Формы использования архивных документов

Формы инициативной информации имеют тенденцию к дальнейшему  развитию, на что влияет целый ряд  факторов. Одним из них является актуализация новых категорий архивных документов; специальных документов с небумажными носителями, документной информации автоматизированных систем и др.

Информирование и исполнение запросов руководителей организации  и структурных подразделений, а  также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

Информирование руководителей  организации может производиться  в форме перечня заголовков дел  или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат  документов и поисковых данных. В  необходимых случаях даются аннотации.

Заголовки документов или  дел располагаются в перечне  независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей  может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2. Исполнение запросов в целях обеспечения прав и        законных интересов граждан

 

Запрос - это письмо организации  или заявление гражданина, в котором  сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю  информации, содержащейся в архивной информации.

Существуют следующие  виды запросов:

· Тематические (выявление  информации по конкретной теме или  документальное подтверждение какого-либо факта);

· Персональные, в том  числе биографические и генеалогические;

· Социально-правовые. (направленные на обеспечение прав и интересов граждан, которые  с свою очередь подразделяются на запросы:

 - о трудовом стаже

- размере заработной платы

- службе в вооруженных силах

- образование, учебе и др.

· Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов  граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста РФ и др.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и  работа с заявителем.

2. Поиск запрашиваемой  информации.

3. Составление и выдача  заявителю ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

Если запрос относится  к категории платных, следует  известить об этом заявителя.

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно  по требованию тех организаций и  лиц, которых она касается. Ограничения  возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации. При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.

Срок пересылки непрофильного  запроса в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов.

Срок исполнения запросов, требующих обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.

Информация социально  – правового характера по запросам граждан и организаций выдается в следующих формах;

§ архивная справка; (приложение 1)

§ архивная копия; (приложение 2) 

§ архивная выписка;  (приложение 3)

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки  помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле. Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть  текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивные копии и  выписки из документов выдаются в  соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий  и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и  выражения подлинного документа, а  также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются  на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.

После текста архивной копии  или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка  занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

Помимо основных форм ответов на запросы, архив может  составлять информационное письмо либо по собственной инициативе, либо в  ответ на запрос пользователя. Письмо содержит сообщение об имеющихся  в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

При исполнении тематических запросов организаций и граждан  в государственном архиве могут создаваться такие информационные документы, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

Тематический перечень архивных документов - систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

Тематическая подборка копий документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива.

Тематический обзор  документов - информационно-поисковый  справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

Допускается изъятие  из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы  выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка  о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3.Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности.

 

В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая  форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива – органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива – руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

Работа по инициативному информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за прошедшие годы. При этом не стоит привязываться к конкретным учреждениям: если администрация одного административного округа запросила подборку об истории дорожного строительства, возможно, эта информация понадобится другой администрации. Особое внимание следует обращать на тематику работы иностранных исследователей и организаций, по заданию которых они работают. 
Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики («Ведомости», «Информационные бюллетени…»), планы, разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службе учреждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации.