Документооборот

Место составления или  издания документа не указывается, если название территории, на которой располагается организация, входит в ее официальное наименование, например: «Московский государственный университет имени М. В. Ломоносова» (за исключением случаев создания документа не в месте нахождения организации).

В бланках документов, авторами которых  являются филиалы, отделения, представительства организации, указывается место нахождения последних.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления  или издания документа указывается по середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов - под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

Адресат. Реквизит используется при оформлении деловых писем, располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае реквизит «Адресат» оформляется следующим образом: Генеральному директору ЗАО «Свема»В.И. Горюнову                                                                                       Должность лица, которому адресован документ, и фамилию указывают в дательном падеже.

При оформлении реквизита  «Адресат» целесообразно использовать сокращенные наименования организаций. Документ может быть адресован в организацию или в структурное подразделение; наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Налоговый орган указывает  ИНН во всех направляемых налогоплательщику  уведомлениях, Каждый налогоплательщик указывает свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.

С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики  применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП). ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 указывается в бланках писем в составе справочных данных об организации.

Справочные  данные об организации. Этот реквизит является принадлежностью бланка письма. Он включает почтовый адрес, номера телефонов организации, код организации по Общероссийскому предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению организации, например код телекса, адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете и др.

Наименование  вида документа. Реквизит присутствует в бланках конкретных видов документов. Наименование вида документа в бланке печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др.

В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается.

Дата  документа. В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки, указывающие место расположения этих реквизитов:

• цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2003;
• словесно-цифровым способом: 05 апреля 2003 г.

Кроме того, стандарт разрешает оформлять  дату в обратной последовательности - год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат. Датой документа может быть дата;

• подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);
• утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);
• события (в протоколах).

Нужно также иметь в виду, что  датируются многие служебные отметки  на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Регистрационный' номер документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.

И дата, и регистрационный номер  могут записываться от руки или проставляться  с помощью механического нумератора.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа. Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита.                                                                                                  Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.

Место составления  или издания документа. Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения                                                            Гриф утверждения документа. Отдельные документы получают юридическую силу после утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.

Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими  руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция. Поручение руководителя, в котором определяются организации. Подразделения или работники, ответственные за выполнение документов, характер и сроки исполнения документа, называется резолюцией.

Резолюция может оформляться на свободном  месте в заголовочной части документа  или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется  собственноручно руководителем  и включает следующие элементы: фамилию  исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Заголовок к тексту. Заголовок – краткое содержание документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем.

Отметка о контроле. Реквизит «Отметка о контроле» означает, что срок исполнения документа контролируется службой ДОУ. Отметку о контроле проставляют на верхнем поле документа справа, как правило, с помощью штампа «Контроль».

Текст. Текст документа – основная содержательная часть документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа может  быть представлен в виде грамматически  связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.                                                                     Отметка о наличии приложения. Этот реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзаца.

Если  документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Гриф  согласования документа – реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другой организации и ее согласии с содержанием документа. Гриф согласования может удостоверяться непосредственно подписью руководителя организации, проводившей экспертизу проекта документа, или указанием документа, в котором зафиксировано согласие организации с содержанием проекта документа. В зависимости от этого гриф согласования может оформляться одним из следующих способов.

Виза  согласования документа. Реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри организации. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа.

Оттиск  печати. Так же как и подпись, и некоторые другие реквизиты, печать относится к реквизитам,  придающим документу юридическую силу.