Документирование и фотодокументы

 

 

Пермский государственный институт искусства и культуры

Факультет документально-информационных коммуникаций

Кафедра документоведения, библиотековедения  и библиографии

 

 

 

 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  И ФОТОДОКУМЕНТЫ

 

 

Курсовая работа по специальности  «Документоведение и ДОУ» студентки группы ДМ 11-1Б КУЛИКИНОЙ СВЕТЛАНЫ АЛЕКСЕЕВНЫ   Руководитель: Преподаватель МИТИНА Р.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пермь 2012

 

Содержание

Введение……………………………………………..…………………………………….3

 

1 Документирование  информации:

 исторический  аспект и современная терминология………………………………..5

1. Понятие «делопроизводство» и «документирование». История развития документирования в России………………………………………………….………5
2. Способы и средства документирования.

Материальные носители документов……………………………………………….19

 

2 Фотодокументирование: история и современное состояние……………………28

2.1 Фотодокументирование :история его появления и развитие……………………...28

2.2 Роль и использование фотодокументов в современном мире…………………….43

 

Заключение………………………………………………………………………………51

 

Список использованных источников и литературы…………………………………..52

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Для решения некоторых  своих проблем документоведение широко использует достижения в области  технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Актуальность данной темы объясняется тем  обстоятельством, что в последние годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние способы и средства документирования. фотодокументы - одни из важнейших источников по истории страны. На сегодняшний день в распоряжении исследователей находятся сотни тысяч фотодокументальных свидетельств исторических событий, хранящиеся в фондах архивов, музейных собраниях и личных коллекциях.

Способность фиксировать  событие в тот момент, когда оно происходит, запечатлевая, при этом, мельчайшие детали и подробности, попавшие в кадр, делают их уникальными историческими источниками. В создании любого фотодокумента огромную роль играет личность автора, его видение и понимание реальной действительности.

Наряду с этим, на процесс  фотодокументирования оказывает влияние  общественно-политическая обстановка в стране и то обстоятельство, выполняет  ли автор «социальный заказ» или  снимает события сообразуясь  со своими творческими замыслами. Иногда, и это признают сами авторы, «внутренний цензор» определяет направление и стиль съемки на уровне подсознания.

Объект исследования – документирование информации.

Предмет исследования –  история развития и современная  роль фотодокументирования информации.

Целью данной работы является анализ современных средств и  способов документирования, в частности исследование процессов фотодокументирования  информации.

Для достижения были поставлены следующие задачи: 
1) исследовать терминологию делопроизводства в России и историю документирования;

2) раскрыть сущность основных средств документирования; 
3) дать характеристику современных способов документирования;

4) проанализировать процессы фотодокументирования.

Методы исследования: анализ и синтез информации, сравнение и обобщение данных, исторический метод.

Структура работы включает в себя введение, две главы, заключение, список литературы.

Во введении указаны  актуальность темы, объект, предмет, цель и задачи исследования, выбранные  методы изучения, структура курсовой работы и ее объем.

Первая глава раскрывает понятия «делопроизводство» и «документирование»,также в ней говорится о истории развития документирования, способах и средствах документирования и материальных носителях информации.

Вторая глава раскрывает историю появления фотодокументирования, о роли фотодокументов в мире и о технологии фотодокументирования.

В заключении представлены основные выводы по проделанной работе.

Объем курсовой работы составляет 51 страницу.

Список литературы содержит 25 названий.

 

 

 

1Документирование информации:

история становления  и современная терминология

 

1.1 Понятие «делопроизводство» и «документирование». История развития документирования в России

     

Термин «делопроизводство» появился во второй половине 18 века. Первоначальное значение термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство определяло процесс решения дела.В настоящее время значение этого термина изменилось. Современное делопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел, т.е ведение документации по их рассмотрению

Новое значение термина  определяет главную цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.[13c.7-8]

Перед делопроизводством стоят  следующие цели:

- фиксирование информации (создание  текстовых документов в сфере  управления);

- организация работы с  документами  (создание условий, обеспечивающих  движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства)

Важно отметить также, что историческим источником являются не только документы  постоянного хранения, не только документы на бумаге, как принято считать до недавнего времени, но вообще все создаваемые документы в связи с актуальностью исследований современного этапа развития общества.[14c.4-6]

Цели делопроизводства  определяют его основные задачи: создание документов, т.е фиксация их на каком-либо носителе( бумажном, электронном и др.); регистрация  документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.[9 c.7-9]

Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому наряду с термином «делопроизводство», часто используют определение ДОУ. В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа.

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по форме и т.д.

Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов(реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).[ 8c.12-13]

Понятие «электронный документ»  стало распостраняться в 50-60хх гг.Специфика  их заключается в том, что они  имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с традиционными  представлениями о документе. Она  зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств, логическая структура электронных документов определяет смысловые части взаимосвязи между частями документа в виде различных типов: текста, таблиц, графики, мультимедиа- записей и т.д. [6c.59-62]

Правила составления  и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы  документации. Система организационно-распорядительной документации», где в определенной последовательности перечисляются  реквизиты, присущие всем видам документов.

К информации предъявляются  два требования: во- первых, она должна быть своевременной , а во- вторых, достаточной  для принятия наилучшего решения.

Информационные связи  предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными. К средствам письменной (документированной) связи относятся: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты, телеграммы, телефонограммы , телексы , факсы. Устная связь осуществляется при помощи: устных переговоров, совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородных, международных); громкоговорящей связи, переговорных устройств, телеконференций.

Документирование -  процесс  подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота. [10,с25-28]

Непременном условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации — это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации. Основными атрибутами кодирования являются код, язык, знак, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

Код — это набор  знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации. Язык — это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения. Знак — это метка, предмет, которым обозначается что- нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом. Код, язык и знак позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

Системе кодирования  информации свойственны следующие отличительные черты:

1. Код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы — неизменность, однотипность и определенность.
2. Код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса – отправителю сообщения и его получателю. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию.
3. Кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный – система букв, цифровой – система цифр, алфавитно – цифровой – смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно- точечный – система выпуклых точек(шифр Брайля), матричный – система углублений или отверстий и др.

Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова  на разных языках, следовательно, использовать разные коды. [5, с.70-72]

4. Выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствует различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн.
5. Информация не зависит от выбранного кода. Одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст. При переводе из одной системы кодирования в другую появляются помехи, частично искажающие форму и смысл информации.

Выработка коротких кодов  – важная задача. Примером создания языка с коротким кодом, т.е. с  ограниченным словарем, является Бейсик.[3,69-72]

Телеграф — древнейший вид связи, возникший еще на заре цивилизации. Вначале он был акустическим и оптическим, а с конца XIX века стал электрическим.

В древности для передачи сообщений при помощи звука применялись  барабаны, а позже—рупоры и колокола. Оптический телеграф — это костры, факелы, семафоры. Один из старейших  видов такого средства связи описывает  древнегреческий полководец и ученый Полибий (201—120 гг. до н. э.) в своей «Всеобщей истории».

На Руси в древности  для сигнализации также применялись  костры, при помощи которых сообщали, например, о нашествии неприятеля.

В 1794 году на линии Париж  и Лилль (225 км) заработал первый семафорный (оптический) телеграф, построенный братьями К. и Н. Шаппами. Передающее семафорное устройство из подвижных реек устанавливалось на верху башни, и линия телеграфа Шаппа представляла собой цепочку таких башен, расположенных на расстоянии прямой видимости друг от друга. Сигналы сообщения передавались последовательно от башни к башне.