Хранение электронных документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, анализ природы  электронных документов позволяет  определить несколько условий, выполнение которых обеспечивает их сохранность  и возможности использования на протяжении десятков лет.

В архив должны приниматься  и храниться «информационные  объекты» (файлы), включающие, главным  образом, содержательную и контекстную  информацию (данные). Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте  с исполняемыми программами (оболочками прикладных информационных систем) со временем может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим в исключительных случаях, когда без этого невозможно воспроизведение принимаемых на хранение электронных документов.

В краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях.

В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками.

Электронные документы  в страховых форматах могут оказаться  очень неудобными в использовании и могут значительно замедлять время доступа пользователей к архивной информации. Оперативность доступа к архивным электронным документам может обеспечиваться тем, что они будут приниматься, храниться или своевременно переводиться в форматы текущей информационной системы организации/архива — пользовательские форматы. Процедура миграции в пользовательские форматы также должна быть ориентирована на возможное признание полученных документов подлинниками. Эта мера необходима в связи с тем, что заранее трудно определить, какие из форматов (страховые, пользовательские или те, в которых документы приняты на хранение) могут стать основой для создания миграционных страховых копий последующих поколений.

При обеспечении сохранности  электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа.

В заключении следует  отметить, что методология организации хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.

¹ Ферромагнитные жидкости используются для создания жидких уплотнительных устройств вокруг вращающихся осей в жёстких дисках. Вращающаяся ось окружена магнитом, в зазор между магнитом и осью помещено небольшое количество ферромагнитной жидкости, которая удерживается притяжением магнита.

² «Электронная Россия» — название федеральной целевой программы (ФЦП), действовавшей в Российской Федерации в 2002—2010 годах и направленной на внедрение технологий «электронного правительства». Первоначально планировалось направить на реализацию программы 77 млрд. руб. (в ценах 2002 года), фактически было израсходовано лишь 21 млрд. руб.

³ «Электронная Москва» — городская целевая программа (ГЦП) города Москвы, определяющая состав мероприятий по применению информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в городском управлении и социальной сфере.

¹  См.: Носевич В.Л. Архив электронных документов: белорусский опыт // Отечественные архивы. 2002. №1. С.44-52.

⁵ См.: Моисеенко Т., Свищев М. Изучение аграрной истории России последних десятилетий: перспективы "компьютерного источниковедения" // История и компьютер: Новые информационные технологии в исторических исследованиях и образовании. St. Katharinen, 1993

⁶ Инкапсуляция – включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов.

⁷ ГОСТ Р 34.10-2001 (полное название: «ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи») — российский стандарт, описывающий алгоритмы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Принят и введён в действие Постановлением Госстандарта России от 12 сентября 2001 года вместо ГОСТ Р 34.10-94.

⁸ Поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС.