Хранение электронных документов

Идею асимметричного шифрования выдвинули в 1976 г. американские криптографы У. Диффи и М. Хеллман. Тогда же появился RSA, широко используемый и в настоящее время алгоритм шифрования с открытым ключом. В нашей стране в 1994 г. были изданы ГОСТ 34.10 на генерацию и верификацию ЭЦП и ГОСТ 34.11 на хэширование информации. С 1 июля 2002 г. действует новый ГОСТ 34.10–2001⁷, который в два раза увеличил длину ключа подписи (до 1024 бита). Большинство существующих на российском рынке средств ЭЦП основаны именно на этих стандартах.

Существуют разные технологии приложения ЭЦП к электронному документу. Одни из них дописывают хэш-код, подпись  и другие, связанные с ними реквизиты (например, отметку о времени подписания), непосредственно в файл с документом. Другие размещают эту информацию в связанных с документом файлах. Во многом именно по этой причине ЭЦП, сгенерированную в одной системе криптозащиты, невозможно проверить в другой системе, даже если они основаны на одних и тех же алгоритмах шифрования. Кроме этого, российские средства ЭЦП — «Верба», «Криптон», «Крипто-Про», «Корвет», «ЛАН Крипто» — часто реализуют различные протоколы (правила) аутентификации, что также не способствует их совместимости. Таким образом, подлинность подписи лучше проверять тем же средством ЭЦП, с помощью которого она была сгенерирована.

Но главная проблема при аутентификации электронных  документов, подписанных ЭЦП, состоит  в том, что этот реквизит (как и значение отдельного хэш-кода или контрольной суммы, гарантирующих целостность документа) неразрывно связан с форматом документа. При переформатировании электронного документа (что неизбежно при долговременном хранении) проверка подлинности ЭЦП становится бессмысленной.

Отмеченная проблема — обеспечение аутентичности  электронных документов в долговременной перспективе — на сегодняшний  день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций, как ее решить, пока нет ни в нашей стране, ни за рубежом. Сейчас выход видится в одном: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.

В условиях нерешенности технологических проблем аутентификации электронной информации на первое место  выходит «старый дедовский метод»: удостоверение подлинности электронных  документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документов на бумаге, оформленных в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.4–84 и ГОСТ 28388–89. Указанные ГОСТы технологически и концептуально давно устарели, многие их положения на практике просто не выполнимы. Однако они по-прежнему действуют и включают в себя рациональное ядро, которое можно использовать при разработке формы удостоверяющего документа. Подобный документ (удостоверяющий лист, сопроводительное письмо, акт приема-передачи документов или т.п.) должен включать идентификационные характеристики файлов и электронного носителя и быть заверенным подписями должностных лиц и печатью.

2.2 Обеспечение сохранности электронных документов

Обеспечение сохранности  архивных документов — одно из главных  направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Процедуры по обеспечению  сохранности электронных документов условно можно разделить на три  вида:

• обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;
• обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
• обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде;
• обеспечение физической сохранности файлов.

Данный аспект обеспечения  сохранности электронных документов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал:

• важен также выбор типа носителя, его долговечность вида хранимых электронных документов и их совокупного объема;
• предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа;
• характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения;
• требований по обеспечению аутентичности документов.

Этот выбор зависит  от:

Например, хранение объемных и сложноструктурированных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, гео- и мультимедиа-систем, проектной и конструкторской документации, оригинал-макетов печатных изданий) лучше осуществлять на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов.

Для хранения электронных  документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром, здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине при организации долговременного хранения электронных документов.

Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10 — 15 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

Оптические диски считаются  самыми долговечными носителями. Некоторые  производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано, может  показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10 — 15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. При этом в последние годы особенно много нареканий поступало на доступ к файлам, записанным на CD-R1. Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R или каких-то других факторов (нарушения технологии при изготовлении «болванок», нарушения условий и режима хранения, технологической несовместимости устройств записи и считывания информации).

Особое внимание к  выбору типа носителя следует уделять  в случае возможного использования  электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью информации.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем  своих качеств тем больше, чем  ниже температура и относительная  влажность, при которой он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительной влажности 50% и температуре +11 C° обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет (ISO 18923). По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10 C° (ISO 18927); для дисков WORM — при относительной влажности 50% и температуре +3 C° (ISO 18925).

Решение проблем, связанных  с устареванием аппаратного и  программного обеспечения. Если проблемы физической сохранности файлов в настоящее время решаются довольно успешно, то другие аспекты долговременного хранения электронных документов ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва. Возникающие проблемы связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения.

Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.

Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами и драйверами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты: многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков, скорее всего, также со временем изменятся.

Приблизительный жизненный  цикл подобных технологий — 10 — 15 лет, после чего следует их быстрое  вытеснение из производства. Такие  технологические изменения нужно  учитывать при организации долговременного  хранения электронных документов. Желательно каждые 10 — 15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей. Так что вопрос, сохранят ли свои качества магнитные ленты или оптические диски после 50 лет хранения, теряет остроту. Архивам достаточно гарантий производителей на ближайшие 15 — 20 лет.

Воспроизведение электронных  документов зависит в первую очередь  от применяемого программного обеспечения:

• операционной системы;
• системы управления базами данных (СУБД);
• текстовых редакторов и процессоров (Word, Pad);
• графических (ACDSee) и web-браузеров (Internet Explorer, Opera, Firefox);
• специализированных проектных (AutoCAD, ArchInfo) и гео- приложений (MapInfo);
• программ, специально разработанных для работы с конкретными базами данных.

Для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов с небольшими сроками хранения зависимость от смены программного обеспечения не существенна: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5 — 7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на базе таких широко известных систем управления документооборотом как DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При организации долговременного  хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности их просмотреть. Существует несколько решений данной проблемы:

Миграция — своевременный  перевод баз данных и других электронных  документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами (т.н. «пользовательские форматы»). Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые имеют важное значение для деятельности организации и постоянно используются в работе. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

При организации долговременного  хранения баз данных и других электронных  документов желательна их предварительная (перед передачей в архив) миграция в «открытые» или «архивные» (страховые) форматы. Для текстовых документов это — txt, rtf, pdf; для графических — tiff, jpg; для таблиц и баз данных — txt, xls, db, dbf. Цель такой подготовки к архивному хранению заключается в том, что в случае необходимости из страховых форматов проще конвертировать документы в форматы текущих информационных систем.

Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. Это, в первую очередь, относится к сложноструктурным и многоформатным ресурсам: документам из систем автоматизации проектных работ (САПР) и геоинформационных систем, мультимедиа-продуктам и т.п. В таких ситуациях можно использовать эмуляторы программной среды, что, впрочем, бывает непросто сделать, так как они могут быть разработаны не для всех программных оболочек. Именно поэтому при разработке информационных систем следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы хранения, но и на распространенные операционные системы, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения. Например, операционные системы MS Windows\’95, 98, NT, 2000, XP⁸.

Таким образом, проблемы обеспечения аутентичности электронных документов в долговременной перспективе – на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная. Можно порекомендовать лишь одно: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.