Документооборот

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ »

 

 

 

 

 

 

 

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

 

 

 

 

По дисциплине делопроизводство

 

 

 

 

 

 

 

 

Автор курсовой работы                                                Суровцева О.И.

 

Группа                                  4348

 

 Научный руководитель                                                    Хайруллина Ф.Х.                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 Набережные Челны 2012г.

                                      Система документации.

    Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

 

Система организационной  документации.

 

    Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления.

    Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

     Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

    Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

 

Виды организационных  документов: 

     Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

     Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

      Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.

     Устав должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование вида документа;
• Дата документа;
• Место составления или издания документа;
• Гриф утверждения документа;
• Текст устава;
• Подпись лица, утверждающего документ.

      Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.). Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

   Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

     Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

     Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование структурного подразделения;
• Наименование вида документа;
• Дата;
• Гриф утверждения документа.

     Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.

Текст Положения включает следующие  разделы:

• общие положения.
• основные задачи.
• функции.
• права.
• организация работы.

     Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)

 Инструкция является документом  постоянного или длительного  действия (до замены новой).

     Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.

 Инструкция  содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• гриф утверждения;
• текст;
• подпись.

     На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

     Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,  согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

 Основные  разделы текста должностной инструкции:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;

     В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

    Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

    В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

    В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

    Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

    Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

                      Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• гриф утверждения;
• текст;
• визы;
• подпись.

     Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

 Изменения в штатное расписание  вносятся приказом руководителя  предприятия. 

    Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

    Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

• организация работы предприятия;
• взаимные обязанности работников и администрации;
• предоставление отпусков;
• командирование сотрудников;
• внутриобъектный режим.

    Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

 

Система распорядительной документации.

 

     Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

     Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. 

 Схема  подготовки распорядительных документов:

• всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
• согласование текста и его подписание;
• обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

    Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

    Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.

    Основную нагрузку несет распорядительная часть.

    Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ - приказы.

  ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

 

                               Виды распорядительных документов:

       Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

    Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

 Формуляр  постановления имеет следующие  реквизиты:

• герб РФ или субъекта;
• наименование организации, издавший документ;
• наименование вида документа;
• место составления;
• дата документа, регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи;
• визы согласования.

     Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

     Приказ (по основной деятельности) -  правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.

    Приказами оформляются:

• порядок деятельности предприятия;
• решения и поручения по организации работы;
• организационные мероприятия;
• итоги работы;
• результаты ревизии.

     Приказы издаются только при необходимости.

 Изменения, дополнения, отмена  приказов производится только  приказами. Подписывает приказ  руководитель организации или  его заместитель. Приказ вступает  в силу с момента подписания, если в тексте не указан  другой срок введения его в  действие.

    Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

    Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

    Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

    К вопросам информационно-методического и организационного  характера относятся:

А. Организация исполнения приказов;

 Б. Организация исполнения  инструкций.

   Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

     Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии».