Документационное обеспечение управления в организации

     В письмах используют следующие формы изложения:

     – от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

     – от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

     – от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

     Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим  образом:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

     Если  письмо имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

     Приложение: 1. Положение об Управлении регионального  кредитования на 5 л. в 1 экз.

     2. Правила подготовки и оформления документов Управления

     регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

     Если  приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

     Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02–6/172 и приложение к нему,

     всего на 3 л.

     Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

     В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

     Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

     В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

     Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

     При оформлении документа на бланке должностного лица должность лица в подписи  не указывают.

     При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

     При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне.

     При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке.

     В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

     Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

     Согласование  документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

     Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

     Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

     Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

     Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения.

     Оттиск  печати заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

     Документы заверяют печатью организации.

     При заверении соответствия копии документа  подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

     Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа  и номер его телефона. Отметку  об исполнителе располагают на лицевой  или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

     Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

     Отметка о поступлении документа в  организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

     Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа.

     Идентификатором электронной копии документа  является отметка (колонтитул), проставляемая  в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2. Порядок формирования, оперативного хранения и передачи дел в архив

 

     Основные  правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

     В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений  или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в каждой организации создается архив.

     В зависимости от объема документов архив  создается как самостоятельное  структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

     На  первом этапе архив совместно  с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

     Комплектование  архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

     Комплектование  архива включает:

     определение источников комплектования архива;

     определение состава документов, подлежащих приему в архив;

     организация передачи документов в архив.

     Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

     Дела  временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

     Документы личного происхождения в архив  организации передаются на временное  хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей  в государственный архив на постоянное хранение.

     В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных  подчиненных организаций.

     Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

     Номенклатура  дел является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным  документом в делопроизводстве, а  в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

     Закрепленная  в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при  разработке схемы картотеки на исполненные  документы.

     Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

     Типовая номенклатура дел устанавливает  состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

     Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

     Типовые и примерные номенклатуры дел  используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

     В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

     Сроки хранения дел, предусмотренные типовой  или примерной номенклатурой  дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

     Номенклатура  дел организации оформляется  на общем бланке организации.

     Номенклатура  дел организации визируется руководителем  архива или лицом, ответственным  за архив, подписывается руководителем  службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

     После утверждения номенклатуры дел организации  структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

     Номенклатура  дел организации на предстоящий  календарный год составляется в  последнем квартале текущего года.

     Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

     Номенклатура  дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения  функций и структуры организации  разрабатывается новая номенклатура дел.

     Номенклатура  дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

     В номенклатуре дел предусматриваются  заголовки дел для группировки  документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

     Графы номенклатуры дел организации, ее структурных  подразделений заполняются следующим  образом.

     В графе 1 номенклатуры дел проставляются  индексы каждого дела, включенного  в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02–03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.