Документы по личному составу: понятия и общая характеристика

В соответствии с «Инструкцией» в трудовую книжку вносятся:

- сведения о  работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о  работе: прием на работу, перевод  на другую постоянную            работу, увольнение;

- сведения о  награждениях и поощрениях;

-  сведения  об  открытиях,  на   которые   выданы   дипломы,   об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в  трудовую книжку не записываются.

В течение всей деятельности работника  в организации его перемещения  и поощрения будут отражаться в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них любых записей  строго регламентированы. Форма, порядок  ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения  ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

16 апреля 2003 г. вышло постановление  Правительства Российской Федерации  № 225 «О трудовых книжках», которое  утвердило форму трудовой книжки, форму вкладыша в трудовую  книжку и «Правила ведения  и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», контроль за которые возложен на Министерство труда и социального развития Российской Федерации. Так как изготовление трудовых книжек связано с материальными затратами, в соответствии со ст. 47 Правил с работника, на которого заводится трудовая книжка, взимается плата, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение. Если трудовая книжка будет по какой-либо причине испорчена при заполнении, ее стоимость возмещается работодателем.

Работодатель (за исключением работодателей  – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации  является для работника основной.

Работодатель – физическое лицо не имеет право производить записи, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Записи в трудовых книжках ведутся  на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке этой республики. Это положение внесено в соответствии с п. 4 ст. 16 Закона «О языках народов Российской Федерации», где установлено, что документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственным языком РФ может вестись на государственном языке республики.

Работник кадровой службы при заполнении трудовой книжки постоянно должен обращаться и к новым Правилам, и к новой Инструкции. В Правилах указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении, а в Инструкции не только указано, как пишутся эти сведения, но и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.

Записи в трудовой книжке надо вести  аккуратно перьевой или гелевой  ручкой, ручкой-роллером (в том числе  шариковой), световодостойкими чернилами  (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Фамилия, имя, отчество на титульном  листе указываются полностью, без  сокращений или замены имени и  отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год), на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др. (Приложение 2).

Дата рождения обязательно записывается полностью – число, месяц, год  буквенно-цифровым способом, например, 12 мая 1982 года. Кроме титульного листа, во всех остальных разделах трудовой книжки дата записывается только цифрами – 15.05.2001.

Сведения об образовании записываются только на основании документов: аттестата, удостоверения, диплома и т.п.

После внесения основных сведений о  работнике указывается дата заверения  трудовой книжки, проставляемая буквенно-цифровым способом.

Работник, на которого заводится трудовая книжка, на первой странице (титульном  листе трудовой книжке) своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу подписывает также  лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать кадровой службы или печать организации, выдавшей трудовую книжку, которая  ставится на установленном в бланке месте и не должна закрывать ничьих подписей.

При изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения старые сведения зачеркиваются  аккуратно так, чтобы они легко  читались, одной линией и записываются новые. Эти изменения можно произвести исключительно на основании представленных документов: паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать со слов владельца трудовой книжки. Ссылки на документ, на основании которого внесены изменения, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью кадровой службы или организации.

При изменении образования работника или получения новой профессии, специальности, записи, внесенные ранее на титульный лист, не исправляются, а дополняются. Рядом со старой записью, через запятую, дописывается новое образование, профессия или специальность. Если работник получил второе высшее образование, то в строке Профессия, специальность добавляют новое на основании представленных документов. Каждая запись заверяется подписью и печатью кадровой службы или организации.

В  тех  случаях,  когда  в  трудовой  книжке  заполнены  все  страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки не действителен. О выданном  вкладыше  на  титульном  листе  трудовой  книжки  вверху ставится штамп с надписью «выдан вкладыш»  и  указывается  серия  и  номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится  штамп  и указывается серия и номер вкладыша. При  необходимости дополнения трудовой  книжки  вкладышем  выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку  (вкладыш) о приеме на работу, переводах на  другую  постоянную  работу  и  увольнении, администрация предприятия обязана наклеить  вкладыш  книжки  (вкладыша)  под расписку в учетной карточке  Т-2, в  которой  должна  быть  повторена  точная запись из трудовой книжки (вкладыша). В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

При  увольнении  работника  все  записи  о  работе,  награждениях   и  поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на  предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально  уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

Администрация обязана выдать работнику  его  трудовую  книжку  в  день увольнения с внесенной в нее записью  об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по  вине  администрации  работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Если  работник  отсутствует на  работе в  день увольнения, то администрация  предприятия  в  этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой  с  доставкой  по  указанному  адресу допускается только с согласия самого работника.

В случае смерти работника  трудовая  книжка  выдается  на  руки  его ближайшим родственникам под расписку  или  высылается  по  почте  по   их требованию.

Оформление записи о  приеме на работу

Оформление приема на работу начинается с записи названия организации, принимающей  на работу, которая производится без  каких-либо сокращений, т.е. аббревиатуры даются только наряду с полным названием.

Учитывая, что в настоящее время  реорганизации и изменения названий фирм, предприятий, учреждений происходят достаточно часто, в трудовых книжках  каждый раз необходимо делать записи в соответствии с п. 3.2. Инструкции: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «сведения о работе» трудовой книжки делается запись: Организация «___________» с «___»_________  ______ г. переименована в «________________________», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Эта запись не нумеруется.

Сведения о работе по совместительству вносятся по желанию работника. Работник обязательно должен представить  документ, подтверждающий его работу. Это может быть заверенная в установленном порядке копия приказа о приеме его на работу или оригинал справки о приеме на работу по совместительству (Приложение 3).

 Так как запись о совместительстве  делается по желанию работника,  он должен выразить это желание в письменном виде.

Все переводы работника обязательно  оформляются в трудовой книжке под  очередным номером с указанием  документа, его даты и номера.

Оформление записи о  переводе

Постоянной функцией кадровой службы является оформление перемещения (переводов) работника в процессе его деятельности в организации. Переводы могут носить различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием, перевод на другую работу беременных женщин (ст. 254 ТК РФ), женщин, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет (ст. 254 ТК РФ) и т.д.

 Переводы по характеру делят  на постоянные и временные,  а по основаниям: по инициативе  работника; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.

Перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение  трудовой функции или изменение  существенных условий трудового  договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника – статья 72 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, первым документом должно быть личное заявление работника  с просьбой о переводе (Приложение 4). Как правило, переводам предшествует устная договоренность.

Заявление должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает  против его перехода, и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. Если перевод производится с материально ответственной должности или на материально ответственную должность, обязательно требуется и виза бухгалтера.

При перемещении внутри структурного подразделения перевод может  оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

Трудовой кодекс предусматривает  возможность изменения места  работы в связи с болезнью. Работника, нуждающегося в соответствии с медицинским  заключением в предоставлении другой работы, работодатель обязан с его согласия перевести на другую имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья.