Формы использования архивных документов

Содержание

Введение………………………………………………………………………………….3

1.Понятие архив, архивный  документ……………………………………………….…5

2..Направления использования  архивных документов……………………..................6

3. Цели использования  архивных документов…………………………………………8

4. Формы использования архивных документов………………………………………10

4.1. информационное обеспечение  организаций, структурных подразделений  и граждан в соответствие с их запросами……………………………………………....................... ..11

4.4..Исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан…………………………………………………………………………………………….......13

4.3. Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности.………………….................19

4.4. Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы.………………………………………………………………………………….21

4.5.Выдача подлинных документов и дел во временное пользование………………………………………………………………………………………………....23

4.6. Публикация документов………………………………………………………….....24

4.7.Информационное мероприятия  в научных и культурно –  просветительных целях.....................................................................................................................................................25

Заключение……………………………………………………………………..................38

Список  литературы…………………………………........................................................39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Цель работы - объективная  и полная характеристика направлений  и каждой формы использования  документов.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Для полноценного раскрытия  темы необходимо решение следующих  задач:

1. Определение направлений  использования архивных документов;

2. Постановка целей  использования архивных документов;

3. Характеристика форм  использования документов.

При написании работы использовались различные источники  и литература.

Правила работы ведомственных архивов основными формами использования документов ведомственного архива указывают: информирование руководства и структурных подразделений организации, в структуре которой функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов; культурно - просветительная и агитационно - пропагандистская работа архива, исполнение запросов социально - правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива. Основные правила работы государственных архивов РФ предусматривают то, что основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное обеспечение  пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов  пользователям для исследований  в читальном зале;

- экспонирование документов  на выставках;

- использование документов  в средствах массовой информации;

- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов во временное пользование;

- публикация документов  в различных формах.

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Понятие архив,  архивный документ

 

Архивом называют, во-первых, учреждение, на обязанности которого лежит хранение документальных источников, во-вторых — помещение, в котором хранятся документы, и, в-третьих — самые собрания источников (собрания архивных материалов). Последние принято называть в современной археографии Архивными  фондами. Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты  прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.

Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.

Архивные документы – это ценный материальный носитель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он храниться в историческом архиве, если же для человека, то он храниться в личном, семейном архиве.

 

 

 

 

 

 

 

2. Направления использования архивных документов

 

Использование документов архива – комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества ретроспективной документной информации.

Документы архивов организаций  являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

В современном архивоведении  основными направлениями использования архивных документов являются;

1. Укрепление российской  государственности;

2. Удовлетворение информационных  потребностей общества;

3. Обеспечение законных  прав и интересов граждан.

В процессе использования документов архива участвуют две стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов в России - сложная и ответственная  работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Цели использования архивных документов

 

Цели использования  документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр.

Использование документов в экономических целях применяется  при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах.

Научное использование  документов предполагает написание  статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных  работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов.

Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных  выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.

Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Формы использования архивных документов

 

Формы использования архивных документов – это предоставление архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения потребностей.

В соответствии с Основными  правилами работы архивов организаций  использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Основными формами использования  документов архива является:

- информационное обеспечение  организаций, структурных подразделений и граждан в соответствие с их запросами.

- исполнение запросов в целях обеспечение прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование  учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архив по профилю их деятельности

- предоставление документов пользователем через читальный зал для исследовательской работы

-выдача подлинных документов и дел во временное пользование

- публикация документов

- Информационные мероприятия  в научных и культурно –  просветительских целях.

 

 

 

 

 

 

4.1. Информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствие с их запросами.

 

Эта форма использования  осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Инициативное информирование как форма информационной деятельности Федеральной архивной службы является одним из самых эффективных средств раскрытия информационного потенциала Архивного Фонда РФ.

Особенность инициативной информационной работы архивов заключается также в опережающем удовлетворении спроса больших общественных групп потребителей: учреждений, организаций, граждан. Формы и тематика инициативных документов должны быть ориентированы на обслуживание приоритетных и наиболее трудоемких направлений.

Инициативное информирование может носить рекламный и справочный характер, пропагандировать информацию архивных документов Архивного фонда страны. Соответственно с этим строятся методы работы архивов с информацией и формы ее предоставления обществу. Этой цели в наибольшей мере соответствуют следующие формы: реклама, буклеты, выставки, различные информационные документы для средств массовой информации, обзоры фондов и документов, различные справочники о государственных архивах и их документах, другие формы вторичной информации архивов. Организация использования документов ГАФ СССР.