Документирование распорядительных документов по управлению персоналом

МОСКОВСКИЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «ФИНАНСЫ И КРЕДИТ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Делопроизводство»

на тему:

«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ»

 

 

Выполнила студентка 1 курса

группы 1-ФК-2

Сидорова Юлия Владимировна

 

Проверил:

к. н. Паршаков В.Р.

 

 

 

 

                                         Москва 2010

                                    

Содержание

 

Введение ……………………………………………………………….3

Виды  распорядительных документов………………………………...3

Приказы по личному составу…………………………………………6

Процесс подготовки распорядительных документов……………….9

Требования  к оформлению распорядительных документов………14

Заключение…………………………………………………………...15

Список  используемой литературы………………………………….17

Приложения…………………………………………………………..18

         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Проблема кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления персоналом достаточно актуальна и  представляет научный и практический интерес в связи с тем, что роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. За счет более  совершенной системы документационного  обеспечения управления достигается  более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор  на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более  четкой и организованной.

 

ВИДЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Руководство любой организации  наделяется правом издания распорядительных документов. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Приказы(распоряжение) готовится на основании распоряжений руководителя предприятия, докладных записок  руководителей структурных подразделений, заявлений работников, подписанных  контрактов, документов, предусмотренных  действующим законодательством  и другими нормативно-правовыми  актами.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным  правовым актам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие  в сфере управления проблемы и  вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица и сотрудники.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательным  актам.

Основная задача документов такого вида – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль  документации этого типа отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией  языковых моделей. Использование сложившихся  формулировок: освободить от занимаемой должности…; контроль за исполнением  возложить на…; создать комиссию в составе…; установить причины  нарушения…; назначить… на должность… и др. – указывает на то, каким  именно действиям придается юридический  статус.

К наиболее распространенным видам  распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Приказ – это распоряжение руководителя, служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются: приказы 1) по организационным вопросам, 2) основной деятельности и 3) личному составу. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок приказа должен быть кратким  и четко выражать основное содержание документа (о чем?).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания  приказа. Она может начинаться словами  « в целях», «в соответствии», «во  исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается  наименование этого документа в  творительном падеже, его дата, номер  и заголовок.

Констатирующая часть приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое  печатается с новой строки (от нулевого положения табулятора) прописными буквами, без кавычек. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя  каждого действия и сроков исполнения.  Эта часть приказа делится  на пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами с точками. Каждый пункт  приказа оформляется с абзаца, он начинается с указания конкретного  действия, выраженного глаголом в  неопределенной форме, и указания исполнителя. Наименование организации, фамилия и должность исполнителя указываются в дательном падеже.

Последний пункт приказа формируется  таким образом: «контроль за исполнением  приказа возложить на (наименование должности, инициалы и фамилия)». Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда  пункт о контроле отсутствует.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется  арабскими цифрами.

С приказом должны быть ознакомлены все названные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или на специальном бланке – приложении к приказу.

Приказ вступает в силу с момента  его подписания, если иной срок не указан в тексте. Приказ подписывает руководитель предприятия или его первый заместитель.

После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге регистрации  приказов (распоряжений) по персоналу.

Оригиналы (первые экземпляры) приказов (распоряжений) накапливаются в деле по порядковым номерам соответственно утвержденной номенклатуре. Дело ведется  на протяжении календарного года, после  чего завершается и хранится в  кадровой службе или у работника, отвечающего за работу с персоналом и кадровое делопроизводство.

Через год его передают в архив  предприятия по описи. Приказы (распоряжения) по персоналу и книги их регистрации  являются документами постоянного  хранения (в случае ликвидации предприятия  передаются в государственный архив.

Виды приказов: по основной деятельности и личному составу.

Первая группа – приказы по основной деятельности организации ( по производственным вопросам, об утверждении в организации  штатного расписания, инструкции по кадровому  делопроизводству, порядка проведения аттестации).

Вторая – приказы по личному  составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации  в целом.

Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с  трудовой деятельностью сотрудников.

      Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

 Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжения издают правительства, министерства, ведомства, администрации  краев, областей, городов, районов, администрации  предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указываю цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словами «Обязываю», «предлагаю», - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно  использовать устойчивые формулировки: «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.д.

Указание - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Постановление - правовой акт, применяемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

 

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ                               Приказы (распоряжения) о приеме на работу

Прием работников на работу оформляется  приказом (распоряжением), в котором  указываются: фамилия, имя, отчество работника; действие; должность (специальность, квалификацию, разряд); место работы; начало работы; условия оплаты труда.

В отдельных случаях в приказе (распоряжении) о приеме работника  на работу могут указываться обусловленные  дополнительные условия, а именно: срок трудового договора; испытание с целью проверки соответствия работника порученной работе; продолжительность рабочего времени, если трудовой договор заключен на неполный рабочий день или неделю, оплата расходов в связи с переездом работника на работу из другой местности; освобождение работника от командировок при разъездном характере работы и т.п..

С приказом (распоряжением) после его  подписания руководителем предприятия ознакомляют работника, производят соответствующую запись в его трудовой книжке; заполняют личную карточку, вносят сведения о работнике в штатно-должностную книгу; в алфавитную книгу (или оформляют алфавитную карточку).

 

Приказы (распоряжение) о переводе (перемещении)

Приказы (распоряжения) о переводе (перемещении) работников на другую работу (должность) на том же предприятии  готовятся и оформляются на основании  распоряжения его руководителя или  заявления работника.

В распорядительной части приказа (распоряжения) кроме фамилии, имени  и отчество работника, его предыдущей работы (должности) и структурного подразделения  должны быть указаны: должность (специальность, квалификация); структурное подразделение (место работы), куда он переводится; дату и срок перевода (постоянно  или временно); причину перевода на другую работу (должность) (в связи  с производственной потребностью; простоем; заменой временно отсутствующего работника; по состоянию здоровья и т.п.), а  также условия оплаты труда, льготы и компенсации, предусмотренные  действующим законодательством.

В случае, если инициатором перевода работника на другую работу является собственник или уполномоченный им орган, в приказе (распоряжении) обязательно  указывают мотивацию перевода (в  констатирующей части), а работник, ознакомившись с приказом (распоряжениям), должен указать: "С приказом ознакомлен, с переводом согласен", поставить  свою подпись, дату.

Прежде чем издать приказ (распоряжение) о переводе, собственник или уполномоченный им орган обязан подробно ознакомить работника с условиями его  работы на той работе (должности), на которую предполагается его перевод.

Работник, который переводится  в другое структурное подразделение, отчитывается там, где работал, о  сдаче инструмента, спецодежды и  т.п., снимается с табельного учета, проходит, при необходимости, медицинский  осмотр, повторный инструктаж по технике  безопасности.

После издания приказа (распоряжения) о переводе работника на другую должность  или работу (постоянно) в его личную карточку, трудовую книжку, а также  в другие учетные документы вносят соответствующие записи.

Приказы (распоряжения) об увольнении

Приказы (распоряжения) об увольнении работников с работы (должности) готовятся  по распоряжению руководителя предприятия, на основании их заявлений, представлений  руководителей соответствующих  структурных подразделений, третьих  лиц, не являющихся сторонами трудового  договора (суд, профсоюзный или другой уполномоченный на представительство  трудовым коллективом орган, военкомат).