Документы по личному составу: понятия и общая характеристика

Без согласия работника и соответствующего заявления возможно перемещение  работника в той же организации  на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменение трудовой функции и изменение существенных условий трудового договора. Такое перемещение не считается переводом на другую работу.

На основании заявления или  докладной записки делаются изменения  к трудовому договору или дополнительное соглашение и составляется приказ о  переводе, имеющий унифицированную  форму: приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) на одного работника и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а)  – при переводе нескольких работников. 

Когда перевод проводится по инициативе работодателя, связанной с производственной необходимостью или другим причинам, но встречает возражение работника, по каждому такому случаю необходимо обязательно проконсультироваться с юристом и особенно тщательно подготовить документы, чтобы избежать конфликтных ситуаций.

Если при переводах первоначально  выбранные условия трудового договора претерпевают изменения, эти изменения вносятся непосредственно в текст договора или составляются дополнительные соглашения в качестве приложения к договору.

Временные переводы (статья 74 Трудового  кодекса) проводятся в случае производственной необходимости на срок до одного месяца на работу, которая не была обусловлена трудовым договором. Производственной необходимостью, в соответствии с Трудовым кодексом, считается:

• предотвращение катастрофы, производственной аварии или устранение последствия катастрофы, аварии или стихийного бедствия;
• предотвращение несчастных случаев, простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), уничтожения или порчи имущества;
• замещение отсутствующего работника.

Временный перевод не требует заключения дополнительного соглашения, издается лишь приказ по унифицированной форме  № Т-5 или Т-5а             (Приложения 5, 6), в котором строка «изменение к трудовому кодексу» не заполняется, а указывается тот инициативный документ, на основании которого перевод проведен.

На основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в  личной карточке работника (форма Т-2) и лицевом счете. Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется). Копия приказа передается в бухгалтерию.

Изменения, то есть данные о переводе на основании приказа, обязательно  вносятся в трудовую книжку не позднее  недельного срока  с даты подписания приказа (Приложение 7).

Если на работника ведется личное дело, то все документы, которыми документируется процесс перевода (заявление, докладная записка, изменения к трудовому договору, копия приказа о переводе) помещаются в его личное дело.

Таким образом, оформление переводов  требует составления нескольких документов и внесения соответствующих записей в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Оформление записи об увольнении

 

Записи в трудовую книжку переносятся  из приказов по личному составу. Сведения о причинах прекращения трудового договора должны делаться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ.

Понятие «уволен» и понятие «прекращение трудового договора» рассматриваются  в Правилах и Инструкции как синонимы и в трудовой книжке можно записать то или другое. Однако слово «уволен» вряд ли уместно применить в случае смерти работника, и наоборот, оно будет наиболее точно и уместно, когда увольнение является мерой наказания.

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	Число	Месяц	Год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество «Ракета»
14	18	05	22009	Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 18.05.2009  № 31к

Например, при увольнении по ст. 6 за неоднократные прогулы будет  записано:

или при увольнении за нарушение  требований по охране труда, приведшее  к аварии:

№	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и  ссылкой на статью, пункт закона)			Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	Число	Месяц	Год
1	2	3			4
				Закрытое акционерное общество «Ракета»
14	18	05	22009	Уволен за нарушение требований по охране труда, повлекшее за собой  аварию в цехе, подпункт «д» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации		Приказ от 18.05.2004  № 31к

Датой увольнения (прекращения) трудового договора считается последний день работы, и именно в этот день служба кадров обязана выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении.

В случае невозможности выдать трудовую книжку в день увольнения в связи  с отсутствием работника ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если работник отказывается взять трудовую книжку, об этом составляется акт.

Принципиальным является новое  положение Правил (ст. 35), в котором сказано, что «при увольнении (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника». Исключением являются случаи отсутствия работника или его отказа от получения трудовой книжки на руки. Это положение введено для большей правовой защищенности работника, позволяет ему проверить правильность записи об увольнении и своевременно обратиться в соответствующие органы за защитой в случае нарушения его прав.

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

                                                            

 

                                  ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, в нашей жизни большое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием  большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, Кодекса законов о труде Российской Федерации  - КЗОТ РФ, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.). Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.             На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника – трудовой книжки.

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Басовская Е.Н. Делопроизводство: учеб.для нач.проф.образования – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2002.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

3. Березина Н.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. Спб.: Питер, 2005.

4. Кудряев В.А. Организация работы  с документами: учебник – 2-е  изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2001.

5. Книга секретаря. Практический  справочник секретаря, референта  и офис-менеджера. – СПб.: Питер, 2004

6. Спивак В.А. Документирование  управленческой деятельности (Делопроизводство). – СПб.: Питер, 2005.

7. Рогожин М.Ю. Справочник по  делопроизводству. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2005.

8. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечения управления  организацией на основе ГОСТ  Р 6.30-2003), 100 экзаменационных ответов.  Экспресс-справочник для студентов  вузов. – Москва: ИКЦ «Март», Ростов  н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004.

9. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта:  Практическое пособие. – Ростов  н/Д: «Феникс», 2001.