Формы использования архивных документов

Впрочем, в практике работы некоторых  архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем. Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя. В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива.

 Но главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию является повышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации.

Таким образом, в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных договоров на коммерческое использование документов и др. если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее.

4.4. Предоставление документов пользователям через   читальный зал для исследовательской работы.

 

В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается  специальное структурное подразделение – читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников организаций и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место  для исследователей. 
 Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). Поэтому, чтобы избежать лишних затрат, следует изучить раздел об архивной эвристике. Кроме того, плата может взиматься за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, срочность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть указан в доступном для пользователей месте. 
 Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет. 
 Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998г. 
 При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются: все письма-направления и заявления данного пользователя; анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять; заказы на выдачу описей и дел; заказы на копирование документов. 
 В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных  делах и др. 
 В случае повреждения или хищения дел, внесения изменения в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.5. Выдача подлинных документов и дел во временное

пользование

 

Подлинные дела и документы  выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное  пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

Выдача дел во временное  пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется  актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования  дело должно иметь лист использования дела.

 

 

 

 

4.6. Публикация документов

 

Публикация архивных документов - совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные  типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

- научный (предназначен  для научного исследования и  заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);

- научно-популярный (рассчитан  на широкую аудиторию. К изданиям  прилагается справочный аппарат);

- учебный (предназначен  для освоения учебных программ).

Виды публикаций:

- пофондовые: публикуются  из документов одного архивного  фонда;

- тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме;

- публикации документов  одного вида;

- публикации документов  одного лица.

Формы публикации:

- корпус - свод источников  по определенной теме;

- том - часть продолжающегося  или многотомного издания;

- серия - часть периодического  издания;

- часть, раздел - часть  одной книги.

Публикация готовится  в несколько этапов:

1) Предварительный отбор.

На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

2) Выявление и отбор  документов.

Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться  документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам.

3) Археографическое оформление  и составление научно-справочного  аппарата к публикации.

На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются  порядок и принципы отбора документов.

Составляется заголовок  публикации и для каждого документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные.

В примечаниях содержится критика текста (текстуальные примечания) и дается биографическая справка (по необходимости).

Могут добавляться указатель, приложения.

4) Способ передачи  текста

Существуют следующие  способы:

- факсимильный (дословное  воспроизведение документа);

- дипломатический (передача  части особенностей документа);

- критический (определенная  обработка текста, сам текст не  редактируется, устраняются очевидные ошибки).

5) Формирование макета публикации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7. Информационное мероприятия в научных и культурно – просветительных целях.

 

4.7.1. Использование  документов в средствах массовой  информации

 

Организация использования  архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и  журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или  извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке. Публикация подборки архивных документов сопровождается пояснительным текстом, включающим характеристику публикуемых документов, описание исторической обстановки и пр.

Документальный очерк  представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей. Документальный очерк состоит из двух частей: исторической, где описываются исторические события, и описательной, где раскрываются конкретные факты, нашедшие отражение в документах, может содержать обобщения, выводы.

Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба.

Корреспонденция - сообщение  с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в  газету от корреспондента данного издания.

Информация - краткое  сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр.

Архивные учреждения организуют также использование  информации по радио и телевидению  в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.

Архивные документы  широко используются при создании документальных и научно-популярных и учебных фильмов. Для ретроспективного показа кинодокументов государственные архивы готовят кинопрограммы и киносборники. Киносборники монтируются из специально скопированных позитивных фрагментов фильма, спецвыпусков, киножурналов и отдельных фрагментов. Организация использования документов ГАФ СССР.

 

 

 

 

 

 

 

4.7.2.Организация  информационных мероприятий

 

Информационные мероприятия  включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7.3.. Организация  выставок документов

 

Выставка - художественно  оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.

По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на межархивные, региональные и всероссийские.

По времени функционирования различают: постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней).

По месту демонстрации различают стационарные и передвижные.

Стационарные выставки могут быть постоянно действующими и временными. Передвижные - временными и краткосрочными.

Разработка тематико-экспозиционного  плана выставки зачастую требует напряженного труда всего коллектива архива. Поэтому план может существовать в нескольких вариантах - сначала в предварительном, а затем в уточненном варианте. Важно включать документы в план не на основании описей, а на основании просмотра документов. Часто экспонирование архивных документов сочетается с экспонированием музейных предметов эпохи.

В 2005 году была проведена  в Выставочном зле федеральных архивов историко-документальной выставка "Победный 1945-й", международной научно-практической конференции, посвященной 60-летию Победы. Росархив, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАКФД приняли активное участие в подготовке совместно с ФГУ "Фонд взаимопонимания и примирения" передвижной выставки "Невольники Третьего Рейха: судьбы советских граждан, угнанных в Германию".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7.4.Организация  встреч с общественностью

 

Встречи с общественностью  проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр. Таким образом осуществляется непосредственное общение архивистов с потребителями и «обратная связь». Для лучшего восприятия передаваемой информации проведение встреч сопровождается показом кинофильмов и кинопрограмм, слайдфильмов, прослушиванием фонозаписей, выставками архивных документов и т.д.

В деятельности государственных  архивов сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях.