Документооборот

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г.

Положения государственного стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др. Однако, учитывая, что с 1993 г. работы по развитию УСОРД не ведутся (класс 0200000 ОКУД включает всего лишь 62 формы), на практике положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам.

С 2003 г. в соответствии с Законом Российской Федерации  от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» положения стандарта носят рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают время на обработку документов, организации заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:

1. - Государственный герб Российской Федерации;
2. - герб субъекта Российской Федерации;
3. - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. - код организации;
5. -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. –идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. - код формы документа;
8. - наименование организации;
9. - справочные данные об организации;
10. - наименование вида документа;
11. - дата документа;
12. - регистрационный номер документа;
13. - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. - место составления или издания документа;
15. - адресат;
16. - гриф утверждения документа;                                                                                               17-резолюция;

    18- заголовок к тексту;

    19- отметка о контроле;

20- текст документа;

21- отметка о наличии приложения;

    22- подпись;

    23- гриф согласования документа;

    24- визы согласования документа;

    25- оттиск печати;

    26- отметка о заверении копии;

    27- отметка об исполнителе;

    28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    29- отметка о поступлении документа в организацию;

    30- идентификатор электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

 

                 Правила оформления реквизитов документов.

Государственный герб Российской Федерации.

Законом установлено 3 варианта изображения Государственного герба  на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Законом установлены также перечни органов власти и управления, имеющих право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках, в частности, федеральные органы исполнительной власти (министерства, ведомства) имеют право на одноцветное изображение Государственного герба на геральдическом щите, например:

Изображение герба помещают на верхнем  поле документа.                                            Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования) изображают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации (законами, уставами, конституциями краев, областей, республик, автономных образований и др.) и муниципальных образований (городов, районов, сельских населенных пунктов). Как правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти, а также организации их подчинения.

На бланке эмблема (товарный знак, знак обслуживания) может размещаться  на верхнем поле документа или  слева от наименования организации.

Наименование  организации. Этот реквизит является одним из наиболее важных реквизитов бланка. Наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением). Наименование организации должно включать:

• сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации, если она имеется;
• указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации 
  (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное учреждение, муниципальное унитарное предприятие и т.д.);
• собственное индивидуальное название организации;
• сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного);
• наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурно 
  го подразделения организации, если оно является автором документа.

Код организации. Реквизит представляет собой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Коды ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов (Госкомстат России. Госстандарт России. Минэко-ТГОмики России. М., 1993).

Органы власти и управления код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ).

Код по ОКПО является цифровым и состоит  из восьми знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне.

Код организации используется при передаче документированной  информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет {ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица

ИНН состоит из последовательности цифр и содержит следующие сведения:

• код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);
• порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
• контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (С).

Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению  свидетельство о постановке на налоговый учет.

Налоговый орган указывает  ИНН во всех направляемых налогоплательщику  уведомлениях. Каждый налогоплательщик указывает свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Справочные  данные об организации. Этот реквизит является принадлежностью бланка письма. Он включает почтовый адрес, номера телефонов организации, код организации по Общероссийскому предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплатель-шика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению организации, например код телекса, адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете и др.

Наименование  вида документа. Реквизит присутствует в бланках конкретных видов документов. Наименование вида документа в бланке печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др.

В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается.

Дата  документа. В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки, указывающие место расположения этих реквизитов; ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

• цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2003;
• словесно-цифровым способом: 05 апреля 2003 г.

Кроме того, стандарт разрешает оформлять  дату в обратной последовательности - год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат. Датой документа может быть дата:

• подписания документа (приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных  записках, письмах, договорах и др.);
• утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);
• события (в протоколах).

Нужно также иметь в виду, что  датируются многие служебные отметки  на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Регистрационный номер документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.

И дата, и регистрационный номер  могут записываться от руки или проставляться  с помощью механического нумератора.

Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица. В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления, содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно Закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица. Основной государственный регистрационный номер указывается, в том числе, во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием.'

ОГРН представляет собой 13-значный  цифровой код.

ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве реквизита, однако ОГРН в полном значении этого слова реквизитом не является, так как указывается в составе справочных данных и только в бланках писем, так же как и реквизиты 4 и 6 - код организации по ОКПО и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет.

Ссылка  на регистрационный номер и дату документа.

Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита.

Конкретные сведения о  документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.

Место составления или издания документа. Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного вида документа, В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите «Справочные данные об организации».