История развития служебной документации в России

Введение

1. Делопроизводство в Древнерусском  государстве (X – XI вв.)и в период  феодальной раздробленности (XI – XV вв.)

2. Приказное делопроизводство (XVI –XVII вв.)

3. Делопроизводство в учреждениях  России XVIII в.(коллежское делопроизводство)

4. Делопроизводство в учреждениях России XIX – начала XX вв.(министерское делопроизводство)

5. Государственное делопроизводство  в советскую эпоху

6. Современное государственное  регулирование делопроизводства

Заключение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Документы появились с возникновением письменности. Документы, сохранившиеся на территории нашего государства с древнейших времен, свидетельствуют о документировании различных сторон жизнедеятельности отдельных людей и государства.

Летопись, повествуя об отношениях Древнерусского государства (IX-XII вв.) и Византии, сообщает содержание договоров, заключенных между ними. Это свидетельствует о наличии дипломатической документации. Дипломатические отношения фиксировались также в грамотах. Грамота удостоверяла личность посла, его полномочия для подписания договора.

Складывание система правовой документации

В XI в. были созданы выдающиеся письменные памятники русского права: Русская Правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичей. К началу XII в. они были объединены в Краткую правду.

Большое значение, придававшееся охране частной собственности, вызвало необходимость фиксировать факт владения ею в различных грамотах. В грамотах фиксировались также привилегии купцов, доходы церкви, различные соглашения, завещания.

В период феодальной раздробленности (XIII-XV вв.) развитие феодальных отношений фиксировалось в частноправовых актах (вкладные, купчие грамоты на землю и иное имущество, кабалы закладные, заемные, служилые, на заем денег, движимого и недвижимого имущества, полные грамоты на продажу в рабство, отпускные грамоты при отпуске на свободу и др.). Отношения между княжествами закреплялись в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права — судные грамоты. Властные указания подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах. Судебная деятельность сопровождалась составлением судных списков» правовых грамот, бессудных грамот» мировых.

Появляются дьяки — лица, владеющие приемами работы с документами.

Документы писали на дорогостоящем материале — пергаменте. Он изготовлялся из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли из ганзейских городов и Греции. В целях экономии текст, утративший ценность и значение, счищали, а лист пергамента использовали заново.

Это время накопления опыта в области составления документов, когда формировались традиции в оформлении документов, устанавливались приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа — черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил в период существования Древнерусского государства и во время феодальной раздробленности нельзя. Это период накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами.

 

 

 

 

 

1. Делопроизводство в  Древнерусском государстве (X—XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI—XV вв.)

 

Дошедшие до наших дней письменные документы свиде­тельствуют, что в период формирования и расцвета Древнерус­ское государство имело свою письменность, которая использо­валась для документирования частной жизни (например, письма новгородцев на бересте), правовых отношений, охраны собст­венности (жалованные, вкладные грамоты).

В период феодальной раздробленности (XIII—XV вв.) раз­витие феодальных отношений фиксируется в частноправовых актах (купчие грамоты на землю и иное имущество; кабалы заем­ные, закладные, служилые на заем денег, движимого и недвижи­мого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; отпуск­ные грамоты при отпуске на свободу и др.). Отношения между княжествами закрепляются в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права — судные грамоты. Управленческие решения подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах. В процессе судебной деятельности составлялись: судные списки, правовые грамоты, бессудные грамоты, мировые.

 Всю работу с официальными  документами осуществляли специальные  должностные лица, имевшие небольшой  штат помощников. В XIV в. людей, профессионально  занимающихся работой с документами, стали называть дьяками.

Документы писали на пергаменте. Это был дорогостоящий материал. Его изготовляли из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли из ганзейских городов и Греции. Утра­тивший ценность и значение текст счищали и использовали лист пергамента заново.

Этот период характеризуется накоплениям традиций в облас­ти составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения — под­писи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа — черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил и приемов работы с документами пока еще нельзя. Это время накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.)

 

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Рус­ского государства в конце XV в. и начала процесса создания ап­парата государственного управления, необходимого для регули­рования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган — Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные из­бы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI-XVII вв. получил название «приказного де­лопроизводства» по названию первых государственных учреж­дений — приказов.

Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специаль­ным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и опреде­ленной системой делопроизводства.

 

Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении нахо­дились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделяв­шиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в прика­зах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызыва­ет споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации работы с документами в период при­казного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопро­изводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на докумен­те делали отметку о дате получения (обычно на оборотной сто­роне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резо­люцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостове­рялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответ­ственность подьячего за точное соответствие беловика чернови­ку, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправ­ляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ста­вили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают дум­ные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк про­ставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Та­кой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруд­нял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.* Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень боль­шой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

 Столбцы использовались и  для формирования документов  в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты до­кументов, подклеенных без какой-либо системы по мере их на­копления, т.е. для учреждений XVI—XVII вв. характерна «столб­цовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тет­ради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бо­яр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI—XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформля­лась столбцовым способом, который, несмотря на многие не­удобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государст­венных учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчи­ненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской ду­мы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в госу­дарственные учреждения были челобитные.

Существовали также системы документации, в которых фик­сировались отдельные функции управления: военная, диплома­тическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Напри­мер, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамо­тами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хо­зяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в пра­вовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных ви­дах документов можно проследить определенную последова­тельность в их расположении. Поэтому определить вид офици­ального документа XVI—XVII вв. можно только после прочте­ния текста и выявления расположения реквизитов, а также на­личия устойчивых словесных формулировок.

Например, многие грамоты начинались с обозначения автора — царского титула, затем указывался адресат — конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста — «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления — «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула — «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к по­явлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хране­ния документов. Появляется описание и учет документов. На­чинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о ви­дах документов, о развитии изобразительного документирова­ния — чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. со­ставлялись для наведения справок о документах указатели, в ча­стности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных дьяков и подьячих составлением доку­ментов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и дру­гие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Собор­ным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заклю­чалась в том, что его организация основывалась главным об­разом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме при­казными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отноше­ний; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уло­жение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав до­кументов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответствен­ности за допущенные нарушения.

3. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

 

В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены админи­стративные реформы. Высшим светским учреждением стал Се­нат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.