Функционирование архивных профессий

Ф. Отт, директор Центра архивов и научной работы в области экономических наук (г. Рейн), считает, что портрет идеального архивиста

состоит из следующих  качеств: организаторские способности, деловые качества, умение синтезировать  и выделять основное в потоке информации, умение работать в команде с любыми партнерами, наличие педагогических и дипломатических качеств, он также должен иметь вкус к нововведениям и, наконец, быть энергичным, оптимистичным, коммуникабельным.

В англо-саксонских странах функция менеджмента  знаний уже много лет является признанной, и даже появились профессиональные ассоциации, связанные с этим. Во Франции Ассоциация по стандартизации только в 2002 г. издала стандарт, который позволил четко определить границы функции. Речь идет об управлении документами и их организации, начиная с создания, в зависимости от их значимости, позволяет прослеживать документ с момента его рождения и позволяет обеспечить лучший контроль и также принять решение уничтожить его в случае необходимости.

М. Котен, архивист из Национальной Ассоциации по профессиональному  образованию взрослых акцентирует внимание на такой аспект профессии, как ее динамичность, и на ту ее сторону, которую можно охарактеризовать, как "миссия невыполнима", так как необходимо уметь выполнять все. Администраторы имеют трудности с восприятием типологии документов, их разнообразием. Архивистам необходимо показать им значение и значимость этого, научить их работать с документами.

Архивист предприятия  анализирует потребности своего учреждения для того, чтобы знать, что нужно убрать или сохранить. Он вырабатывает политику архивирования по отношению к сложившейся ситуации и к юридическому аспекту. Соответственно, классифицирование документа.

Наше  архивное агентство способствует поиску архивных документов. Архивы России, архивы Москвы, государственный архив (Архив РФ), архив ЗАГС или другой

какой-либо центральный архив - это область  нашей профессиональной работы.

При этом мы сами ищем необходимый

государственный архив, где могут находиться интересующие Вас архивные документы, например, справка  для пенсионного фонда, справка для начисления пенсии, справка о заработной плате или иные важные для вас документы.

Ведь  далеко не секрет, что простому человеку или предприятию сложно разобраться, как структурно выстроен государственный  архив России, государственный архив  Украины или государственный архив Республики Беларусь, понять, как и с какого архива ЗА ГС а, исторического архива или с какого военного архива начать поиск, как составить, например, генеалогию...

3. Международное  сотрудничество архивистов.

Представительство Европейской комиссии в Российской Федерации, Минкультуры России и Росархива в рамках финансируемого Европейским Союзом проекта ТАСИС «Институциональная реформа государственного сектора» организовали и провели 31 октября 2006 г конференцию «Управление по результатам и финансовый менеджмент в государственных архивах». В ней участвовали руководители и эксперты данного проекта из Великобритании, Германии, сотрудники архивных учреждений Центральной России, Поволжья, Северо-запада, а также представители Национального архива Велобритании.

Конференцию открыли  Стефании Хартер (координатор проектов, Представительство Европейской  комиссии в Российской Федерации) и  А.Н.Артизов (заместитель руководителя Росархива).

Доцент Высшей школы экономики, эксперт проекта  Е.В.Берездивина в сообщении «Результативное управление в органах исполнительной власти» обратила внимание на то, что цели государственного управления плохо поддаются количественной формализации, имеют долгосрочный характер, при этом ответственность за их достижение размыта. Население же пока слабо предъявляет претензии к качеству услуг государственного управления, а, скорее, финансирующий орган. Государство же, располагая уникальным ресурсом - правом принуждения, не заинтересовано в поиске других методов. Поэтому и возникла концепция «Нового государственного управления» (НГУ), создатели которой попытались применить управленческие технологии частного сектора в государственном. НГУ означает приоритет целей при организации деятельности и принятии решений; фокусирование контроля не на процессе, а на результатах; дополнение внутреннего контроля внешним; отношение со стороны органов исполнительной власти к гражданам как к клиентам; децентрализация уровня принятия решения; экономное использование ресурсов. Ядро НГУ _ это результативное управление,

являющееся  важнейшим инструментом административной реформы. Другими инструментами  реформирования служат стандарты государственных  услуг, а также административные регламенты в органах исполнительной власти; взаимодействие органов исполнительной власти и гражданского общества; повышение прозрачности деятельности органов исполнительной власти и модернизации системы их информационного обеспечения.

