Документирование и фотодокументы

Самый большой успех  Белла был, достигнут 10 марта 1876 года. В это время на только родился  телефон, но и умер многократный телеграф. Потенциал коммуникаций, заключенный  в демонстрации того, что можно было поговорить благодаря электричеству, сильно отличался оттого, что мог предложить телеграф с его системой передачи информации при помощи точек и тире.

10 марта 1876 года произошло  великое изобретение, благодаря  стараниям Александра Грехема Белла. В этот знаменательный день ему удалось провести успешный эксперимент с телефоном. Разговаривая с помощью трубки со своим помощником, Томасом Уотсоном, который находился в соседней комнате, Белл произнес слова, которые сегодня известны всем "Mr. Watson -- come here -- I want to see you" (Мистер Уотсон – идите сюда - я хочу видеть Вас).

Постоянное научное  любопытство Белла привело к  изобретению фототелефона, к существенным усовершенствованиям фонографа  Томаса Эдизона, к созданию собственного аэроплана через шесть лет после того, как Wright Brothers (Райт Брозерс) запустили свой аэроплан. [19]

Способы документирования:

1. ручной-наносятся от руки
2. печатный (появился в 15в. и связан с эпохой книгопечатания)

Запись информации производится путем нанесения красочного слоя на поверхность носителя, либо информация записывается путем теснения(выдавливания) знаков на бумаге.

3. механический (запись производится путем изменения фактического состояния или структуры носителя.

Таким образом создавались  грампластинки

4. фотографический – открытие фото в 1839г
5. магнитный- путем намагничивания в разной степени магнитного слоя носителя. Использовались для создания фонодокументов на кассетах и дисках. [2c.69-70]

На современном этапе  для создания документов используются текстовые редакторы. Эта информационная среда позволяет оперативно редактировать документы, использовать готовые формы(шаблоны), оформлять документы с использованием фирменного бланка предприятия, тиражировать созданные документы и многое другое.

Таким образом мы выяснили что «делопроизводство» - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Документирование -  процесс  подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота.

Кроме того,мы рассмотрели  историю появления телеграфа, узнали, что телеграфы бывают оптическими и электрическими, также посмотрели историю развития телефона и способы документирования.

 

 

 

      

 

 

 

1.2. Способы и средства документирования

Материальные носители документов

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

Текстовое документирование

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической  мысли. Технические документы –  обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Фотокино–видеодокументирование

Фотодокумент – изобразительный  документ, созданный фотографическим  способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент – изобразительный  и аудиовизуальный документ, созданный  кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение  получили видеодокументы, снятые на магнитную  пленку.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются  специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.                                 Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях [17]

Обработка текстов как  направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки. Затем более полувека пишущая машинка оставалась единственным общедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Очевидно, что при печатании на пишущей машинке наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант документа, который затем весь перепечатывается заново для получения чистового варианта. В процессе печати опечатки замазываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыванием. Такие усовершенствования пишущей машинки, как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфорацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.  
Первый революционный шаг в области обработки текстов сделан фирмой IBM в 1964 г., когда она выпустила систему под названием MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewriter), представлявшую собой пишущую машинку с записывающим устройством, которое позволяло записывать вводимый текст с пишущей машинки на кассету с магнитной лентой, после чего можно было найти в тексте нужное место, откорректировать его, удалить часть текста или повторить часть текста без повторного ввода с клавиатуры . Позже магнитную ленту заменили магнитными картами, каждая из которых содержала страницу текста и была удобнее, чем магнитная лента, для хранения и поиска текста.  
        В начале 70-х гг. фирмы Lexitron и ЗМ разработали текстовые процессоры с видеодисплеями, позволявшие видеть вводимый с клавиатуры текст на экране и вносить изменения, сразу отображающиеся на экране. В 1973 г. текстовые процессоры уже снабжались устройствами записи текста на гибких дисках, позволявшими к любой части текста иметь прямой доступ, а не последовательный, как на магнитной ленте. В результате скорость работы существенно повысилась. [8c.59-62] 
Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, по степени сложности освоения пользователем.  
Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан с многими факторами, но прежде всего необходимо использовать принцип разумной достаточности. Многообразие пакетов программ позволяет остановиться на том, который обеспечит максимальное удовлетворение потребностей подготовки текстов программ или документов в условиях наилучшего использования ограничивающего фактора, особенно при подготовке текстов больших объемов.  
       Наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки текстовых документов используются для набора текстов программ, документов различной степени сложности, научных статей, книг и т.д. Ограничивающим фактором может быть квалификация пользователя. Наиболее актуальным при описании процесса редактирования является понятие интерфейса пользователя, к которому, в первую очередь, относятся язык общения с текстовым процессором, а также устройства ввода-вывода (для ПК это клавиатура, манипулятор мышь, экран дисплея и принтер). Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ обработки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программные среды, в которых можно подстроить интерфейс под свои вкусы и потребности. [5c.29-33] 
        С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get -что Вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти (особенно при его использовании в составе систем автоматизированного проектирования) и цена.  
        Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения.  
Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге потребляются программами, поскольку текст программы не требует форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.       Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяют особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк. .[15]

Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кода ASCII (читается: аски) и не содержат знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами. Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, текстовые редакторы в том или ином виде позволяют: набирать текст на экране, используя до 200 символов; исправлять ошибочные символы в режиме замены; вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки; удалять одну или несколько строк, размножать их. или перемещать в другое место текста; раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент; вставлять группы строк из других текстов; обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста); заменять один контекст другим, возможно, разной длины; сохранять набранный текст для последующих коррекций; печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа. 

Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства. Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого документа можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов. .[11]

Форматер — система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы. Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами — разметкой. В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые — предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение.[18]

Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде .Особенность носителя информации - это признак - мерность записи информации. Ею определяется место, занимаемое документом в пространстве.

По этому  признаку различают одно-, двух - и  трехмерные документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код)"в строчку" или в линейной последовательности.

Однако, большинство  документов - двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать. Выделяют классы документов на искусственной и естественной материальной основе по материалу носителя информации.

Основные  разновидности современных документов на искусственном носителе - это  бумажные и полимерные (полимерно-пленочные  и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ - это документ, выполненный на бумаге, папирусе, пергамент или современные синтетические заменители бумаги. К бумажным документам относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии.

Пленочный документ - создан на пленочной основе. К нему относятся кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ.

Пластиночный документ - создан на пластмассовой основе. К нему относят грампластинки и диски. В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

До изобретения  искусственных носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и др. Однако сейчас естественные материалы в  качестве носителя информации используются весьма редко.

В настоящее  время наиболее распространенным является бумажный документ, но наряду с ним  широко используются и электронный  документ.

Каждый документ имеет определенную внешнюю форму  своего материального носителя. Именно по форме документа отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты и т.п., имея при этом ввиду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и др.

По материальной конструкции носителя информации выделяют: листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный документы.

Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления. К ним можно отнести листовку, газету, плакат, географическую карту, афишу, этикетку. Листы, положенные один на другой, образуют стопу, например: колода карт, картотека, каталог.

фотодокумент кинодокументирование фотокамера информация

Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов - страниц. К нему относят книжный блок, альбом, атлас, журнал.

Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата. Например: каталожная, почтовая, игральная, перфорированная карты, календари, открытка.

Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.п.