Документирование распорядительных документов по управлению персоналом

Особое значение придается доведению  распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями  проекта документа.

 

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 Деятельность  учреждения, предприятия, организации  отражается в различных системах документации, но наиболее  общими и  многочисленными являются организационно-распорядительные документы, которые применяются при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, предприятий, организаций, учреждений, фирм.

 Требования  к оформлению документов (датировка, подписание, визирование, адресование и т.д.), изложенные в ГОСТ на УСОРД (ГОСТ Р 6.30-97), применяются к документам и других систем документации. Поэтому можно сказать, что ГОСТ на УСОРД установил единые, научно обоснованные общие правила составления служебных документов и их оформления.

Всякий  отдельный документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые  называются реквизитами: наименование вида, автор, адресат, заголовок, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. Различные  документы имеют разный набор  реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных  в документе, составляет формуляр этого  документа. Для конкретного вида документа, например приказа, протокола, акта и др., характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром.   В основу унификации и стандартизации положен принцип создания общей  модели построения всех документов системы. Такие графические модели или  схемы построения документов получили название «формуляр-образец».

 Применение  государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними.

ГОСТ  Р 6.30-97 «Требования к оформлению документов» перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в  унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Он определяет максимальный состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, и каждому реквизиту отводит строго определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

ГОСТ  Р 6.30-97 установил и дал  расположение следующих реквизитов: Государственный  герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема  организации  или товарный знак (знак обслуживания); код организации –  автора документа; код формы документа; наименование организации – автора документа; справочные данные об организации  – авторе документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный  номер документа; ссылка на регистрационный  номер и дату документа; место  составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка  о контроле и т.д. [3, c. 85].

 Таким образом, стандарт дает  максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при  составлении и оформлении организационно-распорядительного  документа. 

Вид документа определяется обычно как наименование совокупности документов, выполняющих однородные функции. Указание вида (приказ, протокол, акт и т.д.) – один из обязательных реквизитов, отсутствующий только на служебном  письме. Указание вида дает нам первое общее представление о документе  и его назначении, так как определенные управленческие действия должны оформляться  и определенными видами документов.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деятельность в сфере работы с персоналом связана как с  управленческой политикой компании в целом, так и с правовым регулированием трудовых отношений между работодателем  и работниками. Соответственно она  регламентируется действующим законодательством  РФ в области трудовых отношений  и внутренними документами компании.

Внутренние нормативные документы  есть в любой организации. Это  различные положения, правила и  инструкции, разработанные с учетом ее специфики. В перечень   документов по управлению персоналом входят те, которые регламентируют работу самой кадровой службы как структурного подразделения, и те, которые касаются организационного обеспечения работы с персоналом всей фирмы.

В соответствии с трудовым законодательством  работодатель принимает локальные  нормативные акты, содержащие нормы  трудового права, в пределах своей  компетенции в соответствии с  законами и иными нормативными правовыми  актами, коллективным договором, соглашениями (Статья 8 Трудового Кодекса Российской Федерации).

Все локальные нормативные акты, регламентирующие работу с персоналом,  утверждаются приказами (распоряжениями) руководителя организации или директора  по персоналу.

Документированная информация составляет основу управления. Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть  деятельности любой организации. В  современном обществе информация стала  полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

 ГОСТ Р6.30-97 – Издательство стандартов – М.1997

 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- 2-е изд., перераб. и доп. /В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева.-М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.- 456 с.

 Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах : учебно-практ. пособие. – М.: Проспект, 2009 – 432 с.

 Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. Пособие.- 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Проспект, 2008. – 784 с.

 Современное делопроизводство. Учебное пос./ М.И. Басаков – изд. 3-е, испр. и доп. – Ростов н/Д : Феникс, 2009 – 473 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

Образец приказа (распоряжения) о приеме работника на работу

 

 

 

 

 

 

 

Образец приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу

 

 

 

 

Образец приказа (распоряжения) о прекращении  действия трудового договора (контракта) с работником

                          

 

 

 

Образец приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику

 

 

 

 

Образец бланка приказа (распоряжения) о поощрении работника