Наряду с  административной в России с 2004 г  идет бюджетная реформа. Ее основные инструменты: доклады о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования (с 2004 г); новая бюджетная классификация (с 2005 г); перспективный финансовый план РФ на три года (с 2006 г); реестр расходных обязательств (с 2006 г); ведомственные целевые программы (составляются с 2005г, однако в большинстве своем они не стали они не стали управленческим инструментом); эксперименты по внедрению с 2005-2006 гг результативного бюджетирования, т.е. бюджетирования, ориентированного на результат (БОР). Основные же направления бюджетной реформы следующие: «управление результатами» вместо «управления затратами»; жесткие бюджетные ограничения; выделение бюджетов действующих и принимаемых обязательств; расширение горизонта бюджетного планирования (предпочтительнее на три года) и применения методов программно-целевого планирования, а также полномочий главных распорядителей, распорядителей и получателей бюджетных средств4 стимулирование внедрения результативного бюджетирования.

Говоря о технологиях  бюджетирования, докладчик определила вектор движения: отказ от постатейного и переход к результативному бюджетирования. Результативный бюджет - это бюджет органа исполнительной власти, планируемый и исполняемый на основе калькуляции расходов на выполнение функций, оказание услуг с целью достижения определенных заранее результатов.

В других странах  система результативного управления внедрялась примерно 15 лет. У нас  этого времени нет, как нет  и подготовленных кадров, а также  информационной поддержки.

Участники конференции получили возможность узнать об организации современной системы планирования и показателях эффективности деятельности в Национальном архиве Великобритании (НА).

Правительственные обязанности НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВА: сохранять и предоставлять доступ к документам центрального правительства, судов и вооруженных сил, управлять системой документооборота Великобритании в соответствии с Законом об общественных документах 1958 и 1967 гг. и с учетом Закона о свободе информации 2000 г; способствовать оптимальному ведению документооборота в подразделениях центрального правительства, местных органов власти и частных архивах посредством инструкций, стандартов и мониторинга; наблюдать за процессами отбора и передачи документов центрального правительства на постоянное хранение; консультировать правительство по вопросам документооборота и хранения информации.

Начальник отдела корпоративного планирования и бизнес - реформ Национального Архива Луиза Атертон, освещая организацию планирования в этом учреждении, рассказала, что на этапе ввода новой системы в нее пытались заложить множество направлений, целей и показателей. Однако, начиная с 1994 г планирование четко структурировано и осуществляется по шести направлениям: услуги населению; онлайновые услуги и предоставление

конвента; доставка и хранение информации; стандарты  и руководство; законодательные  и правительственные инициативы; информирование общественности об архивах  и самом Национальным Архивом. В планах присутствуют такие цели и показатели, как: количественные данные; качество и стандарты; соотношение цены и качества; юридическая ответственность; удовлетворение потребностей клиентов; основные направления развития и проекты. Л. Атертон привела примеры количественных показателей: объем документов, выданных пользователям, в том числе в онлайновом режиме, в 2006-2007 гг. составит свыше 47 млн. ед. хр. (документов); число посещений школьников, в том числе из школ, где те получают бесплатное питание, - показатель предоставления услуг малообеспеченным социальным группам 9в 2006-2007 гг. ожидается свыше 1,8 млн. школьных визитов, включая режим он-лайн).

Найдены и оптимальные  форматы планирования: основные показатели эффективности деятельности (ПЭДы); рабочие программы; бизнес-планы  департаментов или отделов; циклы  планирования (три года, но есть перспективные планы на пять лет, планы-графики на два года и бизнес-планы на финансовый год); публикации (заботясь о своей репутации и месте в системе госаппарата, архивисты отчитываются перед лордом - канцлером посредством специально подготавливаемой брошюры).

При разработке планов Национального Архива стремится предварительно получить на проекты комментарии различных групп пользователей. Что касается отчетности, то она предусмотрена как внешняя (ежегодный отчет хранителя Парламенту до летних парламентских каникул и отчеты по полугодиям перед министром по конституционным делам и лорд-канцлером), так и внутренняя. Последнюю составляют: ежеквартальные отчеты об эффективности деятельности по корпоративным целевым показателям; ежемесячный «моментальный снимок» ПЭД (для выделения актуальных проблем); ежеквартальные итоговые отчеты по целевым ПЭДам. Отчеты Парламенту обязательно публикуются. Кроме того, Национальный Архив ежегодно проходит финансовый аудит и получает сертификат.

Оставаясь приверженцами традиционного хранения документов, в Национальном Архиве все же стремятся к переводу их в электронную форму для выдачи пользователям. Примерно 80% наиболее используемых документов могут предоставляться, а онлайновом режиме.

