Хранение электронных документов

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Неоспорима важность сохранности и умелого использования  информационных ресурсов предприятия  для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Проблемы обеспечения  сохранности электронных документов.

Работы по обеспечению  сохранности электронных документов можно разделить на три вида:

1. обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;
2. обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
3. обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Первый аспект обеспечения  сохранности электронных документов – проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Важен также выбор  типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда, возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд). Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы.

Цель курсовой работы – выявление современного общественного представления об электронном документе, характеристика сложившейся общественной модели электронного документа. Алгоритм исследований стандартен: берется представительная выборка субъектов-участников электронного информационного взаимодействия, выявляются их мнения, и после соответствующей обработки находится искомый результат.

Задача курсовой работы – выявление сложившегося общественного представления об электронном документе и тенденций его изменения. Именно поэтому в круг анализируемых материалов включены законопроекты, хотя общеизвестно, что принятый закон может кардинально отличаться от представленного законопроекта. Нас интересуют системные положения существующих и, особенно, разрабатываемых законов, насколько учитывается очевидная в перспективе принципиально разная природа электронного и традиционного информационного взаимодействия. Опыт последних 5-7 лет показывает, сколь быстро страна прошла путь к массовому применению ПЭВМ, а темпы информатизации все нарастают. Через несколько лет законы устареют, в то время как цикл разработки, общественного признания и широкого внедрения нормативных материалов, содержащих концептуально отличные подходы от существовавших ранее, составляет порядка пяти лет.

Объектом исследования являются хранение электронных документов, их место и значение их сохранности.

Предмет исследования –  система обеспечения сохранности электронных документов.

Существует множество  исследований, которые раскрывают различные  аспекты данной темы. Каждый автор  показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

 

1. Хранение электронных документов

1.1 Понятие электронный документ

Электронный документ – это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.

Электронные документы  не привязаны жестко к определенному  носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

Магнитный документ.

К магнитным носителям  информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).

Информация на магнитных  документах записывается путем изменения  остаточной намагниченности отдельных  участков магнитного слоя носителя.

Магнитная лента –  носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием¹. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.

Магнитная карта –  носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием.

Магнитный диск – носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты):

Гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette) – это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными.

Жесткий магнитный диск (винчестер) – это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутри него.

Различают два вида жестких  магнитных дисков.

Жесткий диск (hard disk) – встроенный в накопитель (дисковод) на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным.

Съемный жесткий диск (removable hard disk) – пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим. Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ.

1.2 Организация архивного хранения электронных документов

Бухгалтерия и кадровый отдел завалены бумагами и не могут  вовремя отыскать необходимые документы. Архив технической документации разросся и не позволяет организовать быстрый доступ к нему. К тому же офисные площади стали стоить еще дороже, а занимаются они архивными коробами и папками, в которых хранятся различные документы. Многим знакома такая ситуация. Создание электронного архива и правильная организация хранения электронных документов поможет избавиться от всех этих проблем.

Несомненная польза от хранения электронных документов:

• освобождение офисных площадей;
• единая база данных;
• разграничение прав доступа в электронном архиве;
• улучшение работы бухгалтерии и кадрового отдела.

Тем не менее, хранение электронных  документов не такой простой процесс, как может показаться. Необходимо правильно организовать сканирование бумажных документов, потом производить ввод данных в базу электронного архива. Верификация ввода данных также очень важна. Получается довольно сложный технологический процесс.

После того, как все  эти проблемы всплывают на поверхность, многие компании отказываются от мыслей создать электронный архив собственными силами. Ведь это требует отвлечения от основной работы большого количества сотрудников, их обучения и т.д. Поэтому руководители таких предприятий принимают решение обратиться в архивную компанию, специалисты которой обладают большим опытом создания электронных архивов и организации хранения электронных документов.

Хранение электронных  документов осуществляется обычно в  двух вариантах: на сервере компании и в сети Интернет для удаленного доступа. Многие отказываются от хранения электронных документов в Сети, поскольку в этом случае очень высок риск потери конфиденциальной информации. Для правильного хранения электронных документов на сервере электронного архива необходимо точно сопоставить графические образы отсканированных документов с файлами базы данных. Это требует большой внимательности от операторов ввода данных.

С каждым годом в органах  власти и организациях все более  актуальными становятся вопросы  создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП «Электронная Россия»² и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»³). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов – это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Архив – это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с  электронными документами, накопленный  в организациях при оперативном  или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует  оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

– в оперативном использовании  в организации;

– в архивах организации  при обеспечении кратковременного хранения (до 5–7 лет);

Несмотря на то, что  электронные документы появились  несколько десятилетий назад, решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

Если говорить об опыте  долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует  обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных  архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр  хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск)¹, который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза.