Хранение электронных документов

Опыт хранения электронных  документов в нашей стране гораздо  меньше, чем в западных странах, и  накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15–20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала–середины 90-х годов. В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования, как правило, погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70–80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований⁵.

Недавнее исследование по наличию информационных ресурсов в федеральных органах исполнительной власти, проведенное ВНИИДАД, показало, что лишь немногие из них обладают неким подобием архива электронных документов (МНС, Государственный таможенный комитет, МЧС). В этих организациях только начинает развиваться нормативно-методическая база такого архива организации, сами документы хранятся не на внешних носителях, а на сервере.

1.3 Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения электронных документов

Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в «Основных правилах работы организаций» (2002) и «Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации» (2003).

Однако, несмотря на то, что  в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами  в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые  могут проявиться при организации  долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач.

Одна из первых проблем, связанных с организацией архивного  хранения электронных документов, терминологическая: что, собственно, такое «электронный документ»? Материален он или эфемерен?

Согласно федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» (2002) «электронный документ» – это «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" (1995) трактует понятие «документ» как – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Таким образом, понятие электронного документа следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации (в виде файла/ов), реквизитов и носителя информации. При этом реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде (в том числе электронно-цифровая подпись), так и в документе на бумажной основе.

Однако следует учитывать, что без применения адекватных технологий электронный документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать «документом», когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.

Отмеченные особенности  электронных документов (взаимосвязь  их компонентов и применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности.

1.4 Организация учета электронных документов

Единицы и формы учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет.

Из всех нормативных  и методических документов наибольшее внимание учету электронных документов уделено в «Основных правилах работы организаций» (2002). Но эти правила имеют существенные недостатки.

Например, Правила предлагают рассматривать в качестве «единицы учета электронных документов» – «единицу хранения или их комплект с записью файла(ов), составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедиа, база данных и т.п.), а также сопроводительную документацию». Но что такое «программно-информационный объект» определить достаточно сложно, однозначного ответа здесь быть не может. К тому же подобное определение и предлагаемая в Правилах форма учета электронных документов (лишь на очень высоком уровне агрегирования) не способствуют выполнению задач по проверке наличия документов. Недостаточно учитывать только лишь единицы хранения и даже «программно-информационные объекты». При копировании электронных документов на другой носитель «программно-информационный объект» может быть скопирован не полностью, что приведет к некорректному прочтению документа. Предлагаемая Правилами форма описи электронных документов не позволит выявить эту «пропажу».

Необходим учет и опись  более мелких объектов: файлов и  директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней.

Кроме того, при обеспечении  долговременного хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые текстовые форматы необходим учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.

Следующее замечание  связано с необходимостью учета  единиц хранения электронных документов – носителей. Как уже отмечалось в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться  на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.

Было бы рациональнее указывать идентификацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях.

Таким образом, с учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.

В целом, хранение документов в электронной  форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

2 Проблемы обеспечения сохранности электронных документов

2.1 Проблемы экспертизы ценности электронных документов

Проблемы обеспечения  аутентичности (подлинности) электронных  документов со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности.

При обмене электронными документами  по сетям надежным средством является применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Однако задачи обеспечения сохранности  электронных документов в долговременной перспективе значительно модифицируют эту практику. ЭЦП реквизит электронного документа хотя и надежный, но крайне недолговечный: он рассчитан на пять, максимум, десять лет. Смена программной среды, устаревание со временем алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной.

Наиболее приемлемым методом обеспечения  аутентичности электронных документов при долговременном хранения (особенно заверенных ЭЦП) можно было бы считать  применение эмуляторов или конверторов  при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении. Инкапсуляция⁶, вероятно самый перспективный способ. Именно способ решения проблемы аутентичности электронных документов видят в нем американские архивисты. Но он требует долговременной апробации и дальнейшего развития.

Необходимость переформатирования электронных  документов при долговременном хранении приводит к тому, что, по существу, появляется другой документ с измененными реквизитами  и контрольными характеристиками: датой  последнего сохранения, объемом, контрольной суммой, хэш-кодом, ЭЦП и т.п. Получается, что подлинник электронного документа будет не возможно прочитать и использовать, а его аутентичная копия не будет иметь юридической силы.

Отмеченная проблема – обеспечение аутентичности  электронных документов в долговременной перспективе – на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций как ее решить нет пока ни в нашей стране, ни за рубежом. Можно порекомендовать лишь одно: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.

В условиях нерешенности технологических проблем аутентификации электронной информации, на первое место выходит «старый дедовский метод»: удостоверение подлинности электронных документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документа на бумаге. Для этих целей в нашей стране еще с середины 80-х гг. существуют госты:

– ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым  средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985.

– ГОСТ РД 50-524–84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. М., 1985.

– ГОСТ 28388-89. Системы  обработки информации. Документы  на магнитных носителях данных. Порядок  выполнения и обращения.

Инкапсуляция — включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем.

Следует отметить, что  исследования, связанные с применением  эмуляции и инкапсуляции при долговременном хранении электронных документов, носят  пока единичный характер. Даже если вскоре и будут предложены некоторые методики, потребуется немало времени для их апробации. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов пока остается миграция.

Все множество цифровых подписей условно можно свести к  двум классам:

• с использованием биометрических параметров человека — отпечатков пальцев, тембра голоса, радужной оболочки глаз и т.п.;
• с применением методов криптографии. Последний класс получил название — «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Именно ЭЦП считается наиболее надежным средством аутентификации в межкорпоративном электронном пространстве.

В правовом отношении  ЭЦП долгое время находила применение лишь в частноправовой сфере. Для  ее применения необходимо было заключение двусторонних или многосторонних договоров (на бумаге), в которых определялись все нюансы генерации, верификации, хранения ЭЦП и ответственность сторон. Рубеж веков стал периодом массового правового признания электронных средств аутентификации в открытых информационных сетях. Законы об ЭЦП или электронном документе были приняты в большинстве развитых и многих развивающихся странах.

Российский закон об ЭЦП помогает раскрыть сущность этой технологии. В нем ЭЦП определяется как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного  электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

В то же время особенностью ЭЦП, которая отличает ее от собственноручной подписи человека, является то, что  идентифицирует она не столько лицо, подписавшее электронный документ, сколько конкретный документ: два разных документа, подписанные с использованием одного и того же закрытого ключа, будут иметь разные числовые выражения ЭЦП. Связано это с тем, что, кроме закрытого ключа, в алгоритм вычисления ЭЦП включены и другие параметры, в первую очередь, так называемый хэш-код файла(ов) с электронным документом.

Алгоритмы хэширования  информации реализуются с помощью  хэш-функций, которые в криптографии относятся к разряду однонаправленных, т.е. таких, которые достаточно легко  высчитать, но очень непросто обратить. При использовании качественной хэш-функции вероятность получения одного и того же хэш-кода для двух различных файлов ничтожно мала. Именно хэш-код электронного документа гарантирует его целостность — то, что после подписания документа можно будет легко установить, вносились ли в него изменения или нет. Удобство хэш-функций при вычислении ЭЦП заключается также в том, что они преобразовывают цифровые последовательности (файлы) разнообразной длины в последовательности (хэш-коды) фиксированной длины в 56, 64 и т.п. бит информации. Этим самым экономятся вычислительные ресурсы пользовательских компьютеров.