История развития формуляра документа

Намеченные меры могли способствовать выработке общегосударственных  норм в области делопроизводства. Реализовать эту программу помешала война.

К вопросам делопроизводства на государственном уровне вернулись только в конце 1950-х гг. Был издан ряд правительственных постановлений, реализация которых предполагала решение трех задач:

1. создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД);
2. разработка и внедрение средств механизации в сферу управления;
3. подготовка специалистов высшего и среднего специального образования в области делопроизводства.

Разработка Единой государственной  системы делопроизводства началась после выхода постановления Совета Министров СССР от 25.07.1963 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Подготовка основных разделов ЕГСД поручалась Главному архивному управлению, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) для реализации подготовки ЕГСД.

ЕГСД одобрен Комитетом по науке  и технике СССР в сентябре 1973 г. Отсутствие на этом нормативном документе  грифа утверждения постановлением правительства практически лишило ее официального статуса, но не снизило высокого теоретического уровня и методического значения.

Основные положения ЕГСД - это  научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию  делопроизводственных процессов в  учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель - усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за годы советской власти была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную  Единая государственная система  документационного обеспечения  управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

С 1970-х гг. начинается разработка целого ряда прикладных исследований, связанных  с документированием управленческой деятельности и работой с документами в управленческом аппарате. Прежде всего следует отметить развитие процессов унификации и стандартизации состава и правил оформления управленческой документации.

В 1972 г. были введены в действие первые стандарты на организационно-распорядительную документацию (ОРД): ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец". Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Тогда же установлена и единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был переработан в 1983 г.

Центральным бюро нормативов по труду при Министерстве труда и социальных вопросов СССР началась разработка нормирования труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, машинописные, стенографические работы, которые использовались для установления норм выработки и расчета количественного состава работников делопроизводственной службы.

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли "Основные правила работы ведомственных архивов", изданные в 1986 г. Правила содержали методику систематизации документов в делопроизводстве, организации их хранения и технологию хранения документов в архивах организаций.

Продолжалась работа Главархива СССР над созданием типовых перечней: в 1989 г. был издан Перечень типовых  документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и  других учреждений, организаций, предприятий  с указанием сроков хранения.

С 1970-х гг. в управление стали  внедрять средства вычислительной техники, и в этой связи возникли планы  создания Автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, закрепленный в ГОСТ 6.10.1-75 "Унифицированные системы документации. Основные положения" (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2-83 "Унифицированные системы документации. Термины и определения".

Внедрение в управление средств  вычислительной техники привело  к необходимости установления юридической  силы документов на машинном носителе. Первым нормативно-техническим документом, закрепившим правила удостоверения электронных документов, стал ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения".

Полный перечень УСД дан в  Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г. Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, вошедших в систему документации, ее кодовое обозначение. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД был разработан ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в областях экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. В их числе Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию " (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

В состав УСД вошла Унифицированная  система организационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая три государственных стандарта, альбом унифицированных форм документов, методические указания по их применению.

Развитие делопроизводства в 1970-80-е гг. явилось основой для развития современного делопроизводства в организациях Российской Федерации.

 

2. Формуляр документа

 

Каждый отдельный документ состоит  из ряда реквизитов. Для каждой системы  документов определен характерный  для нее комплекс соответствующих реквизитов. Каждому документу из конкретной системы документов присущ свой индивидуальный набор реквизитов.

Например, для ряда документов (которые федеральные органы власти и их подразделения выдают физическим лицам для удостоверения их личности или их статуса), состав реквизитов определен действующим законодательством Российской Федерации. К этим документам относятся паспорт, водительские права, трудовая книжка, свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы и другие.

Для официальных и служебных документов комплекс реквизитов определяет Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003. Всю систему официальных и служебных документов можно разделить на группы документов, выполняющих конкретные управленческие функции. Каждая группа документов характеризуется соответствующим набором реквизитов. Соответственно, для каждого документа в этой группе имеется уже свой конкретный перечень реквизитов.

Перечень реквизитов, из которых  состоит тот или иной документ, носит название формуляра документа.

Формуляр официального и служебного документа представляет собой перечень реквизитов официального письменного  документа.

Построение формуляра официального и служебного документа, то есть перечня  реквизитов официального письменного документа, возможно различными путями. Однако два пути построения этого перечня просматриваются как наиболее рациональные.

Первый путь построения перечня  возможен при расположении входящих в него реквизитов в той последовательности, которую для них предусматривает Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти или ГОСТ Р 6.30-2003. Такое построение формуляра хорошо при его теоретическом построении, но весьма неудобно при практическом применении формуляра для формирования документа.

Наиболее удобно построение формуляра  при построении списка реквизитов в  порядке их месторасположения в  документе. Этот порядок определяется так же, как и порядок чтения или письма, то есть слева направо  и сверху вниз. В этом случае принцип построения формуляра официального письменного документа хорошо согласуется с принципом построения и последующего чтения самого официального письменного документа.

 

3. Типовой и индивидуальный формуляр

 

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Перечень реквизитов, характеризующий  группу документов с однотипными  функциями, носит название типового формуляра документа.

При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.

Индивидуальный формуляр это когда  содержание каждого документа имеет  свои особенности (например, докладные записки), т.е. документирующие отрасль деятельности. Например, в органах Пенсионного фонда это документы по расчету и начислению пенсий, в вузах, других учебных заведений - по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы - налоговая документация и т.д.

 

4. Формуляр-образец документа

 

В общем случае, формуляр-образец  документа - это комплекс расположенных  в определенной последовательности реквизитов, которые присущи данной системе документов. В нем указывается  графическое месторасположение каждого из реквизитов этого комплекса на материальном носителе документа.

Расположение реквизитов всегда в  одном и том же месте позволяет  существенно сократить время  на издание документа организации-автору и время на обработку документа организации-получателю. Кроме того, применение формуляра-образца документов позволяет избежать ошибок при внесении необходимых реквизитов в документ и избежать риска создания документа, не обладающего необходимой юридической силой.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.

Формуляр-образец документа устанавливает:

• форматы бумаги;
• служебные поля;
• конструкционную сетку;
• расположение зон размещения реквизитов;
• координаты расположения реквизитов.

Формат применяемой бумаги определяется исходя из состава и суммарной  площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме документа.

В настоящее время для издания  документов применяют бумагу форматов А3 (297×420 мм), А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм), А6 (105×148 мм). Формат бумаги для документов устанавливают ГОСТ 9327-60, ГОСТ 2.301-68 и ИСО 216-75.

Для форматов бумаги устанавливается  два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. Обычное расположение формата бумаги - это ее вертикальное расположение. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к  его обозначению добавляется буква L (например, А4L).

В настоящее время принято подшивать  документы в дело за левую сторону  документа, независимо от вертикального  или горизонтального расположения формата бумаги. Поэтому при издании  документа на лицевой стороне  листа бумаги ширина левого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина правого служебного поля устанавливается равной 10 мм. При издании документа на оборотной стороне листа бумаги ширина правого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина левого служебного поля устанавливается равной 10 мм. Размер ширины верхнего служебного поля и ширины нижнего служебного поля могут быть различными для разных систем документов.