Документирование распорядительных документов по управлению персоналом

Приказы (распоряжения) об увольнении с работы (должности) содержат, как  правило, только распорядительную часть, где указывают: фамилию, имя, отчество работника, должность, структурное  подразделение (место работы), дату и причину увольнения с работы (должности), соответствующую статью КЗоТ, другие акты законодательства, льготы и компенсации, предусмотренные  действующим законодательством.

В день освобождения работнику выдаются надлежащих образом оформленная  трудовая книжка (ее получение работник удостоверяет своей подписью в журнале  учета трудовых книжек) и копия  приказа об увольнении (при увольнении по инициативе работодателя или по требованию работника).

Приказы (распоряжение) о предоставлении отпусков

Отпуска работникам предоставляются  путем издания приказа (распоряжения).

В приказе (распоряжении) следует указать: фамилию, имя, отчество, должность, место  работы работника, вид, дату начала и  срок отпуска, период, за который он предоставляется (при предоставлении ежегодных основного и дополнительного  отпусков).

После подписания приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска в личную карточку работника и журнал учета  отпусков заносятся соответствующие  записи.

Приказы (распоряжения) о поощрениях и взысканиях

Приказы (распоряжения) о поощрениях и взысканиях работников оформляются  и издаются на основании предложений, представлений руководителей соответствующих  структурных подразделений, других должностных  лиц. Эти вопросы  согласовываются в установленном  порядке с профсоюзным органом.

Перед тем как наложить дисциплинарное взыскание, необходимо потребовать  от нарушителя трудовой дисциплины письменное объяснение (в случае отказа - составить  соответствующий акт в установленном  порядке).

Взыскание объявляется в приказе (распоряжении) и сообщается работнику  под расписку.

Поощрения

К работникам предприятий, учреждений, организаций могут применяться любые поощрения, содержащиеся в утвержденных трудовым коллективом правилах внутреннего трудового распорядка.

Поощрения оформляются приказом (распоряжением) и объявляются в торжественной  обстановке, заносятся в трудовые книжки работников соответственно правилам их ведения.

Взыскания

Взыскания за нарушение трудовой дисциплины, предусмотренные законодательством  о труде: выговор, увольнение.

Законодательством, уставами и положениями  о дисциплине могут быть предусмотренные  для отдельных категорий работников и другие дисциплинарные взыскания.

На работников, которые несут  дисциплинарную ответственность в  соответствии с уставами, положениями  и другими актами законодательства о дисциплине, дисциплинарные взыскания  могут накладываться как органами, которым дано право принятия на работу (избрание, утверждение и назначение на должность), так и вышестоящими органами.

За каждое нарушение трудовой дисциплины может быть наложено лишь одно дисциплинарное взыскание.

Многие из этих документов ведутся  по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

ПРОЦЕСС ПОДГОТОВКИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта  документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений  добавляется стадия обсуждения и  принятия этих документов на заседании  коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа  и те требования, соблюдение которых  обеспечивает юридическую полноценность  документа. Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного  документа может быть издание  документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления  исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления  задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение  может выступить с инициативой  разработки распорядительного документа  по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия  приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов  и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в  случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов  и т.д. подготовка проекта распорядительного  документа требует сбора необходимой  информации по существу поставленного  вопроса. Только собрав и изучив необходимые  материалы, получив полную ясность  по предмету изучения, четко определив  цель издания распорядительного  документа, приступают к составлению  его проекта. Основное внимание следует  сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это  вчерне, а затем отредактировать  и уточнить части в порядке  согласования.

Текст распорядительного документа  чаще всего состоит из взаимозависимых  двух частей – констатирующей и  распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной  форме. В зависимости от вида документа  она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» («решил») – в решении; «предлагаю» («предложил») – в распоряжении; «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного  документа предопределяет и характер изложения его текста.

ГОСТ 6.30-97 указывает: « В распорядительных документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого  лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»)».

Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "решает" ("РЕШИЛ"), "предлагаю" ("ПРИКАЗЫВАЮ") печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллегиального органа. Правительство Российской Федерации постановляет, Коллегия решает.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа  предъявляются особенно жесткие  требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее  изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных  толкований. В них рекомендуется  избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится  на пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами. В каждом пункте указываются  исполнитель (организация, структурное  подразделение, конкретное должностное  лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель  указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям  архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения  информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об утверждении...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.

Подготовив текст распорядительного  документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом.

Проекты документов, выполнение которых  требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с  финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам, а также  о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых  органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или  лицо, готовившее проект распорядительного  документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует  обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты  документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются  руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.