Национальный  Архив стремится сделать свое имя брэндом: в его планах повышение уровня известности Н.А среди населения Великобритании в 2007г до 50%, а к 2009г - до 70%.

В завершение конференции  А.Н.Артизов проинформировал о  новой системе планово-отчетных показателей, в большей степени связанной с бюджетными расходами, поддержал предложение о целесообразности подготовки в 2007г методических рекомендаций по внедрению БОР в архивных учреждениях (важно не ошибиться в выборе способных к этой серьезной научной работе экономистов), поблагодарил британских коллег за искреннее желание поделиться опытом.

4.От архивариуса до руководителя архивной службы страны

Тюнеев Владимир Алексеевич начал трудовой путь с должности архивариуса канцелярии дирекции Центрального стадиона им. В. И. Ленина, три года отдал работе в Ленинском райкоме ВЛКСМ, в том числе в качестве первого секретаря (к этому времени он окончил Московский государственный историко-архивный институт), а с 1963 г. окончательно связал свою жизнь с архивным делом. В его послужном списке должности археографа, старшего археографа, заместителя, с 1969 г. - начальника отдела архивных учреждений Российской Федерации Главархива СССР. В 1971 г. В. А. Тюнеев назначен заместителем начальника воссозданного Главархива РСФСР, в 1991 г. - первым заместителем руководителя Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, а затем - Государственной архивной службы России. В 1996 г. он исполняет обязанности ее руководителя, с 1997 по февраль 2001 г. - статс-секретарь - первый заместитель руководителя Росархива. Много лет бок о бок с В. А. Тюнеевым трудился руководитель Росархива В. П. Козлов.

С именем Владимира  Алексеевича Тюнеева связаны  многие идеи строительства и реформирования архивного дела в Российской Федерации  последних 35-40 лет. Достаточно сказать, что по его инициативе и при непосредственном участии были созданы зональные научно-методические советы, сыгравшие выдающуюся роль в корпоративном объединении архивистов России и особенно нужные сейчас, когда стремительно развивается процесс федерализации архивного дела страны. Ярко и плодотворно профессиональный и организаторский талант этого человека раскрылся в 1990-е гг., когда в тяжелейших экономических условиях, в обстановке постоянных административных преобразований приходилось решать абсолютно новые для архивного строительства в нашей стране вопросы, способные адекватно, без ущерба государственным, общественным и личным интересам, адаптировать архивное дело к новым экономическим, политическим и социальным реалиям. В.А. Тюнеев является идеологом, автором, соавтором и неизменным редактором абсолютного большинства нормативных и организационных документов, связанных с архивным строительством, начиная от постановлений правительства о сети федеральных архивных учреждений, заработной плате работников архивов и кончая Указом Президента России "Об архивах КПСС" и "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Отвечая, среди  прочего, за экономическое обеспечение  федеральных архивных учреждений, В.А. Тюнеев использовал все возможности для того, чтобы переломить пренебрежительное отношение к архивам со стороны структур, от которых зависело их финансирование. Часто пробить стену недопонимания не удавалось, но все же в конце 1990-х гг. его усилиями определенные позитивные изменения произошли, хотя бы благодаря разработанной под его руководством подпрограмме «Архивы России» Федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)».

Во многом решающим оказалось воздействие В.А. Тюнеева на архивное строительство в субъектах Российской Федерации. Руководители их архивных служб – частые гости в его рабочем кабинете, сам он за годы своей работы побывал, и не раз, во всех субъектах России. Дружеские советы, встречи и беседы с главами регионов, пусть не всегда, но очень часто приводили к положительным результатам. Разработанный с его участием модельный закон об Архивном фонде и архивах субъектов федерации сыграл важную роль в становлении архивного законодательства в регионах России.

В.А. Тюнеев до сих пор остается активным участником международного архивного сотрудничества. Он стоял у истоков разработки проекта компьютеризации архива Коминтерна, был инициатором и организатором целого ряда международных архивных конференций, в том числе посвященной архивному строительству в федеративных государствах. Особенно много сделано им в сотрудничестве с германскими архивистами. Долгое время он возглавлял российскую часть российско-германской комиссии по архивам. Благодаря его усилиям и сегодня успешно реализуются проекты, связанные с комплексной разработкой документов СВАГ (микрофильмирование, создание современной поисковой системы на основе компьютерных технологий, подготовка документальных публикаций). Символично, что свой юбилей он встретил 26 августа в Германии в служебной командировке.