История развития формуляра документа

Государственное бюджетное  образовательное учреждение

среднего профессионального  образования

 Свердловской области

 Екатеринбургский экономико-технологический

Колледж

(ЕЭТК)

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «ДОУ»

на тему: «История развития формуляра документа»

 

 

 

 

 

 

 

 

Студентка: Скорынина Дарья Алексеевна

 

Специальность: Документационное

 обеспечение управления  и архивоведение

 

Группа: 236-ДОУ

 

Преподаватель: Скоков Виктор Андреевич

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ          стр. 3

 

1. РАЗВИТИЕ ОТДЕЛЬНЫХ  ЭЛЕМЕНТОВ ФОРМУЛЯРОВ ДОКУМЕНТОВ          стр. 4

1.1 КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (XVIII В.)  стр. 4

1.2 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО XIX - НАЧАЛА XX В   стр. 8

1.3 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В  СОВЕТСКУЮ

 ЭПОХУ (1917-1991 ГГ.)       стр. 14

 

2. ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА       стр. 20

 

3. ТИПОВОЙ И ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ  ФОРМУЛЯР   стр. 21

 

4. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА     стр. 22

 

5. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ  К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ   стр. 25

 

6. ФОРМУЛЯР СОВРЕМЕННОГО  ДОКУМЕНТА    стр. 28 6.1ФОРМУЛЯР БЛАНКА АКТА      стр. 28

6.2 ФОРМУЛЯР БЛАНКА ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ стр. 29

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ          стр. 30

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ    стр. 31

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А         стр. 32

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б         стр. 33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В нынешних экономических  условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почему. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.

Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит  от того, в какой отрасли и для  каких целей он используется.

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись  и т.д.).

Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе  составляют формуляр документа.

В настоящее время требованиям к формуляру документов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся, как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Изучение современных  требований к формуляру документов невозможно без единой, неразрывной  связи с историей его развития.

Целью данной курсовой работы является попытка проследить возникновение, изменение и развитие отдельных элементов формуляра документов.

Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

исследовать историю  развития отдельных элементов формуляра  документов;

рассмотреть понятие  формуляра документов;

провести анализ требований к формуляру документов.

 

 

1. Развитие отдельных  элементов формуляров документов

 

1.1 Коллежское  делопроизводство (XVIII в.)

 

В начале XVIII в. в результате активной преобразовательной деятельности Петра I в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным - Синод. Приказы были заменены коллегиями, местные учреждения преобразованы и созданы бурмистерские избы: городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии. Делопроизводство этого периода называют приказным.

В 1720 г. был издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке  была определена внутренняя организация  коллегий, их структура, правила внутреннего  распорядка и поведения чиновников, организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, штатный состав, должностные обязанности чиновников.

Главная особенность этого периода в  том, что законодательство регламентировало в основном и состав документов, и правила их составления. Возникло много новых видов документов, некоторые получили новые наименования, определения которых даны в Генеральном регламенте.

От  царя и Сената в коллегии направляли указы, из коллегий в местные учреждения также направлялись распорядительные документы в форме указов. Коллегии - в Сенат, местные учреждения в коллегии направляли рапорты и доношения.

В XVIII в. появляется новый вид документа - протокол. Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, иногда их стали называть "прошения челобитчиковы". В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование "прошение".

Продолжали  развиваться другие системы документации.

Для "сношений" между военными были характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др.

Договорные  отношения с иностранными государствами  закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах; для "сношений" с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.

Судебная  документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного  разбирательства отражался в  приговорах, определениях, выписках из журналов.

Для бухгалтерского учета вели баланс - особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции.

Статистический  учет вели в подушных переписях, названных  ревизиями. Результат ревизий фиксировался в "ревизских сказках", на основании которых составлялись губернские сводки.

В этот период начинает складываться система  документации по личному составу: введены  формулярные (послужные) списки - документ, дающий полное представление о чиновнике, находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).

Тогда же коренным образом изменился  формуляр документа. Трудности использования  в справочных целях столбцов, сложности, возникавшие при хранении, привели  к их отмене. Указ Петра I от 1700 г. предписал заменить их тетрадями: "Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради, а не в столбцы". Составление документов на листах привело к тому, что реквизиты "адресат", "автор", "вид документа", "подпись", даты составления (подписания, получения), скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий) выделяются из текста и занимают определенные, достаточно строго фиксированные места на листе бумаги.

Вид документа XVIII в. почти всегда указан в его наименовании, которое раскрывает и его краткое содержание, например: "Рапорт о получении указа".

Документ начинали с обозначения  адресата, который писали вдоль верхнего поля листа, например: "В Правительствующий Сенат", "В Государственную Юстиц-коллегию". Автор указывался под адресатом: "Из Тульского уездного суда".

Введение в 1722 г. в действие Табели о рангах повлияло на документирование, так как с этого времени  при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы. Табель о рангах присвоил чинам от 1 до 14 класса общие титулы: чинам первых двух классов - "высокопревосходительство", чинам 3 и 4 классов - "превосходительство", чинам 5 класса - "высокородие", чинам 6, 7,8 классов - "высокоблагородие", чинам 9,10,11,12,13,14 классов - "благородие". Но кроме общих титулов, приобретенных чином, употреблялись частные титулы, присвоенные по должности (господин генерал, господин тайный советник и т.д.). Поэтому при обращении в официальных документах частные титулы стали соединять с общими: "Его высокопревосходительству господину тайному советнику.". Третий вид титулов был связан с происхождением, например "светлость" (для князей), "сиятельство" (для князя и графа), "благородие" (для дворян, включая баронов).

Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами. Причем существовали документы, подписываемые коллегиально (протоколы коллегий), и документы, подписанные одним лицом (рапорты, доношения, сообщения и т.д.). Подпись проставлялась сразу за последним словом текста, без пробелов и отступов и включала наименование должности, титула, имя и фамилию.

 

Рисунок 1 - Пример оформления рапорта в XVIII в.

 

Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали наименование должности или чина секретаря, имя  и фамилию. Законодательство предписывало под страхом смертной казни не оформлять скрепу после подписи. В левом нижнем углу документа проставляли дату подписания.

Исходящий регистрационный номер  писали вдоль поля документа.

При получении документа в левом  верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения.

 

Рисунок 2 - Пример оформления доношения в XVIII в.

 

Документы в ряде случаев скреплялись  печатью, порядок пользования которой  был определен в Генеральном  регламенте.

В XVIII в. на документах проставлялось большое число делопроизводственных отметок, прежде всего резолюций, которые писали на лицевой стороне первого листа.

В 1775 г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате чего был издан закон "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи", в корне изменивший систему местного управления. В основу реформы было положено разделение административных, финансовых, судебных функций управления.

Были созданы губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды. Все коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел) были ликвидированы, а их функции переданы местным учреждениям. Коллегиальный принцип принятия управленческих решений не изменился, поэтому во вновь созданных учреждениях сохранилась и структура коллегий, и состав чиновников, и организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Закон 1775 г. особенно четко установил, определенный порядок "для сообщения властей и мест". От вышестоящих органов управления подчиненным направлялись указы; в свою очередь подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

1.2 Делопроизводство XIX - начала XX в.

 

В начале XIX в. система государственных учреждений России в результате административных реформ Александра I была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями были Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет; позже, во второй половине XIX в., создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями - министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 г. и в течение первой половины века почти не претерпели изменений.

Высшие государственные учреждения - Сенат, Комитет Министров, Государственный  Совет - основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с документами, названными "учреждениями": "Учреждение Правительствующего Сената", "Учреждение Комитета Министров", "Учреждение Государственного Совета". Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в., стало тормозить управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность.

Компетенция должностных лиц в  вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. Закон прямо указывал, что "различная степень власти" - главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство Российской империи достаточно четко определило виды документов, которыми осуществлялась переписка между органами власти и управления. Например, от императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного Совета получал высочайше утвержденные мнения, направлял - представления; и т.д.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.

Ход заседания совещательных органов  фиксировался в журналах. В параграфе 262 "Общего учреждения министерств" впервые установлена зависимость юридической силы документа от правил его оформления: "Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму". К "Общему учреждению министерств" приложены четыре формы "переписки", служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов, включающих наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х гг. XIX в. их стали изготовлять типографским способом.

При анализе "сношений" следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других "беззаглавных" оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата.

Вышестоящие учреждения и чины, обращаясь  к нижестоящим, писали адресат в  дательном падеже: "Калужскому губернскому правлению". Равные друг с другом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие инстанции, использовали предлог "в": "В Калужское губернское правление".