Документы по личному составу: понятия и общая характеристика

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Владивостокский государственный университет 

экономики и сервиса

Академический колледж

экономика и бухгалтерский учет

 

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Документационное  обеспечение управления»

Документы по личному составу: понятия и общая характеристика

Студент

гр. СО-ЭБ-11 _________________________________А.А.Семчук

Преподаватель 

ст. преподаватель _________________________________Е.Ю. Смородникова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Владивосток 2013

 

 

СОДЕРЖАНИЕ:

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..2

 

1. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1.1 Состав и виды  кадровой документации…………………………………….3-4

 

1.2 ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕТНОВ ПО ЛИЧНОМУ   СОСТАВУ……………………………………………………………………………...4

  1.2.1 Оформление заявления, анкеты, трудового договора…………………...4-7

  1.2.2 Приказы по  личному составу……………………………………………...7-9

  1.2.3 Личная карточка……………………………………………………………...9 

  1.2.4 Личное дело……………………………………………………………...10-11

  1.2.5 Трудовая книжка………………………………………………………...12-19

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………………………20

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………………………21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                     ВВЕДЕНИЕ

 

     Среди общей массы управленческих документов выделяют отдельный комплекс, которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).

     Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

     Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.

    Оформляется кадровая документация в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ РФ), ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.

   Кадровые документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а, следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД).

 

 

 

 

 

 

 

1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1.1. СОСТАВ И ВИДЫ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

   Первоначально термин "документация по личному составу" означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т.е. его трудового коллектива. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам. В связи с расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов.

   В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы (рис. 1).

Рис. 1. Система кадровой документации

 

   Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

 

 

 

К документации по личному  составу относятся в частности:

• трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;
• приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы № Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

 

1.2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ  ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

 

 Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях,  требующих  подтверждения  стажа  и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь, если нет специального работника.

Среди общего объема документов, подведомственных кадровой службе, существенное значение имеет документация по личному  составу. Указанная документация требует  особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности  на протяжении длительного периода времени.

 

 

 

 

1.2.1. Оформление заявления, анкеты,

трудового договора (контракта)

 

 Принимая на работу сотрудников, любой работодатель сталкивается с необходимостью оформления с ними трудовых отношений. Трудовые отношения с работниками оформляются посредством заключения с ними трудовых договоров (контрактов). В соответствии с действующим законодательством трудовой договор (контракт) представляет собой соглашение между трудящимся и организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Организация же в свою очередь обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

В сложившейся на сегодняшний  день практике нередки случаи, когда  при оформлении рядового сотрудника администрация юридического лица принимает  решение об отказе от заключения с  ним письменного трудового договора (контракта). Это объясняется в основном несовершенством действующего на сегодняшний день трудового законодательства, содержащего ряд невыгодных для работодателя императивных норм. Однако необходимо помнить, что, отказываясь от заключения трудового договора (контракта), работодатель своими действиями нарушает нормы действующего законодательства, и в частности ст. 18 КЗоТ, требующей письменного заключения трудового договора. Также нужно отметить, что, отказавшись от заключения трудового договора, работодатель лишает себя преимуществ, которые дает четкое закрепление на бумаге прав и обязанностей участников трудовых отношений.

При приеме на работу работник должен предъявить паспорт, трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявления оригинала документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.

Первым делом при приеме на работу работник пишет заявление  о приеме на работу. В заявлении  должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и, если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но, поскольку среди документов, необходимых при приеме на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Заявитель подписывает заполненную  анкету и ставит дату. Секретарь  или работник, оформляющий прием  на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих  в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о  приеме на работу.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. Таким образом, в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет  типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия труда сотрудника, занимаемая должность. Условия трудового  договора (контракта) подразделяются на обязательные и дополнительные.

К обязательным условиям, без  достижения соглашения по которым трудовой договор не может быть заключен, относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; о месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); о сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным условиям относятся  такие условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также  социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Согласно статье 21 КЗоТ при  заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением  сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что «срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, шести месяцев».

В соответствии со статьей 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заключаются:

— на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

— на определенный срок, не более пяти лет;

— на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены  на неопределенный срок с учетом характера  предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются, прежде всего, в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта)— документа, который фиксирует согласие сторон на установление трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения конфликтной ситуации письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

 

 

1.2.2. Приказы по личному составу

 

Они являются важнейшими документами, составляемыми   в   процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и  увольнение  работников;  предоставление  им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты  труда,  присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных;  поощрения  и  наложение взысканий.