Документирование деятельности СОШ №20

Посещение уроков и внеучебных занятий директором школы и его заместителями проводится с заранее определенной целью (изучение опыта мастеров педагогического труда, оказание помощи молодым учителям, проверка качества знаний, умений и навыков, уровня воспитанности учащихся и др.) и должно четко планироваться. Каждый руководитель школы в состоянии осуществлять более квалифицированную проверку в области, близкой к его специальности. Поэтому директору школы, если его специальностью является физика, более целесообразно контролировать работу учителей по предметам физико-математического цикла, его заместителю по учебно-воспитательной работе – деятельность учителей гуманитарных предметов, организатору внеклассной и внешкольной работы – классных руководителей и т.д. Однако каждому из них следует изучать работу всех учителей школы, а это требует тщательной подготовки к каждому контролирующему действию, особенно к посещению уроков и проверке состояния воспитательной работы.

Результаты  контроля важно делать предметом  гласности. После посещения урока (или системы уроков) директор школы  или его заместитель сообщает учителю результаты своих наблюдений, анализа их и выводы, сосредоточивая внимание на тех сторонах процесса обучения и воспитания, проверка которых  была запланирована. Если проводилась  комплексная проверка, то при анализе  отмечается выполнение требований к  современному уроку по таким основным направлениям: умение учителя обосновать оптимальность плана урока; организация  деятельности учителя на уроке и  его личностные качества; знание дидактики  и принципов воспитания; деятельность учащихся на уроке и характеристика класса; выполнение поставленных целей (эффективность) урока.

Руководитель  школы всегда должен помнить о  том, что задача контроля заключается прежде всего в профилактике возможных упущений и недоработок и оказании действенной помощи учителю в совершенствовании его нелегкого труда⁵.

Внутришкольный контроль осуществляется также путем постоянного наблюдения за работой учителей, классных руководителей и учащихся, бесед с ними, изучения планов, отчетов и школьной документации, проведения контрольных работ, анкетирования и другими средствами.

Во всех случаях результаты внутришкольного контроля в обобщенной форме доводятся до сведения педагогического коллектива (на заседаниях педагогического совета и методических объединений, производственных совещаниях, семинарах и др.). При этом также необходимо соблюдение педагогического такта, использование объективной характеристики итогов проверок для коллективной разработки перспектив совершенствования работы учителей и учащихся.

 

1.2 Законодательная и нормативная база образовательного учреждения

 

В целях  рациональной организации документационного  обеспечения в общеобразовательных  учреждениях системы образования  Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы  с Федеральной архивной службой  России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных  учреждениях».

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов  управления образованием рекомендовано использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Эти методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное  и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются  на руководителя общеобразовательного учреждения.

Непосредственное  ведение делопроизводства в общеобразовательном  учреждении возлагается на зав. канцелярией (секретарем), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководстве о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При подготовке, согласовании, подписании и утверждении  документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.

Состав  документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и  функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

- организационные  документы (устав общеобразовательного  учреждения; договор с учредителем;  положения о подразделениях; должностные  инструкции сотрудников; структура  и штатная численность; штатное  расписание; правила внутреннего  трудового распорядка);

- распорядительные  документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы  (протоколы, планы, отчеты, справки,  акты, докладные и объяснительные  записки, письма, телеграммы и  телефонограммы, договоры, трудовые  соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться  на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-2003), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Приказ  – правовой акт, издаваемый руководителем  для решения основных и оперативных  вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной  деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ  вступает в силу с момента его  подписания руководителем общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано  другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие  реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

Текст приказа  состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший  основанием для подготовки приказа.

Распорядительная  часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных  за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый  пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться  в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих  пунктах приказа.

Процессы  применения управленческих решений  общеобразовательного учреждения и  сами решения документируются с  помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются на бланках общеобразовательного учреждения и содержат следующие  реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в "дело". Дата протокола – это дата проведения совещания.

Текст протокола  состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание⁶.

При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается  к протоколу.

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.

Письма  оформляются на бланках, включают в  себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию  руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку  об исполнении и направлении в  дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.

Телеграммы  печатают в двух экземплярах на одной  стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без  союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.

В канцелярии общеобразовательного учреждения все  конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие  вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.

Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения, использования в  справочных целях, как поступающие  из других организаций и от частных  лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские  документы первичного учета. Для  них составляется перечень нерегистрируемых документов.

Регистрация документов производится в день их поступления. Регистрационный штамп  ставится в правом нижнем углу документа  и состоит из номера документа  по порядку и даты поступления. Для  регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов принимается единая регистрационно-контрольная  карточка (РКК).

В общеобразовательном  учреждении с объемом документооборота до 600 документов в год допускается  их регистрация в журналах регистрации  входящих и исходящих документов.

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.

Количество  экземпляров РКК на документ общеобразовательного учреждения определяется числом справочных и контрольных картотек.

При регистрации  писем на РКК, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном ОУ или присланный из другой организации. Данные об ответном документе фиксируют в порядке дополнения к регистрационным записям в той же РКК.

Бланки  РКК могут изготавливаться типографским способом или методом оперативной  полиграфии на бумаге формата А5 (148 х 210) или формата А6 (105 х 148) по ГОСТ 9327-60.

Календарная шкала РКК используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.

В графе "Корреспондент" указывается название организации, от которой поступил документ, или, если документ исходящий, – организации, в которую он направляется.

Графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только на входящие документы. В ней проставляют дату поступления  документа и индекс, присвоенный  в общеобразовательном учреждении.

В графе "Дата и индекс документа" проставляют  дату документа и индекс, присвоенный  ему организацией-автором.

В графу "Краткое содержание" вносят название вида документа, его заголовок.

От того, насколько квалифицированно и подробно будут заполнены графы РКК, в  значительной степени зависит дальнейший поиск и возможность дать ответ  по запросу о регистрируемом документе  как в текущей работе с документами, так и в архиве.

В графе "Резолюция или кому направлен  документ" указывают полное содержание резолюции, ее автора и дату. Эта  графа заполняется после прохождения  документом стадии предварительного рассмотрения. Если на документе нет резолюции, то секретарь указывает в этой графе фамилию, инициалы, если нужно, должность исполнителя, которому направлен  документ. Запись об исполнении документа  должна отражать решение вопроса  по существу, дату и индекс ответного  документа. В этой графе делается конкретная запись о том, когда, кем  и как решен вопрос и указывают  индекс дела, в которое направлен  документ.

На оборотной  стороне РКК в графе "Контрольные  отметки" ставят отметку о контроле исполнения.

Графы "Фонд N ", "Опись N ", "Дело N " заполняются  в архиве, куда РКК сдаются вместе с документами по истечении срока  хранения в делопроизводстве.

Заполнение  граф журналов регистрации документов производится аналогично заполнению граф РКК.