. законах, документах, актах, договорах, постановлениях, уставах, служебной  переписке и др.

     Задача  этого стиля – сообщить информацию, дать инструкцию. Официально-деловой  стиль характеризуется точностью, однозначностью, неличным характером, стандартизированностью построения текста, долженствующе-предписывающим характером текста.

     Для этого стиля характерно:

     1) использование официальной лексики  и фразеологии, которая практически  не употребляется в других  стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический  корпус и т.п. Официально-деловому  стилю нужны в определенной  мере канцеляризмы. В лексике  можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

     2) употребление сложных синтаксических  конструкций

     3) употребление номинативных предложений:  Вознаграждение за труд. Охрана  труда.

     Для официально-делового стиля характерно использование следующих языковых средств:

     на  уровне лексики:

     употребление  полных наименований, точных дат;

     книжная лексика (вследствие, в течение, в  силу того что, характеризоваться);

     использование слов в прямых значениях;

     отсутствие  экспрессивной и оценочной лексики;

     частое  употребление отглагольных существительных (апробация, использование, выполнение);

     наличие стандартизированных оборотов (по истечении  срока, в установленном порядке, вступать в законную силу);

     ограниченные  возможности синонимической замены, частые лексические повторы;

     на  уровне морфологии:

     отсутствие  личных местоимений, особенно 1 и 2 лица, вместо которых используются собственные  имена, собственные наименования или  специальные обозначения (Заказчик, Исполнитель), а также глаголов в  форме 1 и 2 лица;

     на  синтаксическом уровне:

     осложнение простого предложения обособленными оборотами, однородными членами;

     четкое  членение текста на смысловые блоки, обычно с использованием подзаголовков  и цифрового оформления пунктов.

     Для официально-делового стиля характерны как монологические способы организации речи, так и диалог (разговор двух лиц) или полилог (разговор нескольких лиц).

     Основные  жанры: монологические – приказ, служебное  распоряжение, инструкция, заявление, запрос, жалоба (рекламация), рекомендация, отчет, обзор; жанры-полилоги – собрание, совещание, переговоры, интервью.

     Черты официально-делового стиля:

     – отсутствие личных местоимений;

     – полное именование действующих лиц  с указанием их социального статуса;

     – замена их в дальнейшем на специальные  обозначения Автор, Фирма;

     – стандартизированные обороты: настоящий Договор о нижеследующем, именуемый в дальнейшем, действующий на основании;

     – точное указание на место и время  заключения договора;

     – осложнение простого предложения различными обособленными членами – см. первое предложение договора;

     – членение текста на блоки с использованием подзаголовков и цифрового обозначения.

     Документируемая информация должна излагаться предельно  ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

     – соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

     – однозначность используемых слов и терминов;

     – нейтральный тон изложения.

     Невыполнение  этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а  с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

     Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена  точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Например: представить (предъявить, показать: представить отчет) – предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить справку); проводить (осуществлять что-либо: проводить совещание) – производить (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

     Невнимание  к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов  также может приводить к смысловым  нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска – «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составлены словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку; сочетания же возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

     Нежелательно  использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства, незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.

     Термины, употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

     – дать официальное определение термина, например:

     факторинг – продажа права на взыскание долгов;

     – уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например:… невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

     – убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

     Трудности в восприятии текста документа может  вызывать неоправданное использование  заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

     паблисити вместо реклама; известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться.

     В документах не должны употребляться  слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.

     При употреблении числительных в текстах  документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры – цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

     К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т. д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

     1. Сокращения должны быть единообразны  на протяжении всего документа.  Недопустимо сокращать одно и  то же слово (словосочетание) по-разному  или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

     2. Нельзя сокращать слово, если  оно является единственным членом  предложения.

     3. Не допускается сокращение, если  оно может повлечь за собой  инотолкование, двусмысленность  в восприятии фразы.

     4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

     Отмеченные  ниже особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально – экспрессивной окраски.

     В языке деловых бумаг и документов широко используются:

     Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием  служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

     Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно  в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

     Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

     Отглагольные  существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

     Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные  аспекты содержания (в целях., в  отношении, в силу, по линии, в части  и т. п.).

     Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

     Устойчивые  словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие  органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

     «Расщепленные»  сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование  и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

     «Нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных (…для применения мер общественного воздействия;… в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).