Документационное обеспечение управления в организации

     В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел разных структурных  подразделений (направлений деятельности). Пример: «Приказы по основной деятельности» (02–03, 03–03, 04–03 и т.д.).

     В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

     Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

     Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих  организаций, располагаются перед  заголовками дел с приказами  руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

     Заголовки дел, заведенных по географическому  и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

     Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

     В заголовках дел, содержащих документы  по одному вопросу, но не связанных  последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

     Термин  «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

     Заголовки дел по вопросам, не разрешенным  в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

     Если  дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем  при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

     В графе 3 номенклатуры дел указывается  количество дел (томов, частей). Она  заполняется по окончании календарного года.

     В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

     В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

     Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

     В дело помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается  группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

     Формирование  дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

     При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

     Внутри  дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

     Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они  относятся.

     Приложения  объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе  делается отметка.

     Распорядительные  документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

     уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями к  ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

     приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

     приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

     поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

     утвержденные  планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

     документы в личных делах располагаются  в хронологическом порядке по мере их поступления;

     лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные  дела и располагаются в них  по алфавиту фамилий;

     предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все  документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

     переписка группируется, как правило, за календарный  год и систематизируется в  хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

     Требования  к оформлению дел, принимаемых в  архив

     Оформление  дел проводится работниками службы документационного обеспечения  управления организации или другими  структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

     В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

     Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

     Полное  оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

     Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку  из картона или переплетаются  с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз  и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

     Дела  постоянного хранения, состоящие  из особо ценных документов или неформатных  документов, хранятся в закрытых твердых  папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

     При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При  наличии большого количества таких  документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

     В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

     В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

     Листы дел, состоящих из нескольких томов  или частей, нумеруются по каждому  тому или по каждой части отдельно.

     Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

     Лист  с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками  и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

     Подшитые  в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам  конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

     Подшитые  в дело документы с собственной  нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем  порядке или сохранять собственную  нумерацию, если она соответствует  порядку расположения листов в деле.

     Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

     На  обложке дел постоянного хранения предусматривается место для  наименования государственного архива, в который дела организации будут  приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

     Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные  в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

     Архивная  опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

     Описи составляются отдельно: на дела постоянного  хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

     Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

     Дела  постоянного и долговременного  хранения, включая документы по личному  составу, передаются в архив организации  не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

     Передача  дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

     В период подготовки дел структурным  подразделением к передаче в архив  организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

     Прием каждого дела производится лицом, ответственным  за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.