История развития формуляра документа

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный  номер, место составления или  издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению). Пример оформления акта приведен в приложении А.

6.2 Формуляр бланка объяснительной записки

 

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется  на стандартном листе бумаги и  адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем.

Пример оформления объяснительной записки приведен в приложении Б.

 

Заключение

 

На основе проведенного исследования развития формуляра документов подведем основные итоги курсовой работы.

Анализируя развитие формуляра  документов в XVIII в. постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVIII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Общем учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Однако работа по совершенствованию  делопроизводства в военном ведомстве  из-за начавшейся вскоре Первой мировой  войны не была заимствована другими  министерствами и ведомствами царской  России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

Дальнейшее развитие формуляра  документов проводилось уже как  планомерная общегосударственная  деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Опыт развития формуляра  документов, накопленный в период 1970-х - 1980-х годов, демонстрирует перспективность его применения не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов. Изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации, как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.

 

Список использованной литературы

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст] Введен в действие - М.: Издательство стандартов, 2003.
2. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца [Текст] Введен в действие - М.: Издательство стандартов, 1988.
3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов [Текст] / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006. - 456 с.;
4. Делопроизводство [Текст]: учебник / под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.;

 

Приложение А

 

Пример оформления акта

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ПРОГРЕСС"

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись Г.Д. Москвин 28.02.2009

 

АКТ

1. № 43

Москва

 

проверки расходования

валютных средств

 

Основание: приказ Генерального директора  ОАО "ПРОГРЕСС" от 20.03.2009 № 26 "О проведении финансового контроля за расходованием средств при командировках работников за границу".

Составлен комиссией:

Председатель - заместитель главного бухгалтера Киселев И. К.;

Члены комиссии: начальник службы кадров Шумов Н.П., юрисконсультант правового управления Лопухова М.Ю., бухгалтер Кравченко Л. И.

Присутствовали: зам. генерального директора  по кадровой работе Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкина С. И.

В период с 6 по 8 февраля 2009 года комиссия провела систему оформления документов по направлению работников в загранкомандировки, получения, расходования и отчетов в командировочных расходах. В ходе проверки комиссия установила:

1. Приказы о командировках не  имеют документов-оснований и  не всегда визируются юрисконсультантом,  главным бухгалтером и финансовым  директор;

2. Кадровая служба передает копию приказа о командировке в бухгалтерию за 1-2 дня до даты выезда в командировку;

3. Начисление авансовых сумм  для возмещения расходов ведется  с нарушением действующих нормативов.

Комиссия предлагает подготовить  и утвердить Инструкцию о порядке получения и расходования подотчетных командировочных средств.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. - генеральному директору;

2-й экз. - главному бухгалтеру;

3-й экз. - в кадровую службу в дело № 05-12.

Председатель _________________________ И.К. Киселев

Члены комиссии _______________________Н.П. Шумов

____________________ М.Ю. Лопухова

____________________Л.И. Кравченко

 

Приложение Б

 

Пример оформления объяснительной записки

 

УЧАСТОК № 21 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 28.04.2009 № 14

Начальнику СМУ-5 П.П. Гущину Яковлевой И.А. подготовить  приказ о направлении Смирнова В.М. на участок № 21 для устранения последствий аварии к 29.04.2009 Личная подпись 28.04.2009

 

О причинах аварии при ремонте теплотрассы

 

При ремонте теплотрассы в микрорайоне "Кутузово" по улице Василисы Кожиной в ночь на 28 апреля 2009 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности.

Авария не вызвала серьезных  разрушений, и ее последствия будут  устранены в течение одного рабочего дня - 29 апреля 2009 г.

 

Прораб _________________________ М.В. Колобов

Подготовлен приказ № 36 от 29.04.2009

В дело № 08-15

_______________________ 03.05.2009