Документооборот

    Распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ , в ней указываются предписываемые действия.

   Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.

   Текст состоит из констатирующей и распорядительной части.                         В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ  на отдельной строке.

 Распорядительная часть делится  на пункты. Каждый пункт строится  по схеме: действие- исполнитель  - срок исполнения.

 Решение подписывают председатель  и секретарь коллегиального органа.  

 

               Система информационно-справочной документации.

 

     Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

     Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

 

              Виды информационно-справочных документов:

      Акт - информационно-справочный документ, составляющийся  группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

 Акт утверждается распорядительным  документом или руководителем,  по указанию которого составлен  документ.

    Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.

   Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

    В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.       Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

    Протокол -  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

     Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).

     Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

    Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания.

    Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

     После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

     Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

     Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

      По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.

 В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

     Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

     Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

     Текст докладной записки делится на две части:

• изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
• выводы, предложения организации или должностного лица.

     Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

    Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

    Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

     Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

 В справке не даются выводы  и предложения. В справке фиксируют  сведения определенного периода  времени.

 

    Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

    Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

    Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

   Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

    Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.

   Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа правила оформления.

    Цели доклада: информирование и убеждение.

   Элементы доклада:

• вступление
• основная часть
• выводы
• рекомендации.

    Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

    Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.

 Текст телеграммы должен  быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте  опускаются.

     В первой части телеграммы указываются:

• Отметка о категории телеграммы;
• Адресат;
• Текст;
• Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

    Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

• Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
• Наименование должности;
• Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
• Печать;
• Дата

    Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

     При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

• передавать только краткую, срочную информацию;
• проверять правильность записи обратной связью;
• текст - не более 50 слов;
• не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

 

                                 Бланк документа.

     Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Для изготовления бланков  документов используются два формата  бумаги – А4 и А5, Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и имеют размеры (в мм):

А4-210x297;

А5- 148x210.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает, что бланки документов должны иметь  поля не менее (мм):

левое - 20;

правое - 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.'

Бланки документов изготавливаются  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

ГОСТ устанавливает  два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - вдоль верхнего поля документа.                                                                                                                     Бланки документов могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. В последнем случае достаточно иметь электронный шаблон бланка и использовать его при изготовлении документа.

Реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:

•    центрованным (начало, и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ 
  зоны расположения реквизитов);
• фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения 
  реквизитов).

ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает три вида бланков:

• общий;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки разрабатываются  для организации в целом, ее структурных  подразделений, должностных лиц. В  первом случае реквизит «Наименование  организации» включает только официальное название организации, во втором - наименование организации и название структурного подразделения, в третьем - название организации и наименование должности лица или наименование территории и название должности лица. Бланки структурных подразделений и должностных лиц применяются в том случае, если руководитель подразделения и должностное лицо имеют право издавать документы.                                                           Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации),эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• место составления или издания документа, а также отметки для реквизитов:
• дата документа;
• регистрационный номер документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных  документов включает следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации,эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
•    код организации;
•    основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер  налогоплательщика/код причины  постановки на учет 
  (ИНН/КПП);
• наименование организации,
• справочные данные об организации, а также при необходимости может содержать ограничительные отметки для реквизитов:
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;

  - заголовок к тексту;

• отметка о контроле;
• текст документа.

     Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации),эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для размещения реквизитов:
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле.

На бланках субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках - русском (слева) и национальном (справа).

Документы могут изготавливаться  любым способом: на пишущей машинке  или при помощи печатающих устройств персональных компьютеров. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и др.) допускается писать от руки пастой или чернилами черного или синего цвета.

При изготовлении документов более  чем на двух страницах вторая и  последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без проставления дополнительных знаков (точек, дефисов и пр.).

При изготовлении документов может  использоваться и оборотная сторона  листа.

 

 

Реквизиты документа.

      Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

      Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.

 Совокупность  реквизитов, из которых состоит  документ, называется формуляром  документа.

     Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.                                                                         Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.   Требования  к  оформлению  документов установлены  государственным  стандартом - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения стандарта определяют:                                                                                                                   - состав реквизитов документов;                                                                                           - требования к оформлению реквизитов документов;                                                               - требования к бланкам документов.