Формы использования архивных документов

Тематика встреч архивистов с широкой аудиторией должна быть рассчитана на общий интерес: актуальные проблемы современности, знаменательные и юбилейные даты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7.5.. «Дни открытых  дверей»

 

Они служат популяризации  состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив. Для рекламы «Дня открытых дверей» составляются афиши, пригласительные билеты, даются объявления по радио, телевидению и пр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7.6.Экскурсии  в архивы

 

Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором  указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Реклама экскурсии аналогична рекламе «Дня открытых дверей».

Экскурсии в архивы, предпринимающиеся  с целью ознакомления с составом фондов архива, работой архивохранилищ, отделов архива, читального зала, методического кабинета, называются обзорными экскурсиями.

Тематические экскурсии  сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7.7.Устные  журналы

 

Устные журналы, как  правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.

 

4.7.8.Лекции, доклады

 

Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.

Одновременно с чтением  лекции используются различные средства: иллюстративные схемы, кинофотодокументы, видеофонограммы и пр. Организация использования документов ГАФ СССР.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7.9.Предоставление  документов пользователям в читальный зал

 

В целях создания условий  для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается  читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.

При отсутствии в архиве специально выделенного помещения  читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место.

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных  и иных организаций или частные  лица.

Пользователи допускаются  в читальный зал на основании  личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личном заявлении или  письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

К работе в читальном  зале допускаются граждане РФ и иностранные  пользователи.

Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются  поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов.

После ознакомления с  печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое.

Архивы могут при  наличии множительной техники оформлять заказы исследователей на копирование документов.

При первом посещении  государственного архива на каждого  посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

все письма-направления  и заявления пользователя;

анкета исследователя  с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

заказы на выдачу описей и дел;

заказы на копирование  документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится  карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

Отказ или отсрочка в  выдаче документов допускаются в  случаях:

их плохого физического  состояния;

ограничений на использование, установленных законодательством  Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;

пользования документами  сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

выдачи документов во временное пользование или другому  пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.  Стоит отметить, что «Правила работы пользователей в читальных залах не содержит важных для пользователей процедур доступа к различным категориям документов, прежде всего, содержащих информацию конфиденциального характера. В то же время принятие ФЗ «Об архивном деле в РФ» позволило в значительной степени по сравнению с «Основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах» расширить и дополнить положения в части обеспечения доступа пользователей к архивным документам».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7.10.Экскурсии в архивы

 

Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором  указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Реклама экскурсии аналогична рекламе «Дня открытых дверей».

Экскурсии в архивы, предпринимающиеся  с целью ознакомления с составом фондов архива, работой архивохранилищ, отделов архива, читального зала, методического кабинета, называются обзорными экскурсиями.

Тематические экскурсии  сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Изучив эту тему, я поняла, что использование документов - одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования  документов в совокупности позволяют  обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.

Изучение темы позволило мне более полно раскрыть всю сущность архивного дела, узнала, как и для чего используют документы архивов, и я думаю что это мне очень поможет в моей будущей профессии.

Список литературы

 

1.Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. 3-е изд., доп. М.: Издательский центр «Академия», 2005.

2."Основные Правила  работы архивов организаций" (одобрены  решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3. Основные правила  работы ведомственных архивов.  М., 1986.

Из интернета

 4. http://www.rusarchives.ru/index.shtml                              5.http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.htm

 6. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и  защите информации» от 27.07.2006 г. № 149                 http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html

7. http://www.rusarchives.ru/index.shtml